Erfahrungen mit der Umstellung von SAP R3 auf S/4HANA

Laut dem DSAG-Investitionsreport 2021 haben erst 14% der Unternehmen SAP S/4HANA im Einsatz. Dieses Jahr sollen noch weitere 10% dazukommen und in den nächsten 3 Jahren planen weitere 39% der befragten Unternehmen eine SAP S/4HANA Umstellung, so John Lavallée beim Morning Coffee Microsoft. Als zertifizierter SAP-Partner sehen wir uns gleichzeitig auch als Kunde dieser Technologie. Daher legen wir zum einen großen Wert auf Effizienz, aber gleichzeitig auch auf Innovation – und das nicht nur für unsere Kunden, sondern auch für uns selbst. Gleiches gilt natürlich für unsere Partnerschaft mit Microsoft. Denn wenn man mit Azure arbeitet, hat man die Möglichkeit SAP bestens zu integrieren und Innovationen anzutreiben.

In diesem Artikel möchten wir daher unsere Erfahrungen mit SAP S/4HANA on Azure teilen und geben spannende Einblicke in unseren eigenen Umstellungsprozess von SAP R/3 auf S/4HANA. Wir beginnen mit den Basics (Was ist was?), gehen auf die Möglichkeiten der Tool-Kombination ein, schildern unsere Gründe für die Umstellung und geben euch einen Einblick in unsere Erfahrungen bei der S/4HANA Umstellung sowie unseren Arbeitsalltag mit S/4HANA on Azure.

Was ist SAP S/4HANA?

S/4HANA ist die neue Business Suite von SAP, welche die HANA Datenbanktechnologie nutzt, die von SAP eigenständig entwickelt wurde. Eine sogenannte „In-Memory-Datenbank“, was bedeutet, dass die Daten nicht, wie normalerweise, auf einer Festplatte gespeichert werden, sondern im Arbeitsspeicher eines Servers. Dieses ermöglicht schnellere Zugriffszeiten für den User und eine deutliche Beschleunigung der Prozesse.

S/4 ist ein ERP (Enterprise Resource Planning) System. Dieses System bildet Prozesse aus verschiedenen Bereichen, wie z.B. Materialwirtschaft, Logistik, Sales, Service und noch vielem mehr ab. Früher hieß das SAP-System R/3 oder auch ECC. Es war in viele Module geclustert und jeder der oben genannten Prozesse bestand aus einem eigenem Modul mit eigenem Datenmodell. Dieses wird durch die S/4HANA Umstellung stark vereinfacht.

Daten werden in der HANA Datenbank anders gespeichert (spalten- statt zeilenbasiert) was dazu führt, dass Daten „komprimiert“ persistiert werden und somit die Zugriffe in dieser Datenbank auch bei großen Datenmengen beschleunigt werden. Die Module wurden ebenfalls optimiert sowie konsolidiert und laufen auf einem einheitlichen Datenmodell. Es gilt das „Principle of one“: In der SAP-Gesamtsystemlandschaft, und somit auch im S/4, steht für eine Geschäftsanforderung nur eine Lösung zur Verfügung. Dies startet bei einer einzelnen Transaktion, kann aber auch ein eigenes Cloud-System sein.

Was ist Microsoft Azure?

Microsoft Azure ist die Cloud von Microsoft. Alles, was an Laufdiensten von Microsoft angeboten wird, wird unter dem Begriff Azure zusammengefasst. Microsoft Azure wird häufig sowohl als Platform as a Service (PaaS) als auch als Infrastructure as a Service (IaaS) angesehen.

Technologisch gesehen basiert Azure auf zwei Dingen: einer physischen Infrastruktur (bestehend aus mehr als 160 weltweit verteilten Rechenzentren), sowie deren Vernetzung. Hier lassen sich dann verschiedenste Dienste bereitstellen.

Praktisch gesehen können alle möglichen Infrastrukturen und Services in Azure abgebildet werden. Von der Rechenleistung & Speicher über das interne Identity Management bis zur gezielten Nutzung von Applikationen und Anwendungen (z.B. Microsoft 365 mit Teams, Word oder Excel), lassen sich jeweils einzelne dieser Cloud-Dienste buchen und nutzen.

Microsoft stellt sich intensiv mit den weltweiten IT-Security Herausforderungen auseinander und investiert unglaublich viel Geld in die Sicherheit dieser Zentren und deren technologischen Fortschritt. Investitionen, die für die meisten Unternehmen finanziell nicht möglich sind und technologisch gar nicht selbst durchführbar sind. Mehr zu dieser Sicherheit-Thematik könnt ihr hier lesen.

