5 Tipps für virtuelle Führung im Homeoffice

Vertrauen statt Kontrolle 

Mitarbeiter können selbst schon viel dafür tun, um auch im Homeoffice konzentriert zu arbeiten. Doch auch Sie als Führungskraft oder Team sind gefragt, den Umgang mit Kollegen an die neue Situation anzupassen. Wer es als Führungsperson gewohnt ist, seinen Mitarbeitern regelmäßig über die Schulter zu gucken, geht mit einem unguten Gefühl in die neue virtuelle Zusammenarbeit. Nutzen Sie die Gelegenheit, den bisherigen Führungsstil im Team zu hinterfragen und neu zu entwickeln. 

Teams im kollektiven Homeoffice benötigen keine allgegenwärtige Kontrollinstanz. Noch stärker als alle anderen Formen der Zusammenarbeit brauchen virtuelle Teams Vertrauen, Motivation und Identifikationsmöglichkeiten. Paradoxerweise ist nichts schwieriger davon herzustellen, als wenn die Teammitglieder hunderte Kilometer entfernt voneinander ihren Arbeitsalltag gestalten müssen. Wie schaffen Sie es trotzdem, den Kontakt zu Ihren Kollegen und Mitarbeitern zu halten und auch aus der Ferne eine produktive Arbeitsumgebung zu gestalten.

1. Setzen Sie Mitarbeiterführung an die Spitze Ihrer Prioritätenliste.

Führung ist besonders dort wichtig, wo sie am schwierigsten umzusetzen ist. Setzen Sie deshalb die Wichtigkeit von Mitarbeiterführung noch höher an, als sie es vielleicht sowieso schon tun. Wer allein im Homeoffice arbeitet, den muss die Arbeit an sich zufrieden machen. Es gibt schließlich keine Mittagspause und kein Gespräch in der Teeküche mit den befreundeten Kollegen. Gerade wenn Mitarbeiter sich allein gelassen fühlen, sinkt die Motivation für die eigene Arbeit rapide. Versuchen Sie durch regelmäßige 1:1-Gespräche nachzuhaken, wie es bei den Teamkollegen aktuell läuft. Was Sie sonst bereits durch einen Gang durch das Büro mitbekommen, müssen Sie nun durch Telefongespräche oder Videocalls herausfinden.  

Interessanterweise sind weder ein stark transformationaler noch ein stark transaktionaler Führungsstil in virtuellen Teams erfolgreich. Es kommt auf eine gesunde Mischung von klaren und transparenten Zielen sowie einer emotionalen Motivation und Begeisterung der Mitarbeiter an.  

2. Schaffen Sie Klarheit und Transparenz in Ihrem Team. 

Klarheit ist ein essenzieller Bestandteil für Ihre Kommunikation im Team. Nicht nur Führung, auch Kommunikation gewinnt in Remote-Teams noch weiter an Bedeutung, da Kollegen sich nicht eben mal mit den Kollegen austauschen können, die direkt neben ihnen am Schreibtisch sitzen. Regelmäßige Check-Ins mit Ihrem Team tragen dazu dabei, sich gegenseitig Hilfe anzubieten und offene Fragen zu klären. Voraussetzung dafür ist aber, dass Ihre Kollegen darüber Bescheid wissen, was die anderen tun. Das klingt vielleicht banal, weil es im normalen Arbeitsalltag eine Selbstverständlichkeit ist. Im Homeoffice gerät es aber schnell aus dem Blick. Überlegen Sie sich deshalb, welche Aufgaben und Themen das ganze Team betreffen und wie Sie diese transparent zur Verfügung stellen können.  

Komplexe Tools braucht es dafür nicht. Oft reicht schon ein Dokument mit den Aufgaben, die erledigt werden müssen. Einfache technische Lösungen können bei der gemeinsamen Arbeit an einem Dokument jede Menge Frust sparen. Am besten legen Sie solche Dokumente in der Cloud ab, sodass alle Kollegen darauf zugreifen und direkt sehen, wenn sich etwas verändert. Ein Informationsaustausch in Echtzeit (zum Beispiel via Shared Documents) erleichtert die Zusammenarbeit und vermittelt das Gefühl, etwas gemeinsam zu schaffen. 

Legen Sie außerdem fest, über welche Kanäle Sie miteinander kommunizieren. Wenn die Hälfte Ihrer Kollegen über einen Teamchat miteinander schreiben, die andere Hälfte aber nur E-Mails verschickt, verschwinden wichtige Nachrichten schnell im unendlichen Informations-Nirvana. 

3. Bringen Sie sich und Ihrem Team bei, sich selbst zu managen. 

Sich selbst an die neue Situation Homeoffice zu gewöhnen ist eine Teamaufgabe. Selbstmanagement entsteht nicht über Nacht und auch nicht jedem gelingt es sofort, in einem Kosmos voll anderer To-Dos (Wäsche waschen, Hund Gassi führen), immer wieder in die Konzentrationsspur zurückzufinden. Damit der Arbeitstag im Homeoffice Ihr Team trotzdem mit einem guten Gefühl in den Feierabend entlässt, helfen Sie sich gegenseitig dabei, motiviert zu arbeiten. Legen Sie klare Aufgaben und Deadlines fest, über die Sie am Ende des Tages sprechen. Für wen das nach zu viel Kontrolle bzw. transaktionaler Führung in seiner reinsten Form schreit: Deadlines festlegen und Aufgaben verteilen sollten Sie ebenfalls als eine Teamaufgabe betrachten. Es geht nicht darum, Arbeitsaufträge im Team von oben herab zu diktieren, sondern darum, morgens gemeinsam zu überlegen, was Sie in Ihrem Team schaffen wollen. Ganz im Sinne agiler Arbeitsweisen bietet es sich an, jeden Arbeitstag mit einer kurzen Telefonkonferenz zu starten. 

