Management

Aufgaben, die mich regelmäßig begleiten, entstehen rund um die Reisekosten, das Kontieren von Eingangsrechnungen bei uns im Finance-Bereich und die Überweisungen, also klassische Buchhaltungstätigkeiten. Seit 2024 bin ich auch Team Lead Corporate Office Services, wodurch ich zusätzlich unsere Versicherungen harmonisiere und update, zusammen mit meinem Team für Rückfragen zum Fuhrpark oder jegliche Form von Bestellungen zur Verfügung stehe und das Corporate Office Management in allen anderen Belangen unterstütze. Die Schnittstelle zwischen administrativen Themen und dem finanziellen Background hilft mir extrem und macht meine Arbeit noch spannender. Ich stehe zudem viel im Austausch mit dem People- und dem Marketing-Team, wenn es beispielsweise um neue Richtlinien und deren Kommunikation geht.

Meine neue Rolle schätze ich sehr! Das Corporate Office-Team ist das Herzstück eines jeden Unternehmens, denn sie sind die Ansprechpersonen bei allerlei administrativen Fragen und Anliegen – sei es, dass morgens sauberes Geschirr im Schrank steht und die Kaffeemaschine läuft oder, dass die Kolleg:innen Hotels und Mietwägen haben.

Ich finde es schade, dass diese Arbeit manchmal wie selbstverständlich wahrgenommen wird und möchte die Chance gerne nutzen, um mehr Sichtbarkeit für sie zu schaffen! Ihre Arbeit sowie ihre stetige Ruhe und Freundlichkeit sind wirklich bewundernswert: Ich bin stolz auf die zwei und umso stolzer, ihr Team Lead sein zu dürfen.

Ich bin inzwischen seit über 15 Jahren bei INFORMATION WORKS, die in der Zwischenzeit zu einer Tochtergesellschaft der affinis Gruppe geworden ist. Das ist also schon lange her. Damals habe ich mich auf die Stelle als Marketing- & Kommunikationsassistentin beworben. Ich hatte daraufhin kein normales Bewerbungsgespräch, sondern einen fünfstündigen Bewerbungsworkshop, an dem auch andere Kandidatinnen teilgenommen haben, gegen die man sich behaupten musste. Da ich zu dem Zeitpunkt noch keine Berührungspunkte mit der Branche oder BIA hatte, wollte ich mich natürlich richtig gut auf den Tag vorbereiten. Doch die IW Website war da nur wenig hilfreich: In großen weißen Lettern konnte man dort „Kein Bla bla – die Business Intelligence Consultants“ auf IW-grünem Hintergrund lesen. Das war wenig hilfreich, aber es hat ja trotzdem geklappt [lacht]! Die damaligen, teilweise augenzwinkernden und leicht provokativen Werbeaussagen sind mir bis heute aber lebhaft in Erinnerung geblieben.

Meine Aufgaben haben sich im Laufe der Zeit stetig verändert und auch auf andere Bereiche ausgeweitet. Heute bin ich an der Schnittstelle von Marketing und Vertrieb tätig und die Verantwortliche für beide Bereiche bei INFORMATION WORKS.

Ich schaue somit, wie sich unsere Themen gut im Markt positionieren lassen. Dabei sind beispielsweise unsere Veranstaltungen wie Webinare hilfreich, die ich mit meinem Vertriebskollegen plane. Dazu gehören auch Events, die wir mit Partnern durchführen, oder auf denen wir sonst vertreten sind, wie die TDWI oder DSAG. Das Gestalten, Pflegen und Aufsetzen der IW-Website ist ebenfalls ein wichtiger Punkt, um den ich mich im Alltag kümmere.

