Business Support

Ich bin inzwischen seit über 15 Jahren bei der affinis Gruppe – das ist also schon lange her. Damals habe ich mich auf die Stelle als Marketing- & Kommunikationsassistentin beworben. Ich hatte daraufhin kein normales Bewerbungsgespräch, sondern einen fünfstündigen Bewerbungsworkshop, an dem auch andere Kandidatinnen teilgenommen haben, gegen die man sich behaupten musste. Da ich zu dem Zeitpunkt noch keine Berührungspunkte mit der Branche oder BIA hatte, wollte ich mich natürlich richtig gut auf den Tag vorbereiten. Doch die damalige Website war da nur wenig hilfreich: In großen weißen Lettern konnte man dort „Kein Bla bla – die Business Intelligence Consultants“ auf grünem Hintergrund lesen. Das war wenig hilfreich, aber es hat ja trotzdem geklappt [lacht]! Die damaligen, teilweise augenzwinkernden und leicht provokativen Werbeaussagen sind mir bis heute aber lebhaft in Erinnerung geblieben.

Meine Aufgaben haben sich im Laufe der Zeit stetig verändert und auch auf andere Bereiche ausgeweitet. Heute bin ich an der Schnittstelle von Marketing und Vertrieb tätig und die Verantwortliche für beide Bereiche bei der affinis data & ai [Anm. d. Red.: kurz ada].

Ich schaue somit, wie sich unsere Themen gut im Markt positionieren lassen. Dabei sind beispielsweise unsere Veranstaltungen wie Webinare hilfreich, die ich mit meinem Vertriebskollegen plane. Dazu gehören auch Events, die wir mit Partnern durchführen, oder auf denen wir sonst vertreten sind, wie die TDWI oder DSAG.

Dazu setze ich beispielsweise individuell angepasste Mailings auf, um uns, unsere Produkte und Leistungen in Erinnerung zu rufen, erstelle Leistungsangebote und Informationsbroschüren dazu. Ein wichtiger Teil ist dabei das Follow-up der Kampagnen: Haben wir positive Rückmeldung bekommen oder gab es auch Schwierigkeiten, weil zum Beispiel die Anmeldung nicht funktioniert hat? Sind Fragen offengeblieben oder gibt es konkrete Anknüpfungspunkte? Ich gehe auf die Kunden zu, lasse ihnen Unterlagen zukommen oder biete ihnen ein persönliches Gespräch an. Administrative Aufgaben wie die Pflege des CRM-Systems sind unmittelbarer Bestandteil der Kundenansprache und haben ebenfalls einen wichtigen Stellenwert.

Ich verantworte aktuell zusätzlich auch noch alles, was in den Bereich der Personalverwaltung fällt: Urlaubssheets, Krankheitsmeldungen, Reisekostenabrechnungen und Ähnliches. Das wird momentan aber sukzessive zur Zentralisierung und Vereinfachung an affinis übergeben.

Einen routinierten Alltag kann ich somit nicht wirklich beschreiben. Ich fange jeden Tag früh an zu arbeiten, und verschaffe mir erstmal einen Überblick über die Tagesthemen – denn jeder Tag ist anders.

Ich bin im August 2016 als Werkstudentin zu affinis gestoßen. Ich habe nach meiner Ausbildung und ein paar Jahren Berufserfahrung im Marketing noch einmal ein Studium in der Wirtschaftspsychologie begonnen und wollte dies weiterhin mit praktischer Arbeit im Marketing verbinden. Daraufhin hat mir eine damalige Kollegin die ausgeschriebene Werkstudentenstelle in Hamburg vorgeschlagen – aus NRW-kommend wäre ich sonst vermutlich gar nicht darauf aufmerksam geworden, aber auch schon vor Corona war Homeoffice bei affinis kein Problem.

Nach einem ersten telefonischen Gespräch und einer kleinen Aufgabe wurde ich zu einem Treffen nach Hamburg eingeladen, das ich im Vorfeld als zweites Vorstellungsgespräch interpretiert habe. Ich habe mich sehr gut mit Lars [Anm. d. Red.: Schneider; Vorstand] unterhalten, aber war dennoch überrascht, als er mir anschließend sofort mitteilte, dass ich gerne bei affinis anfangen kann. Das vermeintliche Vorstellungsgespräch kristallisierte sich so eher als eine Art Einstellungsgespräch heraus und am Ende des Tages hatte ich den Job [lacht].

Meine Positionen und meine Arbeit haben sich im Laufe der Zeit sehr gewandelt. Dabei durfte ich viele spannende Entwicklungen – sowohl persönlich als auch das ganze Unternehmen betreffend – miterleben.

