Wichtige Aspekte bei der Umsetzung eines IT-Outsourcings

Bei einem IT-Outsourcing-Projekt gilt es verschiedene Aspekte bei der Umsetzung zu beachten, damit dieses am Ende erfolgreich verläuft und alle beteiligten Parteien profitieren – sei dies das outsourcende Unternehmen oder der externe Anbieter.

Schaffen Sie Schnittstellen während der Transition und Transformation

Innerhalb der Transition wird die IT-Infrastruktur vom outsourcenden Unternehmen zum externen Anbieter überführt. Dabei übernimmt der Anbieter den Betrieb der IT-Infrastruktur und somit auch die vollständige operative Verantwortung. Bei der Transformation werden dann zusätzlich die vertraglich vereinbarten Aktivitäten implementiert.

So spielt im Bereich der Transition, wo es oftmals ausschließlich um den reinen Betriebsübergang vom Unternehmen zum Outsourcing-Partner geht, die Funktion des Service Desks aus prozessualer Sicht eine wichtige Rolle. Warum? Da die Transition und Transformation den Übergang zum externen Anbieter darstellt, ist in diesem Zeitraum noch keine vollständige Überführung erfolgt und eine kommunikative Schnittstelle bei eventuellen Problemen und Fragen notwendig. Gerade beim Incident- und Change Management ist es dabei wichtig, Schnittstellen zwischen den Tools zu schaffen, die zur Unterstützung der Prozesse benötigt werden und somit einen effektiveren Handlungsrahmen beim Übergang vom outsourcenden Unternehmen zum externen Anbieter darstellen.

Bereiten Sie die zugrundeliegenden Verträge sorgfältig vor und schaffen Sie eine gemeinsame Vertrauensbasis mit dem externen Anbieter

Basis der Zusammenarbeit zwischen dem outsourcenden Unternehmen und dem externen Anbieter bildet immer der entsprechende Vertrag. Dieser sollte transparent und verständlich dokumentiert sein, damit ein beidseitiges Verständnis darüber besteht, welche Leistungen in welchem Umfang und zu welcher Qualität zu erbringen sind. Mitwirkungspflichten beider Parteien bzw. der beteiligten Abteilungen sollten beschrieben werden und nachvollziehbar sein. Darüber hinaus muss die Erbringung der Leistung auch mittels Service Level Agreements bericht- und messbar sein. Nur so kann vom outsourcenden Unternehmen sichergestellt werden, dass die vorgegebenen Ziele und Maßnahmen vom externen Anbieter auch umgesetzt wurden.

Behalten Sie das Vertrags- und Lieferantenmanagement im eigenen Unternehmen

Bei einem IT-Outsourcing sollte sichergestellt werden, dass sowohl das Vertrags- und Lieferantenmanagement als auch das Performance Management im outsourcenden Unternehmen verbleibt. Dies dient zur Sicherstellung der Transparenz über die Outsourcing-Verträge und dazu, den Überblick über die Qualität der Leistungserbringung der Lieferanten zu behalten und steuernd einzugreifen falls Probleme auftreten.

Bauen Sie ein passendes Wissensmanagement auf bevor das entsprechende Wissen das Unternehmen verlässt

Die Personalübernahme, sofern geplant, zählt zu den größten Herausforderungen bei der Umsetzung eines IT-Outsourcing-Projekts. Werden zum Beispiel kundenspezifische Spezialkenntnisse für den Betrieb benötigt, so ist es wichtig die Mitarbeiter mit diesem Wissen zu identifizieren und sicherzustellen, dass diese zum externen Anbieter versetzt werden. Die Überführung der Mitarbeiter zieht es zudem nach sich, dass das zukünftige Modell der Leistungserbringung zwangsläufig einem formalisierten und prozessorientierten Vorgehen weicht, da „alte Kollegen“ zu „neuen Lieferanten“ werden und somit Abläufe länger dauern können und nichts mehr unentgeltlich umgesetzt werden kann. Potentielle Ängste der Mitarbeiter lassen sich allerdings durch stringente und klare Kommunikation im Rahmen des Change Managements abfedern. Die Betroffenen sollten zu Beteiligten gemacht werden und ein entsprechendes Wissensmanagement hilft dabei, das Wissen im Unternehmen zu halten.

