Erfolgreiches Prozessmanagement mit dem Swimlane-Diagramm

Eine der Kernaufgaben des Prozessmanagements liegt in der professionellen Modellierung und Dokumentation der im Unternehmen ablaufenden Prozesse. Dazu muss aus einer Vielzahl von Methoden und Darstellungsformen eine geeignete ausgewählt werden. Das Swimlane-Diagramm (engl. „Schwimmbahn“) ist eine bewährte Darstellungsmöglichkeit, um schnell und strukturiert Prozesse abzubilden.

Das Diagramm wird visualisiert als Schwimmbecken (Pool), die Einteilung der verschiedenen Bahnen steht für einzelne Akteure (Zuständigkeiten), die Länge des Beckens für die beschriebene Zeitspanne bzw. die zeitliche Abfolge. Swimlane-Diagramme haben ihren Schwerpunkt dabei in der Beschreibung von bereichsübergreifenden Prozessabfolgen mit den auftretenden Schnittstellen.

Beschreibung und Merkmale von Swimlane-Diagrammen

In Swimlane-Darstellungen, die eine Kombination aus Zuständigkeitsdiagrammen und klassischen Flussdiagrammen darstellen, können Prozesse (Aktivitäten), Vorgänger-/Nachfolgerbeziehungen und externe Verbinder (Konnektoren, Schnittstellen und Zuständigkeiten) dargestellt werden.

Durch Verbindungen in Form von Pfeilen, erfolgt die logische Verknüpfung der Aktivitäten. Gehen mehrere Verbindungen aus einer Aktivität hervor, werden diese durch UND- bzw. ODER-Verknüpfungen unterschieden. Die Aktivitäten werden in Bahnen, den „Swimlanes“ oder „Lanes“, angeordnet, um organisatorische Zuständigkeiten im erzeugten Prozessmodell abzubilden.

Dabei ergeben sich drei Sichtweisen auf den Prozess mit unterschiedlichen Schwerpunkten:

• Organisationssicht (Bereichssicht) mit Fokus auf die Zuständigkeits- bzw. Verantwortungszuordnung der Lanes,
• Aktivitätensicht (Prozesssicht) zur Definition von Verantwortlichkeit und Zuständigkeit für die betreffenden Aktivitäten und
• Informationssicht zur Identifizierung der Schnittstellen (z.B. Informationsfluss, Daten, Dokumente, Informationsträger, etc.) und Wechselwirkungen von Prozessen.

Dies ist unabhängig davon, ob es sich um einen einzelnen separaten Prozess, die Prozesse eines Unternehmensstandortes oder die Prozesse einer gesamten Organisation handelt. Die Frage ist: Wie kommt man zu einer geeigneten Darstellung, die nicht nur für den Insider bzw. Prozessmanager eine Hilfe zum Prozessverständnis darstellt?

Vorgehensweise zur Erstellung eines Swimlane-Diagramms

Nachfolgend die Vorgehensweise zur Erstellung einer Swimlane-Darstellung in der Ausprägung eines funktionsübergreifenden Flussdiagramms. Ziel ist dabei, durch eine klare Struktur und wenige, aber gut unterscheidbare Symbole, eine transparente Prozessvisualisierung zu erzielen.

Schritt 1:  Aufbau des Pools

Als erstes muss der zu beschreibende Prozess bzw. die Aufgabenstellung eingegrenzt werden. Auch der gewünschte Detaillierungsgrad, der bei einem einzeln betrachteten Prozess i.d.R. höher ausgeführt wird als bei einer Prozessübersicht, z.B. für eine bestimmte Organisation, muss festgelegt werden. Dabei müssen auch die Möglichkeiten des Modellierungswerkzeuges (i.d.R. Tool-unterstützt) berücksichtigt werden. Ein Pool ist zunächst einmal ein Container, der ein Set von Aktivitäten enthält. Pools können entlang ihrer Ausdehnung wiederum in Bahnen („Lanes“) unterteilt werden.

