Die Prozesslandkarte als Erfolgsfaktor

Die Prozesslandkarte dient der Visualisierung von Prozessen. Durch eine Prozesslandkarte können Verantwortlichkeiten und Abhängigkeiten der Prozesse untereinander dargestellt werden und damit die Grundlagen für ein professionelles Prozess- und Qualitätsmanagement bilden.

Eine Prozesslandkarte stellt die oberste Ebene der Prozessaufnahme dar und wird in folgende Kategorien gegliedert:

Managementprozesse:

Zu der Kategorie der Managementprozessen gehören alle Prozesse, mit denen das Management ein Unternehmen plant, steuert und dessen Ergebnisse überprüft. Mit der Festlegung einer Unternehmensstrategie wird der Rahmen der unternehmerischen Ziele gesteckt, aus denen sich daraufhin die Kern- und Unterstützungsprozesse ableiten lassen.

Kernprozesse

Die Kernprozesse ergeben sich aus der Unternehmensstrategie und bestehen aus den wertschöpfenden Prozessen des Unternehmens. Der geschaffene Mehrwert dient häufig dem Kundennutzen und ist damit wettbewerbskritisch. Die Kernprozesse sind somit abhängig von der Branche und dem Sektor, in dem das Unternehmen tätig ist.

Supportprozesse

Die Supportprozesse dienen nicht direkt der Wertschöpfung, unterstützen aber die Kernprozesse und sichern deren Zielerreichung.

Bei der Erstellung einer Prozesslandkarte ist die Zuordnung zwischen den drei Prozessarten nicht immer eindeutig zu bestimmen und in jedem Fall von Branche zu Branche und von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich.

Die folgende Grafik zeigt eine abstrakte Prozesslandkarte mit einer Hierarchie zwischen Management-, Kern-, und Supportprozessen.

In der Praxis wird jede Art von Prozessen noch mehrmals in Subkategorien zergliedert (Personalwesen -> Recruiting -> Personalbedarf ermitteln). Die dadurch erreichte Prozessreife kann zur Qualitätssicherung herangezogen werden und dient als Grundlage zur Analyse von Optimierungspotentialen. Insbesondere an den ermittelten Schnittstellen der Prozesse lassen sich häufig Synergien gewinnen.

Vorgehen

Prozesslandkarten werden mit den Experten aus allen Fachbereichen des Unternehmens erstellt. In umfangreichen Workshops werden die relevanten Prozesse identifiziert und vorerst grob skizziert.

Anschließend werden die Prozesse in Kern- und Supportprozesse kategorisiert und End-to-End beschrieben. Um den Reifegrad der Prozessbeschreibung zu erhöhen, werden diese in Teilprozesse zerlegt und mit weiterführenden Informationen versehen. Dazu gehören Informationen über die Prozessverantwortlichen, über bestehende Kennzahlen oder auch die eingesetzten Tools und Systeme.

Ebenfalls werden in dieser Phase die Abhängigkeiten und Wechselwirkungen der Prozesse untereinander ermittelt und aufgezeigt.

Anschließend werden die Geschäftsabläufe modelliert und visualisiert.

Aber Vorsicht! Viele Unternehmen verwechseln Prozesse mit Funktionen, welche sich nach ITIL folgendermaßen unterscheiden:

„Eine Funktion ist eine Organisationseinheit, die auf die Einhaltung bestimmter Arbeiten spezialisiert und für das Endergebnis verantwortlich ist.“¹

„Im Gegensatz zu einer Funktion ist ein Prozess eine strukturierte Kombination von Aktivitäten, die, angestoßen durch eine definierte Eingabe – einen Input –, das gewünschte Ergebnis – den Output – sicherstellt.“²

Wem nutzt eine Prozesslandkarte?

Prozesslandkarten können durch Organigramme und Kennzahlen ergänzt werden, so dass das Management diese auch zur Steuerung des Unternehmens verwenden kann. Dazu wird jedem Prozess ein Verantwortlicher Mitarbeiter (Process Officer), eine verantwortliche Rolle (Process Owner) oder eine verantwortliche Abteilung zugeordnet.

Die transparente Prozessarchitektur steigert das Verständnis der Mitarbeiter in Bezug auf die Unternehmensstrategie und deren Wechselwirkung mit den bestehenden Prozessen.

Mit Hilfe der Prozesslandkarte können Optimierungspotentiale ermittelt werden. Über die prozessualen Abhängigkeiten und einer Schnittstellenanalyse, können die zu vereinheitlichenden Prozesse identifiziert und im nächsten Schritt zusammengeführt werden.

affinis als Partner im Prozessmanagement

affinis versteht sich als kompetenter Lösungsmacher, wir bieten Ihnen deshalb unter anderem folgende Bausteine für ein effektives und effizientes Prozessmanagement:

• Aufnahme von Ist-Prozessen / Bewertung des Reifegrads der Prozesse
• Re-Design von bestehenden Prozessen / Konzeption von Soll-Prozessen
• Begleitung und Beratung in der Umsetzung von neuen Prozessen
• Etablierung eines eigenen Prozessmanagement-Systems

Sprechen Sie uns gerne an.

Quellen:

1,2:  ITL.org, Prozesse und Funktionen