Mehrwert durch professionelles Programm-PMO

Ein professionelles Programm-PMO unterstützt das Management von Programmen bei der erfolgreichen Zielerreichung. Dabei liegt der Fokus weniger auf operativer Projektassistenz, als vielmehr auf taktischer oder strategischer Sicherstellung der Zielerreichung bei gleichzeitiger Übernahme von Verantwortung.

Besonderheiten des Programm-Managements

In seinem Blog Beitrag hat mein Kollege Philipp Fischer bereits dargestellt, dass insbesondere die Komplexität eines Projekts eine erhebliche Herausforderung für den Projektmanager darstellt. Für ein erfolgreiches Projektmanagement ist daher ab einem gewissen Komplexitätsgrad die professionelle Unterstützung durch ein PMO sinnvoll. Im Gegensatz zu Projekten zeichnen sich Programme durch eine deutlich erhöhte Komplexität und eine höhere strategische Bedeutung aus, somit kann ein effektives PMO gerade hier erheblichen Mehrwert generieren. [PMO – professionelle Unterstützung zur Sicherung des Projekterfolgs]

Ein Programm-Management harmonisiert die zum Programm gehörigen Projekte, um Synergien zu erzielen und die Interdependenzen zwischen den Projekten aufzudecken und zu kontrollieren. Dies dient der Erreichung des dezidierten Programm-Ziels durch Unterstützung der jeweiligen Projektziele. Im Vergleich zu operativen Projekten sind Programme innerhalb des Unternehmensportfolios auf taktischer, oft sogar auf strategischer Ebene angeordnet. [Kritische Erfolgsfaktoren im Programm-Management]

Die Einrichtung eines PMOs auf Projektebene ist mittlerweile oft eine Selbstverständlichkeit, wird allerdings häufig als operative Projektassistenz verstanden. Für jeden Projektleiter ist ersichtlich, dass ihm ein solches PMO bei der täglichen Arbeit entlastet und gängige Projektmanagementmethoden durchsetzt. Weniger selbsterklärend ist die Implementierung eines PMOs auf Programmebene.

Funktionen des Programm-PMO

Auch Programme benötigen operativen Support beim täglichen Management. In dieser unterstützenden Funktion unterscheidet sich das Programm-PMO kaum vom Projekt-PMO. Zusätzlich agiert das PMO aber in beratender Funktion, indem es das Programm-Management und vor allem die Programmleitung mit Best-Practices und bewährten Templates sowie Methodiken unterstützt. Hierdurch werden im Wesentlichen die Programm-Management-Aktivitäten vereinfacht und die Transparenz erhöht, was die Zufriedenheit der Stakeholder und des Programm-Teams erhöht.

In Programmstrukturen geschieht ein Großteil der operativen Arbeit auf der untergeordneten Projektebene, so dass ein Programm-PMO stärker auf dem taktischen Level und in kontrollierender Funktion Einfluss auf die Zielerreichung nehmen kann. Dies beinhaltet die Implementierung der Programm-Management-Methodik, des Status- und KPI-Reportings, des Budget-Controllings und des Risikomanagements. Außerdem wird die Compliance mit Policies und Prozeduren im Unternehmen sichergestellt. Diesem Verständnis folgend, stellt das PMO eine Einheit dar, die es dem Programm-Manager erheblich erleichtert, den Herausforderungen seiner Aufgabe zu begegnen und sich innerhalb der Organisation möglichst reibungslos zu bewegen.

Die Ebene mit dem höchsten Einfluss auf das Programm, sowie mit dem höchsten Grad an Verantwortungsübernahme, ist das direktive PMO. Ein solches PMO hat hinsichtlich Kontrolle die höchste Ausprägung, da hier direkte Projektverantwortung übernommen wird. Entweder als Organisationseinheit, aus deren Pool an Projektmanagern die zum Programm gehörenden Projekte gestafft werden. Oder durch den Einsatz von PMO-Ressourcen als Fire-Fighter, die vorübergehend und sehr kurzfristig auf kritische Themen, Aufgaben oder (Teil-)Projekte gesetzt werden können.

Der Idealfall: Das kombinierte Programm-PMO

Es können insgesamt drei Arten des Programm-PMOs unterschieden werden (siehe Grafik unten). Diese besitzen je nach Grad des Einflusses und der Verantwortungsübernahme unterschiedliche Anforderungen an Ressourcen, Skillsets, Prozesse und Organisationen. Das unterstützende PMO ist dabei vergleichsweise einfach und schnell einzurichten, wohingegen das kontrollierende PMO mit erhöhtem Implementierungsaufwand verbunden ist. Der Aufbau eines direktiven PMOs geht in der Regel mit organisatorischen Anpassungen oder sogar einer Reorganisation einher und ist somit wesentlich komplexer und herausfordernder.

Die direktive Ebene des PMO hat den höchsten Einfluss auf das Programm und auch den höchsten Grad der Verantwortungsübernahme. Durch die Übernahme konkreter Projektverantwortung benötigt ein solches PMO einen sehr hohen Grad an Kontrolle. Das PMO kann in seiner konsequentesten Ausprägung als eigenständige Organisationseinheit implementiert werden, aus deren Pool an Projektmanagern die zum Programm gehörenden Projekte gestafft werden. Auch der Einsatz von PMO-Ressourcen als „Fire-Fighter“ ist möglich. Diese „Fire-Fighter“ werden vorübergehend und sehr kurzfristig auf kritische Themen, Aufgaben oder (Teil-) Projekte gesetzt.

Im Idealfall wird bereits vor Beginn eines Programms damit begonnen, ein kombiniertes PMO aufzubauen und alle drei Funktionen parallel einzuführen. Kurzfristig wird das unterstützende PMO aktiviert und zeitnah um kontrollierende Funktionen angereichert. Bereits zum Programmstart kann sukzessive mit der Organisationsoptimierung und dem Staffing des direktiven PMOs begonnen werden. In diesem Szenario agiert das kombinierte PMO mit höchstmöglicher Effektivität und kann maximal zum Programmerfolg beitragen.

affinis als erfahrener Anbieter von kombiniertem Programm-PMO

affinis hat langjährige Erfahrung und entsprechende Ressourcen, um alle drei Funktionen eines PMOs zu erfüllen. Das umfasst eine Vielzahl von operativ unterstützenden PMOs, sowie methodisch sichere Berater zur Implementierung eines kontrollierenden PMOs. Darüber hinaus verfügt affinis über sehr erfahrene Programm- und Projektmanager für den Aufbau und die Besetzung eines direktiven PMOs. So positioniert affinis sich als Partner, der mit maximaler Wirkung zum Programmerfolg beitragen kann und für die Zielerreichung direkte Verantwortung übernimmt.