Schritt 2: Einteilung der Bahnen („Lanes“)

Nun wird festgestellt, welche Einheiten an dem betrachteten Prozess beteiligt sind und jeder Einheit eine Bahn („Lane“) zugeordnet. Solche Einheiten oder Funktionsträger können z.B. Einzelpersonen, Organisationen, IT-Systeme, Standorte, Rollen, Funktionen, Funktion, Gebäude etc. sein. Die Abgrenzung bleibt dabei dem Prozess-Modellierer überlassen, der die Auswahl in Abstimmung mit den Anwendern trifft.

Schritt 3: Festlegung der Aktivitäten

Jetzt werden alle Aktivitäten erfasst, die Teil des Prozesses sind und ihre zeitliche Abfolge festgelegt. Dabei ordnet man die identifizierten Aktivitäten eindeutig den einzelnen Bahnen zu, d.h. eine Aktivität darf jeweils nur in einer Bahn liegen. Neben menschlichen oder maschinellen Arbeitsoperationen zählen auch logische Entscheidungen zu den Aktivitäten. Die Aktivitätenabfolge kann eine Poolgrenze nicht überschreiten, sondern nur innerhalb des Pools modelliert werden.

Schritt 4: Kennzeichnung der Abhängigkeiten

Mit Hilfe von Pfeilen werden nun die Abhängigkeiten zwischen den Aktivitäten eingetragen. So werden vorausgehende („Vorgänger“) und nachfolgende Prozessschritte („Nachfolger“) deutlich. Mit entsprechender Tool-Unterstützung, wie z.B. durch MS Visio, können dabei in einem Swimlane-Diagramm komfortabel Lanes ergänzt und (um)benannt, neu geordnet oder auch wieder gelöscht werden. Die Aktivitäten sind über Shapes flexibel auswählbar, zu benennen, anzuordnen und mit Pfeilen zur Kennzeichnung der Abhängigkeiten zu verbinden.

Grundsätzlich ist die Visualisierung eines Prozesses immer dann abgeschlossen, wenn alle relevanten Informationen zum Prozessverständnis abgebildet oder andersherum ausgedrückt, wenn keine Informationen mehr weggelassen werden können.

Tipps zur Visualisierung eines Prozesses im Swimlane-Diagramm

Viele Prozessgrafiken wirken überladen und mit Informationen überfrachtet, was das grundsätzliche Prozessverständnis häufig erschwert. Dabei reichen, um Prozesse hinreichend zu beschreiben, i.d.R. schon wenige Symbole für eine transparente und nachvollziehbare Darstellung des Prozesses aus.

Relevant sind für jeden Betrachter einer Prozess-Visualisierung dabei primär folgende Fragestellungen:

• Wo genau ist meine Rolle, Organisation oder mein Bereich?
• Was sind meine Prozesse, Tätigkeiten (To-Do`s), Entscheidungen?
• In welcher zeitlichen Reihenfolge läuft der Prozess ab?
• Welche Input-/Output-Informationen betreffen mich oder meinen Bereich (Organisation)?
• Welche Schnittstellen betreffen mich oder meinen Bereich (Organisation)?

Diese Informationen lassen sich alle übersichtlich und transparent in einem Swimlane-Diagramm abbilden. Dabei hat sich inzwischen die horizontale Ausrichtung der Lanes durchgesetzt. Das liegt vermutlich an der leichteren Betrachtungsweise, von links nach rechts zu lesen.

Fazit

Ein Swimlane-Diagramm eignet sich sowohl für einfache als auch für komplexere Prozesse, wobei man, ähnlich wie in einem traditionellen Flussdiagramm, die zeitliche Abfolge betonen und Aufgaben klar jeweils einem Akteur (zuständige Organisation, Person, System, etc.) zuordnen kann.

Als Vorteile können dabei zusammenfassend genannt werden:

• Standard-Modellierungsmethode im Bereich Prozessmanagement
• Schnelle Erfassung des abteilungs-/bereichsübergreifenden Prozessablaufs sowie der Zuständigkeiten und relevanten Informationen
• Schnelle Erlernbarkeit der Methode für den Prozess Manager
• Ermittlung von Optimierungspotenzial aus der Prozessgrafik möglich
• Toolunterstützung mit gängiger Standardsoftware wie MS Visio oder auch mit speziellen leistungsfähigen BPMN-Tools wie Signavio Process Manager möglich

Quelle: http://www.swimlane.info