Warum S/4HANA on Azure?

S/4HANA kann genauso gut auf einer anderen Cloud laufen (z.B. Google Cloud, AWS, Alibaba), aber als langjähriger Microsoft Partner gab es für uns im ersten Schritt natürlich nur eine Lösung: S/4HANA auf der Azure Cloud zu testen. Unsere langjährige Partnerschaft mit Microsoft war ein ausschlaggebender Punkt, warum wir uns für Azure entschieden haben. Zusätzlich war die Microsoft Azure Cloud schon SAP-zertifiziert – denn nicht jede Cloud kann oder darf ein SAP-System betreiben! Also: ein perfektes Match, nicht nur aus unserer Sicht.

Was hat uns dazu bewegt SAP S/4HANA auf Microsoft Azure zu testen?

Als aller erstes: wir waren neugierig. Wir wollten es einfach ausprobieren und schauen, wie sich dieses SAP-System auf Azure gibt, wie das funktioniert und vor allem, wo überall optimiert werden kann.  2015 wurde das erste S/4HANA Release von SAP veröffentlicht und niemand hatte mit diesem System bislang Erfahrung gesammelt: für uns die perfekte Herausforderung! Wir wollten uns frühzeitig mit der Thematik auseinandersetzen und als zertifizierter SAP-Partner natürlich auch eine Expertise im S/4HANA Bereich aufbauen.

Unsere Neugier für das Thema S/4HANA on Azure war die perfekte Möglichkeit, um ein interdisziplinäres Team mit allen Kollegen:innen aus den verschiedenen Abteilungen mit diversen Skills, die für so ein Projekt benötigt werden, zu bilden. Die Idee war es, unsere Experten aus den verschiedenen Teams (Infrastruktur, SAP und Microsoft) in einem Kompetenz-Team zusammenzubringen.  So konnten wir die geeigneten Skills im S/4HANA Umfeld aufbauen, um diese Erfahrungen später mit unseren Kunden teilen und sie auch entsprechend beraten zu können. Ziel dieses Projekt war es somit, nicht nur Mehrwehrt für uns, sondern vor allem auch für unsere Kunden zu generieren – basierend auf unseren eigenen Erfahrungen.

Unser S/4HANA Erfahrungsbericht

Die grundsätzliche Frage rund um dieses Projekt war immer „Was ist die optimale Lösung und wie lässt sich diese betreiben?“. Für uns stand fest, unser neues S/4HANA-System im Greenfield-Ansatz aufzubauen. Beim Greenfield-Ansatz setzen wir auf Standard-Prozesse (den sog. Best Practices) auf und gleichen diese mit unseren bisher gelebten Prozessen ab.

Unser erstes Projekt bestand darin, unser R/3 System auf S/4HANA umzustellen und es dann in unserer Cloud laufen zu lassen. Im Betrieb des S/4HANA auf Azure mussten wir allerdings feststellen, dass wir viel zu teuer sind – ganz einfach deshalb, weil wir es nicht optimal betrieben haben. Also ging es vorrangig darum herauszufinden, wie wir das System weiter optimieren können. Am wichtigsten war es, die Cloud richtig laufen zu lassen, sprich eine Kosten- und Performance-Optimierung vorzunehmen.

Ein wichtiger Faktor bestand darin herauszufinden, wann und wie viel das System überhaupt genutzt wird und zu welchen Zeiten es gegebenenfalls nicht genutzt wird, da wir ein nutzungsbasiertes Abrechnungsmodell gewählt haben. Hierfür haben wir zunächst das System an den Wochenenden heruntergefahren, um nachzuvollziehen, wie sich die Kosten damit verändern. Anschließend wurde das System auch unter der Woche zeitlich eingegrenzt und werktags gegen 18:00 Uhr täglich heruntergefahren und am Folgetag um 8:00 wieder gestartet. Wer das System außerhalb dieser Zeiten nutzen wollte, hatte aber natürlich die Möglichkeit es per App zu starten.

Mit all diesen Erfahrungen konnten wir letzten Endes ein eigens entwickeltes Kostenmonitoring aufsetzen und uns besonders die technischen Elemente als Messpunkte ansehen. Es war wichtig zu erkennen, was uns konkret wie viel kostet, um darauf basiert den Betrieb zu optimieren. Besonders wollten wir natürlich wissen, ob wir mit diesem System unsere Ressourcen optimieren und die Performance bei Bedarf steigern können. Die Darstellung des Kostenmonitorings erfolgte tagesgenau in PowerBI.