Aktuell bin ich Teamlead des Communications & Marketing-Teams. Meine Aufgaben in dieser Position reichen von Mitarbeitendengesprächen und -entwicklung über die Einführung agiler Methodiken, die mein Team beispielsweise bei der Monatsplanung und Orientierung innerhalb von Projekten unterstützen, bis hin zur Prozessoptimierung und -organisation, die auch die Zusammenarbeit mit anderen Bereichen begünstigt.

Parallel arbeite ich auch an unseren operativen Projekten mit. Meinen Schwerpunkt habe ich mir hierbei in der Marketingberatung für unsere Fachbereiche und im Content-Marketing gesetzt. Anders ausgedrückt, ich erzähle gemeinsam mit unseren operativen Teams die vielen spannenden Leistungen und Geschichten von affinis, sowohl technologisch, prozessual als auch menschlich – und das in den verschiedensten Formen: als Referenzen, Social-Media-Posts, Unternehmensnews, Blogartikeln, Flyern etc.

Auch arbeite ich gerne strategisch und schaue, in welchen Bereichen wir uns optimieren, welche neuen Formate wir entwickeln oder welche neuen Kanäle wir bedienen können. Gemeinsam mit Wiebke [Anm. d. Red.: Krumme; Senior Communications Managerin bei affinis] befasse ich mich beispielsweise aktuell mit der Markenintegration der affinis Gruppe und allen Themen und Prozessen, die damit verbunden sind.

Ich bin seit Juli 2019 bei affinis. Zuvor habe ich eine Ausbildung zur Kauffrau für Dialogmarketing abgeschlossen und konnte dann ein weiteres Jahr das Office Management kennenlernen. Nach insgesamt fünf Jahren habe ich mir allerdings einen Tapetenwechsel gewünscht. Deshalb habe ich mich umgeschaut und bin auf die Stellenausschreibung von affinis gestoßen. Der Name hat mir bereits etwas gesagt, weil affinis auf meinem vorherigen Arbeitsweg lag. Nachdem ich ein bisschen auf der Homepage gestöbert habe, hatte ich sofort das Gefühl, dass die Stelle gut zu mir passen würde. Also habe ich mich kurz vor meinem Urlaub an einem Sonntag beworben und erhielt von einer damaligen Recruiterin eine Einladung zu einem persönlichen Gespräch noch während meines Urlaubs. Danach ging alles ganz schnell: Direkt nach dem Urlaub hatte ich hier mein Bewerbungsgespräch, inklusive Sonnenbrand [lacht]. Drei Stunden nach dem Termin folgte schon die Zusage. So sind von meiner Bewerbung bis zu meiner Einstellung und dem ersten Arbeitstag insgesamt nur zwei Wochen vergangen.

Im Großen und Ganzen bin ich das Team Lead des Office Managements. Alles, was dort abläuft, muss zuvor über meinen Tisch. Ich trage also die Verantwortung. Zu den Aufgaben unseres Teams gehören unter anderem die Fuhrparkverwaltung, die Administration, der Arbeitsschutz, der Einkauf, der Empfang von Gästen, alles rund um die Unternehmens-Telekommunikation und das Backoffice – und all das standortübergreifend für unsere aktuell sieben Offices. Dazu gleich mehr.

Darüber hinaus packen wir auch immer mit an, wenn wir anderen Teams helfen können und versuchen alle, so gut es geht, zu unterstützen. Das Office Management beschäftigt sich jedoch nicht nur mit den anfallenden Aufgaben am Bremer Standort, an dem wir uns die meiste Zeit befinden, sondern standortübergreifend mit allen Thematiken, die die Büros betreffen. Das wird als “standortübergreifendes Office Management” bezeichnet, um das wir uns auch kümmern. Das bedeutet, wir stellen uns verschiedene Fragen, die mit den Offices zu tun haben: Gibt es ein Büro oder wird ein neues aufgebaut? Wie sieht der Mietvertrag aus, muss man diesen eventuell gerade verlängern oder neu aushandeln? Welche Versicherungen greifen und müssen Standorte in diese aufgenommen werden? Haben wir bereits Dienstleister, die auch die anderen Standorte versorgen können? Kann man Dienstleister vereinheitlichen oder verschlanken? So gesehen, Vertragsmanagement. Hat jedes Büro die komplette Ausstattung, die von genug Schreibtischen bis zu den Kaffeemaschinen reichen? Ist die nötige Hardware an jedem Standort vorhanden? In Verbindung mit anderen Teams gehen wir dann die Installation der Hardware und Details wie die Dekoration und Bilder an. Das Corporate Design von affinis soll an jedem Standort gleichermaßen erkennbar und einheitlich sein, darum bemühen wir uns. Diese Maßnahmen gelten sowohl für bereits bestehende Büros, um diese dahingehend zu integrieren, als auch für neue. Um das zu gewährleisten, klappern wir regelmäßig alle Standorte ab und schauen uns die Situation vor Ort an. Die Arbeit des standortübergreifenden Office Managements reicht dann im Endeffekt vom kleinsten Detail wie den Kulis bis hin zu den wichtigsten Belangen wie dem Mietvertrag.

