Robotic Process Automation – Mehr Effizienz durch automatisierte Abläufe

Routineaufgaben kosten Zeit, binden Ressourcen und bergen Fehlerpotenzial. Gleichzeitig wächst der Druck auf Unternehmen, schneller und kosteneffizienter zu arbeiten – insbesondere bei stark strukturierten, regelbasierten Prozessen. Robotic Process Automation, kurz RPA, ist ein Ansatz, der hier Abhilfe durch den Einsatz von Software-Robotern schafft, die manuelle Tätigkeiten automatisiert übernehmen – ganz ohne tiefgreifende Systemeingriffe.

Was ist Robotic Process Automation?

RPA beschreibt die Automatisierung strukturierter, regelbasierter Prozesse mithilfe von Software-Bots. Diese Roboter bedienen Anwendungen über deren Benutzeroberfläche genau wie ein Mensch: Sie klicken, kopieren, fügen ein, lesen Daten aus und übergeben Informationen an andere Systeme. Im Gegensatz zu klassischen Integrationslösungen arbeitet Robotic Process Automation oberhalb der existierenden IT-Landschaft. Bestehende Anwendungen werden nicht verändert, was die Einführung besonders pragmatisch und risikoarm macht.

Der Mehrwert von RPA am Praxisbeispiel: Automatisierung der Stammdatenpflege

Unternehmen müssen regelmäßig Kundendaten, Lieferantenstammsätze oder Mitarbeitendeninformationen aktualisieren. Das kann beispielsweise Adressen, Bankverbindungen, Kommunikationspräferenzen oder Steuerdaten betreffen. In vielen Unternehmen erfolgt die Pflege dieser Daten manuell und oft sogar in mehreren Systemen gleichzeitig. Daraus ergeben sich jedoch doppelte Arbeit, Medienbrüche, Übertragungsfehler und Inkonsistenzen zwischen CRM-, ERP- und Buchhaltungssystemen für die zuständigen Mitarbeitenden.

Ein RPA-Bot kann die Erfassung und Pflege von Stammdaten auf Basis vordefinierter Regeln übernehmen und damit Unternehmen von den Nachteilen einer manuellen Stammdatenpflege befreien. Je nach den definierten Vorgaben prüft der Bot beispielsweise Format und Vollständigkeit, dokumentiert die Änderung und spielt sie automatisch in die betroffenen Systeme ein. Je nach Sicherheitsanforderung kann zudem ein Genehmigungsworkflow vorgeschaltet werden und alle Änderungen werden nachvollziehbar protokolliert.

Wie am Praxisbeispiel zu erkennen, profitieren Unternehmen und Mitarbeitende durch Robotic Process Automation von zahlreichen Vorteilen, die sich auch auf eine Vielzahl von alltäglichen Routineaufgaben übertragen lassen:

• Zeitersparnis und Kostensenkung: Manuelle Aufwände werden reduziert, Reaktionszeiten sinken, Prozesse laufen schneller und rund um die Uhr.
• Bessere Datenqualität: Informationen sind in allen Systemen synchron, Fehler können durch die standardisierten Abläufe reduziert werden.
• Einhaltung von Compliance-Vorgaben: RPA-Änderungen werden dokumentiert und sind auditfähig.
• Entlastung der Mitarbeitenden: Fachabteilungen werden von monotoner Routinearbeit befreit und können sich auf komplexere Tätigkeiten fokussieren.

Gerade in wachsenden Organisationen oder bei hoher Änderungsfrequenz lohnt sich der Einsatz von Robotic Process Automation, da er strukturiert, standardisierbar und schnell umzusetzen ist. Auch lässt sich der Mehrwert von Robotic Process Automation sowohl operativ als auch strategisch gut messen. Viele Projekte amortisieren sich innerhalb weniger Monate.

Ausblick: Intelligent Automation

RPA ist lediglich der Einstieg in die intelligente Automation von Routineaufgaben, denn durch die Kombination mit künstlicher Intelligenz entfalten die Automatisierungs-Bots erst ihr gesamtes Potenzial. Durch Technologien wie Natural Language Processing (NLP), Machine Learning oder Bilderkennung lassen sich bereits heute mit Robotic Process Automation auch unstrukturierte Daten automatisiert verarbeiten und zahlreiche weitere Use Cases umsetzen wie:

• Analyse und automatische Klassifizierung von E-Mails
• Freitexte aus Kundenanfragen verstehen und weiterverarbeiten
• Handschrift oder Bilder erkennen und zuordnen

So entsteht auch bei komplexen Anwendungsfällen, die bisher manuellen Aufwand erfordert haben, ein deutlich höherer Automatisierungsgrad – auch bei komplexen Anwendungsfällen, die bisher manuellen Aufwand erforderten.

Zusammengefasst lässt sich sagen: Robotic Process Automation ermöglicht Unternehmen, Abläufe effizient, schnell und verlässlich zu automatisieren, ohne aufwendige Systemmigrationen vorzunehmen. Unternehmen, die RPA implementieren, sichern sich nicht nur kurzfristige Effizienzgewinne, sondern schaffen die Grundlage für eine nachhaltige Automatisierungsstrategie. Wir unterstützen Sie gerne bei der Findung passender Einsatzgebiete und der Umsetzung Ihrer Robotic Process Automation-Strategie.