Natürlich hat sich uns auch die Frage gestellt, wie wir mit unserem alten SAP-System weiter verfahren, da viele Daten selbstverständlich nicht entsorgt werden dürfen. Diese haben wir entsprechend auch in die Cloud migriert und parallel die Hardware auf ein Minimum reduziert. Das System schläft ja nur.

S/4HANA Umstellung auf Azure: Unsere Ergebnisse

Dank der laufenden Kostenoptimierung konnten wir in mehreren Schritten unseren Betrieb optimieren. Nach der Zeitoptimierung konnten wir im zweiten Schritt, basierend auf unserem Systemmonitoring, ein „Predictive Resizing“ implementieren. Hierzu wurden die tatsächlich genutzten Ressourcen mit den zugeteilten Ressourcen abgeglichen. Nächtlich wurden Ressourcen auf Basis eines Ressourcen-Forecasts temporär skaliert. Im Ergebnis ist unser Total Cost of Ownership (TCO) bei richtigem Betrieb niedriger als im Rechenzentrum geworden. Wir haben Einsparungen von 30% im Vergleich zum RZ-Betrieb erzielt: denn durch unser Monitoring wurden die Ressourcen dem tatsächlichen Bedarf angepasst.

Wir vergleichen Kosten zwischen On Premise und Cloud – einmal ohne unsere Optimierung und einmal mit optimierten Betrieb.

OnPrem/Rechenzentrum vs. Cloud ohne Optimierung:

Bei On Premise starten wir mit einer Up Front Investition von 44.000 Euro. Diese Investition gilt unter anderem für die Hardware, die Software, den Strom, das Data Center usw. Zusätzlich kalkulieren wir noch etwa 11.000 Euro Jährliche Kosten für den Lauf und die Nutzung vom Rechenzentrum hinzu. Bei einer 5-Jährigen Nutzung liegt unser TCO bei nicht ganz 100.000 Euro. Bei einer Cloud ist keine Up Front Investition nötig und die jährlichen Kosten liegen in diesem Fall (und sofern das System on Azure genauso betrieben wird wie im Rechenzentrum) bei knapp 35.000 Euro. Bei einer 5-jährigen Nutzung liegt der TCO somit bei fast 175.000 Euro. In diesem Fall sind die Cloud Kosten viel höher als die Kosten der OnPrem-Lösung.

Beim Vergleich der OnPrem-Lösung mit unserer optimierten Cloud-Lösung ergibt sich jedoch ein anderes Bild.

OnPrem/ Rechenzentrum vs. Cloud mit Optimierung:

Während die Kosten für On Premise gleichbleiben, reduzieren sich die Kosten für unsere optmierte Cloud-Lösung bei einer 5-jährigen Nutzung auf einen TCO von weniger als 70.000 Euro.

Das entspricht einer jährlichen Ersparnis von 30% im Vergleich zur OnPrem-Lösung und somit einer absoluten Ersparnis von fast 30.000,00 Euro!

Das gesamte Projekt beinhaltete aber nicht nur den Aufsatz des neuen S/4HANA-Systems auf Azure: Im Zuge unserer Cloud-Strategie haben wir zudem unsere komplette Systemlandschaft betrachtet.  Konkret bedeutet das, dass wir – wie bestimmt viele mittelständische Unternehmen – angefangen haben, mit einer Exchange Online Hybrid Bereitstellung mit den Office 365 Services zu testen. So konnten wir mehr und mehr Systeme integrieren. Hierzu zählt beispielsweise unser Ressourcen-Reporting: wie auch unser Kostenmonitoring laufen die Auslastungsberichte auf PowerBI, welches in Teams integriert wurde. Diese Auslastungsberichte greifen jedoch auch Daten zu, die aus dem SAP-System kommen, was auch wiederum auf Azure läuft. Die Integration der verschiedenen Systeme gibt uns nun die Möglichkeit, viel intensiver und schneller mit den Daten arbeiten zu können.

Wir unterstützen Sie bei Ihrer S/4HANA Transformation

Wir stehen mit unserem Azure- und SAP-Experten-Team gerne zur Seite, helfen Ihnen herauszufinden, welche Prozesse zu Ihrem Bedarf passen, wie diese eingeführt werden können und welche Entlastung sich aus dem Betrieb der Cloud-basierten Lösung für Ihr Unternehmen ergibt. Wir freuen uns auf Ihren Kontakt per Mail oder über unser Kontaktformular rund um Ihre S/4HANA Umstellung!