Zwischen der morgendlichen und nachmittäglichen Telefonkonferenz liegen viele Stunden, die mit konzentrierter Arbeit gefüllt werden sollten. Eine Möglichkeit, sich nicht zwischen Meetings und dem Erledigen kleinerer Hausarbeiten zu verlieren, sind sogenannte Deep-Work-Phasen. Vereinbaren Sie solche Phasen, um 60 bis 90 Minuten konzentriert und ohne Unterbrechungen an einer oder mehreren Aufgaben zu arbeiten. Besonders geeignet ist diese Arbeitsweise für die Erstellung von Projektplänen, Konzepten, Briefings, Verträgen, Präsentationen oder Artikel (wie diesem hier). Damit Ihre Konzentration nicht doch durch einen spontanen Telefonanruf eines Kollegen gestört wird, vereinbaren Sie die Kennzeichnung aller Deep–Work-Phasen in Ihrem Kalender. So kann Ihr Team sehen, dass Sie in dieser Zeit nicht erreichbar sind. 

4. Eine Homeoffice-Kultur braucht Regeln.

Haben Sie bei sich im Team Regeln vereinbart? Meist starten Teams damit, zu Beginn Regeln für die gemeinsame Zusammenarbeit festzulegen. Meist geraten diese Regeln aber auch genauso schnell wieder in Vergessenheit. Zeit, sich während der Remote-Arbeit wieder auf die Bedeutung von Teamregeln zu besinnen, denn gerade über die Entfernung hinweg braucht es mehr Sicherheit und Struktur.   

Wenn Informationen nicht schnell genug fließen und Entscheidungen liegen bleiben, sorgt das für Frustration. Schnell beginnt die Warterei, weil ein Kollege nicht direkt telefonisch erreichbar ist oder auf die dringende E-Mail nicht antwortet. Der Fluch einer höheren Flexibilität macht sich bemerkbar. Plötzlich können Sie nicht mehr alle Kollegen zu der gewohnten Zeit erreichen. Damit Sie die Flexibilität in Ihrem Team nicht komplett herunterschrauben müssen, sollten Sie in Ihrer neuen Homeoffice-Kultur Grundregeln für die Erreichbarkeit aufstellen: Wie schnell sollen die Kollegen auf eine Nachricht antworten? Ist es okay, nachmittags kurz einkaufen zu gehen und dafür länger zu arbeiten? Müssen sich Kollegen, die Pause machen, abmelden?  

„Unsere Faustregel: Wer nicht im Termin ist, ist erreichbar und meldet sich spätestens nach zehn Minuten zurück, wenn der Versuch der Kontaktaufnahme nicht erfolgreich war.“ 

Gerade für Eltern ist es momentan schwierig, Kinder und Arbeit unter einen Hut zu kriegen. Flexible Arbeitszeiten sind für sie eine große Hilfe. Ist es notwendig, dass alle Mitarbeiter zur gleichen Zeit tagsüber arbeiten und erreichbar sind? Wenn nicht: Ermöglichen Sie es Mitarbeitern mit Kindern, auch abends in Ruhe Aufgaben zu erledigen. 

5. Machen Sie eine virtuelle Kaffeepause.

Erstaunlich: Videokonferenzen sind effizienter als „echte“ Meetings. Das liegt vor allem an dem Wegfallen von Smalltalk und Nebengesprächen. Wer schon jetzt den Rest seines Arbeitslebens in Videokonferenzen verplant, um für immer auf unproduktive Meetings zu verzichten, sollte jedoch nicht vergessen: Virtueller Zusammenarbeit fehlt vor allem eins – der menschliche Part. Kaffeepausen und informelle Gespräche leisten gerade für das Teamgefühl einen wichtigen Beitrag. Schnappen Sie sich einen Kaffee oder Tee und legen Sie mit Ihren Kollegen eine virtuelle Kaffeepause ein. Sprechen Sie auch in Team-Calls oder Einzelgesprächen darüber, wie es Ihnen zurzeit geht.  

Es zählt das Ergebnis 

Auch durch Regeln, Strukturen und regelmäßige Telefonkonferenzen wissen Sie nie zu hundert Prozent, wie und wann Ihre Kollegen im Homeoffice tatsächlich arbeiten. Das ist aber auch gar nicht notwendig. Auch wenn die Umstellung zunächst ungewohnt sein mag und es zu Beginn an den ein oder anderen Stellen etwas ruckelig anläuft: Mit den richtigen Maßnahmen sind auch virtuelle Teams in der Lage, weiterhin Leistung zu erbringen. Stellen Sie sicher, dass Sie durch regelmäßige Kommunikation und klare Strukturen für Ihr Team eine produktive Arbeitsumgebung schaffen. Unter diesen Voraussetzungen stimmt am Ende auch das Ergebnis. Und das zählt.