E-Rechnung: Digitalisierte Prozesse statt manueller Abrechnung

Am 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnungspflicht für den B2B-Bereich in Deutschland in Kraft getreten. Die gesetzliche Reglung auf Grundlage der ViDA-Initiative der EU-Kommission schreibt allen leistenden und leistungsempfangenden Unternehmen innerhalb Deutschlands vor, E-Rechnungen empfangen – und ab dem Jahr 2027 auch versenden – zu können. Diese Umstellung muss jedoch nicht nur eine Herausforderung bedeuten, sondern birgt für deutsche Unternehmen zusätzlich viel Optimierungs- und vor allem Digitalisierungspotenzial.

E-Rechnung – der Digitalisierungstreiber

Der Begriff „elektronische Rechnung“, auch „E-Rechnung“ genannt, bezieht sich auf das strukturierte elektronische Format der XML-Datei, in dem sie ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Das Dateiformat trägt dazu bei, dass Leistungsempfänger die Rechnung automatisch verarbeiten können, und muss bestimmten EU-weiten Normen nach EN-16931 entsprechen. In Deutschland haben sich bislang zwei unterschiedliche Formate durchgesetzt: XRechnung und ZUGFeRD. XRechnung ist ein strukturierter XML-Datensatz, der maschinell ausgelesen werden kann. Er ist der schlichtere der beiden Ansätze, da für Unternehmen keinerlei Möglichkeiten zur Umsetzung eines eigenen Designs bestehen. ZUGFeRD hingegen ist eine hybride Variante, die eine PDF- mit einer XML-Datei kombiniert und somit sowohl für Maschinen als auch für Menschen lesbar ist. Darüber hinaus ist ZUGFeRD individuell an das Firmendesign anpassbar und kann durch grafische Elemente und verschiedene Schriftarten ergänzt werden. Weltweit gibt es auch weitere E-Rechnungsformate wie Factur-X oder Peppol-BIS Billing.

Schrittweise Umstellung der E-Rechnungspflicht

Die bereits 2024 verabschiedete EU-Richtlinie 2014/55/EU bildet die rechtliche Grundlage der E-Rechnung und schreibt deren Nutzung und Annahme in der Europäischen Union vor. In Deutschland ist die E-Rechnung für Behörden und öffentliche Einrichtungen (B2G) bereits seit 2020 Pflicht. Seit 2025 wird die Verpflichtung schrittweise auch im B2B-Bereich eingeführt, weswegen Unternehmen sich rechtzeitig auf die neuen Anforderungen einstellen müssen, um weiterhin rechtskonform abrechnen zu können.

Optimierungspotenziale für alle B2B-Unternehmen

Verpflichtende E-Rechnungen helfen nicht nur dabei, die Digitalisierung des Rechnungswesens voranzutreiben und steuerliche Transparenz zu gewährleisten. Nachweislich steigern Unternehmen auch die Effizienz ihrer Prozessabläufe und sind in der Lage, ihre Kosten zu optimieren. Wenn alle Rechnungen sich digital erfassen lassen, bedeutet dies im Umkehrschluss eine Erfassungsgenauigkeit von 98 Prozent. Auch Rechnungsfehlern können Unternehmen mithilfe der E-Rechnung vorbeugen: Der automatisierte Bestellabgleich entfernt Ausnahmen fast hundertprozentig. Der digitalisierte Prozess verkürzt die Rechnungsfreigabezyklen deutlich um bis zu 90 Prozent und erhöht gleichzeitig die Zahl der gesetzeskonformen Zahlungen, wodurch Unternehmen Vertragsstrafen für verspätete Zahlungen vermeiden. Ein weiterer, wichtiger Vorteil ergibt sich aus dem gesicherten Empfang der E-Rechnungen: Unternehmen sind dadurch deutlich besser vor stetig zunehmenden Betrugsversuchen und gefälschten Rechnungen geschützt.

Umstieg auf die E-Rechnung: Jetzt wagen!

Trotz der vielfältigen Vorteile und der eingetretenen rechtlichen Verpflichtung halten sich viele Unternehmen noch immer zurück und schieben die Umsetzung der E-Rechnung auf. Das ist aktuell zunächst rechtlich noch konform, da Unternehmen mit weniger als 800.000 Euro Umsatz pro Jahr die Umstellung erst bis Ende 2027 abgeschlossen haben müssen – oberhalb der Umsatzgrenze liegt die Deadline bei Ende 2026. Dennoch empfiehlt es sich, die E-Rechnung bereits jetzt einzuführen, da europäische Nachbarländer Geldbußen für Non-E-Rechnungen verlangen. Inwiefern deutsche Unternehmen von diesen Strafen betroffen sein werden, ist jedoch noch nicht bekannt.

Die Expert:innen der affinis Gruppe unterstützen Sie gerne bei der Umsetzung der E-Rechnungspflicht und helfen Ihnen dabei, Ihre Prozesse zu optimieren.