Ermitteln Sie potentielle Einsparungen durch das IT-Outsourcing

Bei den Einsparungen durch ein IT-Outsourcing sollten sowohl einmalige als auch laufende Kosteneinsparungen in der Kalkulation betrachtet werden. Einmalige Einsparungen fallen vor allem für Hard- und Software an, die nun exklusiv für das Unternehmen bereitgestellt und nicht mehr selbst eingekauft werden müssen. Dies hat auch den Vorteil, dass die entsprechenden Projektkosten für das Customizing entfallen. Dort wo stark standardisierte Leistungen von externen Anbietern bezogen werden, können auch die größten Kosteinsparungen einkalkuliert werden. Laufende Einsparungen entstehen vor allem dadurch, dass ein Unternehmen ausgelagerte Leistungen wie zum Beispiel das Infrastrukturmanagement, Anwendungsmanagement oder auch komplett ausgelagerte Prozesse nicht mehr selber betreiben muss. So werden vor allem in diesen Bereichen Personalkosten gespart.

In der Praxis ist es sehr schwierig, Einsparpotentiale zu ermitteln, hinzukommt, dass die wahren Kosten für den Eigenbetrieb auch kaum in vollem Umfang bekannt sind. Dem kann mit einer Prozesskosten-Analyse entgegengewirkt werden. Tatsächlich unterbleibt dies in der Praxis allerdings häufig und somit sind die Aufwandsschätzungen mit einem erheblichen Unsicherheitsfaktor belastet.

Entwickeln Sie Ihre eigene Sourcingstrategie

Wichtig ist es während der Planung eine zielführende Sourcing-Strategie zu entwickeln und diese im Rahmen des Outsourcings umzusetzen. Oft möchte ein Unternehmen entweder aus Kostengründen oder in Bezug auf die Kernkompetenzen outsourcen. Daher ist die Frage, was und in welchem Umfang etwas ausgelagert werden soll, immer eine strategische Frage, die nur individuell für jedes Unternehmen beantwortet werden kann.

Die Digitalisierung erfordert Flexibilität, Agilität und Innovationen

Als Trend ist zu erkennen, dass sich hybride Sourcingmodelle immer größerer Beliebtheit erfreuen – also beispielsweise ein Mix aus Business Process Outsourcing für den einen Bereich, aber auch die Einbindung von Start-Ups oder Spezialisten für den anderen Bereich. Auch die Anbindung neuer Technologien, wie z.B. Cloud-Services, Virtualisierung, Bring-your-own-Device, IaaS, PaaS und SaaS werden immer wichtiger. Dadurch sind die Outsourcing-Partner dazu gezwungen nicht nur den Innovationsbedarf umzusetzen, sondern diesen auch proaktiv anzubieten.

Durch die richtige Vorbereitung, Planung und Umsetzung kann auch Ihr Unternehmen von einem IT-Outsourcing profitieren

Ein IT-Outsourcing Vorhaben verspricht verschiedene Chancen für das outsourcende Unternehmen, von denen auch Ihr Unternehmen profitieren kann:

• Kosteneinsparungen, da die bezogenen Leistungen von externen Anbietern oft günstiger sind als diese im eigenen Unternehmen zu halten und ebenfalls nicht in den teuren Aufbau einer IT-Infrastruktur investiert werden muss
• Mehr Flexibilität, da die bezogenen Leistungen beim Anbieter flexibel an den jeweiligen Bedarf angepasst werden können
• Kostentransparenz, da die Kosten durch die entsprechenden Verträge klar geregelt sind
• Konzentration auf die Kernkompetenzen, da standardisierte Aufgaben ausgelagert werden und sich ein Unternehmen somit auf seine Kernkompetenzen konzentrieren kann
• Risiko-Reduktion. Auch wenn die ausgelagerte Tätigkeit oft nicht wettbewerbsentscheidend ist, so können diese trotzdem zu einem großen Problem für das Unternehmen werden. Bei dem Ausfall eines Rechenzentrums bewegt sich die Schadenssumme schnell im Millionenbereich
• Nutzung des Know-Hows des externen Anbieters
• Definierte Service Level Agreements. Eine standardisierte Leistung muss mit einem definierten Service Level vereinbart werden, um diese outsourcen zu können. Innerhalb eines Unternehmens ist es aufgrund der gewachsenen Strukturen allerdings oft schwer diese einzuführen und umzusetzen. Hierbei bietet Outsourcing die Möglichkeit von gleichbleibend hoher Qualität, Zuverlässigkeit und Sicherheit. Dies wiederum kann sich dann auch positiv auf die Kernkompetenzen auswirken

Für die Erreichung dieser Vorteile und die erfolgreiche Umsetzung eines IT-Outsourcing Vorhabens unterstützt sie die affinis kompetent in folgenden Bereichen:

• Prozesskosten-Analyse
• Sourcingstrategie-Entwicklung
• Auswahl von Dienstleistern
• Migration zum Dienstleister
• Steuerung der Dienstleister
• Festlegung der Service Level Agreements
• und bei der Implementierung neuer Prozesse.