Dazu setze ich beispielsweise individuell angepasste Mailings auf, um uns, unsere Produkte und Leistungen in Erinnerung zu rufen, erstelle Leistungsangebote und Informationsbroschüren dazu. Ein wichtiger Teil ist dabei das Follow-up der Kampagnen: Haben wir positive Rückmeldung bekommen oder gab es auch Schwierigkeiten, weil zum Beispiel die Anmeldung nicht funktioniert hat? Sind Fragen offengeblieben oder gibt es konkrete Anknüpfungspunkte? Ich gehe auf die Kunden zu, lasse ihnen Unterlagen zukommen oder biete ihnen ein persönliches Gespräch an. Administrative Aufgaben wie die Pflege des CRM-Systems sind unmittelbarer Bestandteil der Kundenansprache und haben ebenfalls einen wichtigen Stellenwert.

Ich verantworte aktuell zusätzlich auch noch alles, was in den Bereich der Personalverwaltung fällt: Urlaubssheets, Krankheitsmeldungen, Reisekostenabrechnungen und Ähnliches. Das wird momentan aber sukzessive zur Zentralisierung und Vereinfachung an affinis übergeben.

Einen routinierten Alltag kann ich somit nicht wirklich beschreiben. Ich fange jeden Tag früh an zu arbeiten, und verschaffe mir erstmal einen Überblick über die Tagesthemen – denn jeder Tag ist anders.

Ich bin im August 2016 als Werkstudentin zu affinis gestoßen. Ich habe nach meiner Ausbildung und ein paar Jahren Berufserfahrung im Marketing noch einmal ein Studium in der Wirtschaftspsychologie begonnen und wollte dies weiterhin mit praktischer Arbeit im Marketing verbinden. Daraufhin hat mir eine damalige Kollegin die ausgeschriebene Werkstudentenstelle in Hamburg vorgeschlagen – aus NRW-kommend wäre ich sonst vermutlich gar nicht darauf aufmerksam geworden, aber auch schon vor Corona war Homeoffice bei affinis kein Problem.

Nach einem ersten telefonischen Gespräch und einer kleinen Aufgabe wurde ich zu einem Treffen nach Hamburg eingeladen, das ich im Vorfeld als zweites Vorstellungsgespräch interpretiert habe. Ich habe mich sehr gut mit Lars [Anm. d. Red.: Schneider; Vorstand] unterhalten, aber war dennoch überrascht, als er mir anschließend sofort mitteilte, dass ich gerne bei affinis anfangen kann. Das vermeintliche Vorstellungsgespräch kristallisierte sich so eher als eine Art Einstellungsgespräch heraus und am Ende des Tages hatte ich den Job [lacht].

Meine Positionen und meine Arbeit haben sich im Laufe der Zeit sehr gewandelt. Dabei durfte ich viele spannende Entwicklungen – sowohl persönlich als auch das ganze Unternehmen betreffend – miterleben.

Aktuell bin ich Teamlead des Communications & Marketing-Teams. Meine Aufgaben in dieser Position reichen von Mitarbeitendengesprächen und -entwicklung über die Einführung agiler Methodiken, die mein Team beispielsweise bei der Monatsplanung und Orientierung innerhalb von Projekten unterstützen, bis hin zur Prozessoptimierung und -organisation, die auch die Zusammenarbeit mit anderen Bereichen begünstigt.

Parallel arbeite ich auch an unseren operativen Projekten mit. Meinen Schwerpunkt habe ich mir hierbei in der Marketingberatung für unsere Fachbereiche und im Content-Marketing gesetzt. Anders ausgedrückt, ich erzähle gemeinsam mit unseren operativen Teams die vielen spannenden Leistungen und Geschichten von affinis, sowohl technologisch, prozessual als auch menschlich – und das in den verschiedensten Formen: als Referenzen, Social-Media-Posts, Unternehmensnews, Blogartikeln, Flyern etc.

Auch arbeite ich gerne strategisch und schaue, in welchen Bereichen wir uns optimieren, welche neuen Formate wir entwickeln oder welche neuen Kanäle wir bedienen können. Gemeinsam mit Wiebke [Anm. d. Red.: Krumme; Senior Communications Managerin bei affinis] befasse ich mich beispielsweise aktuell mit der Markenintegration der affinis Gruppe und allen Themen und Prozessen, die damit verbunden sind.