ServiceNow: Unterschiede zwischen Projektmanagement und PPM

Die Anzahl der Unternehmen die ServiceNow für ihre IT Service Management (ITSM) Prozesse nutzen wird immer größer. Neben dem ITSM-Modul bietet die ServiceNow Plattform einige weitere Module, die Unternehmen durch ihre hilfreichen Funktionalitäten einen Mehrwert bieten. Wenn Sie bereits ITSM nutzen kann die Erweiterung um das ServiceNow PPM Modul eine sinnvolle Ergänzung sein. In diesem Beitrag wird erklärt was der Unterschied zwischen Projektmanagement und Projektportfoliomanagement (PPM) ist und wie ServiceNow Unternehmen dabei hilft Portfolios erfolgreich zu managen.

Projekt, Programm und Portfolio

Für die weitere Verwendung in diesem Beitrag werden die Begriffe Projekt, Programm und Portfolio an dieser Stelle voneinander abgegrenzt.

• Projekt: „Ein Projekt ist eine zeitlich befristete, relativ innovative und risikobehaftete Aufgabe von erheblicher Komplexität, die aufgrund ihrer Schwierigkeit und Bedeutung meist ein gesondertes Projektmanagement erfordert.“ (Gabler Wirtschaftslexikon, 2018)
• Programm: Ein Programm besteht aus mehreren Projekten, die sich aufgrund ihrer Inhalte bündeln lassen. Die Ziele der einzelnen Projekte tragen zu der Erreichung des Programmziels bei. Programme sind zeitlich begrenzt.
• Portfolio: Portfolios beinhalten alle Projekte und Programme einer Organisation. Durch die Steuerung eines Portfolios sollen die übergeordneten strategischen Unternehmensziele erreicht werden.

Was ist der Unterschied zwischen Projekt- und Projektportfoliomanagement

Projektmanagement umfasst alle notwenigen Aufgaben zur erfolgreichen Durchführung eines Projektes. Neben Planung, Tracking und Steuerung gehört auch der Projektabschluss zu den Aufgaben. Die Ausführung der Tätigkeiten kann in unterschiedlicher Intensität erfolgen und ist an die Anforderungen des Projektes anzupassen. Im Gegensatz dazu steht beim PPM nicht das Projekt, sondern das Portfolio im Fokus. Das PPM befasst sich mit der Bewertung von Projekten im Hinblick auf deren Auswirkungen auf die Unternehmensziele. Projekte die einen großen Einfluss auf die Erreichung eines oder mehrerer Unternehmensziele haben, werden aufgrund ihrer strategischen Wichtigkeit gefördert. Im Gegensatz zu Projekten und Programmen gibt es für Portfolios keinen terminierten Endzeitpunkt. Projekte und Programme werden einem Portfolio hinzugefügt und nach ihrem Abschluss wieder entfernt. PPM ermöglicht es den Stakeholdern fundierte Entscheidungen zu treffen, indem es Transparenz in die Projektlandschaft bringt.

Ziele des PPM

Das Primärziel des PPM ist es die richtigen Programme und Projekte auszuwählen, zu priorisieren und in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen, so dass der maximale Mehrwert für das Unternehmen generiert wird. Die richtigen Projekte sind diejenigen, die den größten Beitrag zu der Umsetzung der Unternehmensstrategie leisten. Neben der Auswahl der Projekte die beginnen sollen, beinhaltet das PPM auch die Kontrolle der laufenden Projekte in einem Portfolio. Es entscheidet somit auch über die Fortführung, beziehungsweise den Abbruch von Projekten. Auch die Nutzung von verfügbaren Ressourcen spielt eine wichtige Rolle bei der Auswahl von Projekten. Ungenutzte Ressourcen verursachen Kosten ohne einen Mehrwert zu schaffen. Die optimale Nutzung von Ressourcen in Projekten und Programmen ist ein Ziel des PPM.

Herausforderungen im PPM

PPM ist weniger für kleine Unternehmen geeignet, in denen nur wenige Projekte durchgeführt werden. Den größten Nutzen bietet es Unternehmen, bei denen viele Projekte durchgeführt werden. Das Managen von Portfolios in einem solchen Umfeld sowie die Einführung von PPM sind komplex und mit einigen Herausforderungen verbunden. Nachfolgend werden typische Herausforderungen beschrieben.

• Es muss bekannt sein, welche Programme und Projekte durchgeführt werden oder zeitnah begonnen werden sollen. Für die laufenden Programme und Projekte werden Informationen über Status und Risiken benötigt. Es ist wichtig, dass ein ausgereiftes Projektmanagement unternehmensweit gelebt wird, da dieses über die notwendigen Informationen verfügt.
• Innerhalb der Organisation kann PPM als unnötige Bürokratie und Verschwendung von Ressourcen gesehen werden.
• Die optimierte Nutzung von Ressourcen ist ein wichtiger Bestandteil des PPM. Das Ressourcenmanagement muss die benötigten Informationen zu Ressourcen und deren Kapazitäten bereitstellen können.

ServiceNow PPM als optimale Unterstützung

Das ServiceNow PPM Modul ermöglicht es Ihnen Ihre Portfolios effizient zu managen. Es unterstützt Unternehmen nicht nur auf der Portfolio-Ebene, sondern beinhaltet auch die Funktionalitäten für erfolgreiches Programm- und Projektmanagement. ServiceNow PPM verschafft Ihnen vollständige Transparenz über Ihre Programme, Projekte sowie die darin enthaltenen Aufgaben und nutzt die Informationen für Ihre Portfolios. In individuell gestaltbaren Dashboards werden die wichtigsten Informationen in Echtzeit aufbereitet und Reportings können automatisch erstellt werden. Fundierte Entscheidungen sind somit ohne umfangreiche manuelle Vorbereitungen möglich. Durch die Nutzung einer zentralen Plattform wird die Umsetzung von Entscheidungen beschleunigt. Die Zusammenarbeit innerhalb von Projekten, Programmen und Portfolios wird vereinfacht.

Durch die Automatisierung von Prozessen entlasten Sie zusätzlich Ihre Mitarbeiter. Die gewonnenen Kapazitäten können an anderer Stelle sinnvoll genutzt werden. Das in ServiceNow PPM enthaltene Ressourcen Management Modul prognostiziert die zur Verfügung stehenden Kapazitäten. Die Zuordnung der vorhandenen Ressourcen erfolgt dadurch sehr effizient. Mit dem PPM Modul haben Sie einen weiteren wichtigen Baustein, der Ihnen eine „End2End-Übersicht“ über Ihre IT Services und Projektkosten ermöglicht . Wenn Sie mehr über ServiceNow PPM erfahren möchten oder an der Nutzung in Ihrem Unternehmen interessiert sind, freuen wir uns von Ihnen zu hören!