In alle zuvor genannten Themen habe ich als Team Lead Einblick, allerdings haben wir bei uns im Office Management alle unsere Schwerpunkte. Meine liegen auf dem standortübergreifenden Office Management und den laufenden Kosten, denn über diese muss der Überblick behalten werden. Zu letzterem gehört nicht nur, über die Kosten mit den jeweiligen Teams zu sprechen, sondern diese auch an unsere Vorstände oder an das Controlling zu spiegeln.

Die meisten Kolleg:innen kommen auch erstmal auf uns zu, wenn sie irgendwelche Fragen oder Anliegen haben, selbst wenn wir gar nicht für den Bereich oder die Aufgabe zuständig sind – und da unterstützen wir nach wie vor auch immer wieder gerne. Dadurch ist ein natürlicher Skill von uns ebenso, dass wir wissen, an wen wir die Anfragen weiterleiten können, damit sie die richtigen Personen erreichen.

Zusammengefasst müssen wir eben, wie der Name schon sagt, alles managen, was mit den Offices zu tun hat. Am Ende muss nämlich alles laufen, egal wie, wo und in Verbindung mit wem. Da gleicht kein Tag dem anderen und wir müssen immer spontan und flexibel bleiben. Die To-do-Liste, die man sich für den Folgetag erstellt, sieht am nächsten Morgen nach Sichtung der Prioritäten wieder ganz anders aus. Die tägliche und genaue Abstimmung mit meinem Team ist dadurch enorm wichtig.

Ich bin seit November 2011 bei der affinis Gruppe und glaube die Person, bei der der Prozess – von der Bewerbung bis zum ersten Arbeitstag – am schnellsten erfolgt ist (lacht).

Als ich damals auf der Suche nach einer neuen Herausforderung war, hat man damals noch StepStone genutzt. Dort sah ich die Stellenanzeige von der affinis Gruppe für die Position eines Office Managers. Auf diese Stelle habe ich mich beworben und wurde am gleichen Tag noch zurückgerufen. Am nächsten Tag hatte ich dann direkt mein Vorstellungsgespräch und zwei Tage darauf habe ich bereits angefangen. Von der Bewerbung bis zum ersten Arbeitstag sind also genau vier Tage vergangen. Für mich war es etwas Neues, in einer Beratung zu arbeiten und was am Anfang für mich sehr unbekannt war, ist zu meinem „täglichen Brot“ geworden. Heute könnte ich mir keine andere Branche mehr vorstellen!

Was mich dazu bewegt hat, diese Entscheidung zu treffen und sie vor allem auch so schnell anzutreten, waren die Menschen. Sowohl die damalige Personalerin als auch die anderen Mitarbeitenden, die ich getroffen habe, waren sehr nett, offen und einfach natürlich. Da war nichts versteiftes und auch mein (dreistündiges) Vorstellungsgespräch war sehr angenehm. Ich habe mich sofort wohl gefühlt.

Eine schnell getroffene Entscheidung – und eine, die ich definitiv nicht bereue. Wie man sieht, bin ich immer noch hier und habe noch immer Spaß an meiner Arbeit!

Meine Arbeit hat sich in den letzten zehn Jahren entwickelt und verändert. Heute leite ich das Account & Sales Backoffice Team bei der affinis Gruppe. Mein Team kümmert sich um alles, was mit unseren Kundenverträgen und Abrechnungen zu tun hat. Dazu gehören beispielsweise das Anlegen von Projekten in unseren Buchungstools, die Bearbeitung von Bestellungen und Aufträgen, Anfertigung von Rahmen- und Einzelverträge, Unterstützung bei Ausschreibungen und vor allem die Fakturierung.

Momentan unterstütze ich auch noch die Buchhaltung mit allen vorbereiteten Tätigkeiten. Das bedeutet das ich mich um die Eingangs- und Ausgangrechnungen, Rechnungskontierung und den Zahlungsverkehr kümmere. Aktuell mache ich das noch für affinis, gebe es aber mehr und mehr an das Coporate Finance, Planning & Controlling Team ab, damit ich mich vollkommen meinem Team widmen kann.