Automatisierung der Schleppschifffahrt mit Business Central bei der SFK

Im Zuge eines Verbundsaustritts war die Schlepp- und Fährgesellschaft Kiel mbH (SFK) auf der Suche nach einem neuen ERP-System. Als SAP- und Microsoft-Partner setzten sie bei der Auswahl ihrer neuen Technologie auf unsere Beratungsexpertise und entschieden sich aufgrund der Kosteneffizienz nicht für ein bislang gewohntes SAP-System, sondern für Microsoft Dynamics 365 Business Central. Der Fokus des Projektes lag jedoch nicht nur auf der Einführung eines neuen ERP-Systems, sondern vor allem auf der Automatisierung von bislang herausfordernden manuellen Prozessen. Im ersten Schritt sollte daher ein automatisierter Workflow – von der Erstellung bis zur Abrechnung – für die Schleppaufträge geschaffen werden.

Egal ob Kanalbegleitung, Assistenzen bei Schleuseneinfahrten oder Aufträge im Hafen – die Schlepper der SFK führen im Monat bis zu 200 Schleppaufträge durch. Um diese zu dokumentieren und abzurechnen, entstanden bislang hohe manuelle Aufwände für alle Beteiligten: Im Ausgangsszenario füllt der Kapitän den bereitgestellten Papier-Schleppzettel händisch aus, welcher nach der Abholung von den SFK-Mitarbeitenden manuell ins System überführt werden muss. Anschließend folgen manuelle Berechnungen der einzelnen Schleppaufträge, um die Kundenrechnung zu erstellen. Oder kurz zusammengefasst: Jeglicher Schleppauftrag muss einzeln angelegt und ausgerechnet werden.

Innerhalb von sechs Monaten führten unsere Microsoft-Expert:innen Dynamics 365 Business Central inklusive passender ISV-Lösungen – wie Document Capture und OPPlus von Continia – bei der SFK ein. Um die Datenmigration vom alten SAP-System in die neue Microsoft-Umgebung so reibungslos wie möglich zu gestalten, wurden in das Projektteam auch unsere SAP-Expert:innnen einbezogen.

Parallel wurde die Entwicklung der Schlepp-App vorangetrieben, um einen automatisierten Workflow für die zukünftigen Schleppaufträge einzuführen. Die Schlepp-App kann auf jedem Endgerät genutzt und über die gängigen App-Stores heruntergeladen werden. Kapitäne der Schleppschiffe sind mit der App in der Lage, einen durchgeführten Schleppauftrag anzulegen und dort alle relevanten Angaben zum eingesetzten Schiff, Schlepptyp, Kunde sowie Schlepproute und -zeit einzutragen.

Dieser erstellte Datensatz wird automatisch von der Schlepp-App an das Business Central-System der SFK übertragen. Sollte einem Kapitän zeitweise kein Internet zur Verfügung stehen, ist das auch kein Problem. Die Schlepp-App ist offline-fähig und synchronisiert sich mit Business Central, sobald die Kapitäne wieder online sind.

Anschließend muss der Mitarbeitende der SFK nur noch den übermittelten Datensatz prüfen. Nach der Freigabe laufen im Hintergrund automatisierte Berechnungen und Logiken ab, die für die Abrechnung relevant sind.  Anschließend kann mit nur einem Klick die finale Rechnung erstellt werden.