Einführung eines Projektmanagement Office in eine bereits aktive Projektlandschaft

Das Projektmanagement Office (PMO) gehört zu den meist diskutierten Bestandteilen des heuten Projektmanagements. Während für viele eine PMO Unterstützung in Großprojekten heutzutage nicht mehr weg zu denken ist, stehen andere der Methodik wahrenden Stabsstelle eher skeptisch gegenüber.

Doch wofür genau ist das PMO zuständig? Welcher Mehrwert ist von einem qualitativen Projektmanagement Office Mitarbeiter zu erzielen und vor welchen Herausforderungen steht ein Unternehmen, das seine Projektlandschaft um eine solche Methodenkompetenz ergänzen möchte? Diese Thematiken möchten wir Ihnen in dieser fünfteiligen Blogserie in den nächsten Wochen näherbringen, in denen wir folgende Inhalte näher beleuchten:

1. Erfolgsfaktoren bei der Einführung eines PMO
2. Ist-Analyse und Grundlagen bzw. Voraussetzungen
3. PMO-Konzeptphase
4. PMO Implementierung
5. PMO Regelbetrieb

Erfolgsfaktoren bei der Einführung eines PMO 

Als Beratungshaus mit jahrelanger Expertise im Bereich Projekt- und PM-Beratung haben wir in unserem Alltag häufig ebenfalls mit Partnern und Kunden zu tun, die zu besagten Skeptikern des PMO Nutzens gehören. Aus diesem Grunde möchte ich Ihnen in diesem Artikel zunächst 10 Faktoren aufzeigen, die unserer Erfahrung nach den Erfolg und vor allem die Akzeptanz einer PMO Einführung maßgeblich beeinflussen.

1. Objektive Analyse eigener Projektmanagement Schwachstellen
   • Wo liegen wirklich die Probleme weshalb Projekte scheitern oder nur stockend vorangehen. Der Fokus sollte hierbei auf einer ehrlichen Selbsteinschätzung liegen.
2. Identifikation entscheidender Stakeholder
   • Welche Für- und Gegensprecher habe ich in meiner Unternehmenskultur und wie kann ich diese Erkenntnis für mich zur erfolgreichen Einführung eines PMO verwerten.
3. Klare Definition der Aufgabenfelder des geplanten Projektmanagement Office
   • Welche Aufgabenbereiche sollen von einem integrierten Projektmanagement Office bearbeitet werden, die bisher von anderen Parteien oder noch gar nicht abgedeckt wurden?
4. Starke Kommunikation des PMO-Auftrags
   • Es sollte eine deutliche Darstellung der Aufgaben, der Rolle und der Vorteile eines PMOs kommuniziert werden, um zum einen eine positive Stimmung gegenüber diesem zu schaffen, zum anderen aber auch eine Möglichkeit zur Definition klarer Zuständigkeiten zu bieten.
5. Anpassung der Projektmanagement Office Prozesse an die Unternehmenskultur
   • Die neue Institution des PMO muss sich der bestehenden Kultur fügen und nicht versuchen, die bisherige, ggf. seit Jahren etablierte, Kultur auf das PMO anzupassen.
6. Frühe Realisierung von „Quick Wins“
   • Es ist wichtig neben dem „großen Ziel“ auch kleine Etappensiege – sogenannte „Quick Wins“ zu meistern. Neben dem sekundären Faktor der Motivation für alle beteiligten Mitarbeiter, dienen Quick Wins primär dazu, wichtige Stakeholder durch die Umsetzung dieser Etappensiege in Ihrer Überzeugung der Umsetzung zu bestärken.
7. Klare Priorisierung bei der Einführung der Projektmanagement Office Aufgaben
   • Welche Aufgaben soll mein PMO in der ersten Integrationsphase übernehmen, gerade in Hinblick auf aktuelle Problemstellungen.
8. Rückendeckung für die Einführung des Projektmanagement Office durch das Management
   • Die Einführung eines Projektmanagement Office kann trotz gut aufgestellter Planung und Vorbereitung in der Praxis zu einer Mammutaufgabe werden, sollte die Unterstützung des Managements fehlen oder sogar in Teilen gegen eine Einführung stehen.
9. Beachtung von Anforderungen und Wünschen der bereits etablierten Businessprozesse
   • Nicht immer stehen alle Beteiligten Änderungen positiv gegenüber. Durch die Beachtung von Anforderungen und Wünschen wird zum einen ein klarer Auftrag formuliert den es umzusetzen gilt, zum anderen können Rahmenbedingungen und bisherige Vorgehensweisen verdeutlicht und ggf. übernommen werden um den Übergang in den aktiven Prozess mit einem PMO zu erleichtern.
10. Flexibilität
    • Jeder der bereits in einem Projektumfeld Erfahrungen sammeln durfte weiß, dass es „Die eine Universallösung“ nicht gibt. Daher ist es wichtig, gerade zur Einführung einer PMO-Institution Flexibilität zu beweisen und im Sinne des Unternehmens ggf. Leistungen oder methodische Vorgehensweisen anzupassen.

Zur transparenten Darstellung, in welchen Phasen der Projektmanagement Office Einführung diese Faktoren zu tragen kommen, werden wir im Laufe dieser Blogserie immer wieder auf diese 10 Faktoren referenzieren und aufzeigen, welche Umsetzungen in der Praxis sich als effektiv erwiesen haben.

Im nächsten Teil werden wir auf die Ist-Analyse eingehen und die damit verbundenen Anforderungen, Grundlagen und Voraussetzungen aufzeigen, welche benötigt werden, um eine ehrliche und konstruktive Aufstellung der momentanen Unternehmenssituation darzustellen.