Prozess­automatisierung von der IFM-Leistungsaufnahme ­bis zur Auftrags­erstellung

Automatische Angebots­kalkulation und Auftrags­generierung zur Vertragslaufzeit für Unterhalts­reinigungen

FM-Dienstleister stehen häufig vor der Herausforderung, Prozesse zur Kundengewinnung schlank zu halten. Zu gering sind die Margen und zu stark ist der Wettbewerb bei der Betrachtung von vergleichbaren Dienstleistungen. In der FM-Branche kann die Kostenführerschaft eine Positionierungsstrategie sein. Um dieses Ziel zu erreichen, können intelligente Systeme wie die Infrastrukturelle Facility Management Platform (IFMP) unterstützen.

Die Aufnahme von Objektdaten, die Erstellung von Leistungsverzeichnissen, die Kalkulation von Angeboten und die Erstellung der notwendigen Arbeitsaufträge sind zeitintensive Aufgaben. Die IFM-Platform bildet diese Prozesse in einem System ab und automatisiert die Prozesse nach der Datenerfassung.

Die Datenerfassung mit der IFM-Platform

Bei der Datenerfassung unterstützt eine mobile Anwendung, in welcher notwendige Standortdaten eingegeben werden. Dies sind Informationen zum Standorttyp, dem Raumtyp, dem Bodenbelag sowie der Raumgröße in qm. Im nächsten Schritt werden Vertragsinformationen zur Laufzeit und die Preislisten gepflegt. Nachdem die Stammdaten erfasst sind, kann zu jedem Standort bzw. Raum das Leistungsverzeichnis erstellt werden. Die IFM-Platform zeigt die hinterlegten Produkte an und es kann ausgewählt werden, wie häufig eine Leistung erbracht wird und ob dies in Eigen- oder Fremdleistung geschieht

Einfache und schnelle Angebotserstellung dank Prozessautomatisierung

Nachdem die Leistungsaufnahme abgeschlossen ist, beginnt der Prozess zur Angebotserstellung. Grundvoraussetzung ist, dass der FM-Dienstleister eine Kalkulationstabelle zur Unterhaltsreinigung zuvor auf der IFM-Platform angelegt hat. Diese gibt an, wie hoch der Durchsatz je Leistung bzw. Facility Service je Produkt und dem dazugehörigen Raumtyp und Bodenbelag zur Leistungsbeschreibung ist. Sind die Kalkulationswerte hinterlegt, beginnt die Prozessautomatisierung.

Durch die Objekt- und Leistungsaufnahme weiß das System, wie häufig eine Leistung erbracht wird, welche zusätzlichen Arbeitsmittel benötigt werden und wie viel Zeit für die Leistungserbringung eingeplant wird. Bei der Auswahl der Leistungen wird im oben gezeigten Beispiel die Richtlinie „GEFMA 520 Standardleistungsverzeichnis Facility Services“ verwendet. Zum jeweiligen Kundenstandort wird das Leistungsverzeichnis hinterlegt und dient als Kalkulationsgrundlage zur Angebotserstellung

Bei der Angebotserstellung können, die vom System automatisch generierten Angebotspositionen überarbeitet und ergänzt werden. Das Angebot kann über eine standardisierte Exchange Online Anbindung samt Raumbuch per E-Mail versendet werden.

Sobald das Angebot angenommen wird, erstellt die IFM-Platform automatisch die notwendigen Arbeitsaufträge für den vereinbarten Leistungszeitraum. Auf Grund der detaillierten Leistungsaufnahme verknüpft die IFM-Platform die Leistungsverzeichnispositionen zu gebündelten Arbeitsaufträgen. Beispielsweise werden alle Arbeitsaufträge, welche den gleichen Turnus sowie die gleichen Facility Services am gleichen Standort haben zu jeweils einem Arbeitsauftrag gebündelt. Bei Fremdleistungen erhält der Nachunternehmer ebenfalls einen separaten Arbeitsauftrag, welchen er zurückmelden und abrechnen kann.

Nutzung von Echtzeitanalysen dank dem einheitlichen Datenmodell der IFM-Platform

Die IFM-Platform arbeitet prozessübergreifend auf dem Datenmodell Dataverse. Dataverse ermöglicht das sichere Speichern und Verwalten von Daten, die von Geschäftsanwendungen verwendet werden. Damit werden keine Schnittstellen benötigt, Daten stehen immer in Echtzeit zur Verfügung und Analysen können prozessübergreifend durchgeführt werden. Einen kleinen Ausblick können wir zudem geben: Die IFM-Platform wird kontinuierlich weiterentwickelt. Kunden und Abonnenten profitieren davon, dass weitere Updates stetig zur Verfügung gestellt werden. Sie möchten mehr über unsere IFM-Platform zur ganzheitlichen Abbildung aller Infrastrukturellen Facility Management Aufgaben erfahren? Kein Problem. Hier erhalten Sie mehr Informationen und können auch gleich Ihre persönliche DEMO-Vorführung vereinbaren.