Challenge
Gewachsenes HR-Reporting in Excel stößt zunehmend an seine Grenzen
Unser Kunde ist ein führendes deutsches Industrieunternehmen mit mehreren Tausend Mitarbeitenden und einer entsprechend vielschichtigen Personalstruktur. Für die Verwaltung und Auswertung von Personaldaten hat das Unternehmen über Jahre hinweg auf Microsoft Excel gesetzt. Die Daten mussten unter großem Zeitaufwand manuell extrahiert und aufbereitet werden, bevor die Berichte anschließend an die Fachbereiche und Führungskräfte verteilt wurden.
Die Anforderungen an ein modernes HR-Reporting steigen jedoch immer weiter: Neben klassischen Personalstammdaten wie Mitarbeitendenzahlen, Vollzeitäquivalenten oder Betriebszugehörigkeit brauchen Personalverantwortliche präzise Auswertungen zur Zeitwirtschaft – von Resturlaubskonten über Krankheitsquoten bis hin zu Zeitkontensalden. All das muss sich entlang der organisatorischen Strukturen des Unternehmens aufschlüsseln lassen, beispielsweise nach Buchungskreis, Kostenstelle, Organisationseinheit, Mitarbeiterkreis oder Planstelle.
Sonderregelungen erschweren Pflege und Auswertung
Gleichzeitig gehen mit Personaldaten aber auch immer eine Vielzahl von Ausnahmen einher. Sonderregelungen bei Arbeitszeitmodellen, abweichende Urlaubsansprüche, oder individuelle Vereinbarungen mussten bislang manuell berücksichtigt und gepflegt werden. Die Tabellenkalkulation auf Basis von Excel wuchs dadurch zu einem schwer wartbaren Konstrukt heran, das weder Transparenz noch Skalierungspotenzial bot.
Der Kunde wünschte sich eine Self-Service-Analyseplattform, die nicht länger von einzelnen Excel-Expert:innen im Hintergrund am Leben gehalten werden muss, sondern die Fachbereiche, Führungskräfte und die Geschäftsführung gleichermaßen in die Lage versetzt, eigenständig Auswertungen abzurufen.
Umsetzung
Plattform mit Komponenten aus SAP HCM for S/4HANA, SAP BW/4HANA und der SAP Analytics Cloud
Gerade beim Self Service-Reporting kommt es auf eine saubere und verlässliche Datenbasis an. Die von den affinis-Expert:innen entwickelte technische Architektur für die zukünftige Analyseplattform folgte einem klaren Aufbau aus Datenquelle, Datenhaltung und Darstellung. Als primäre Datenquelle dient SAP HCM for S/4HANA, in dem die Personalstamm- und Zeitwirtschaftsdaten der gesamten Organisation gepflegt werden. Eine besondere Herausforderung stellt die zusätzliche Einbindung von Daten aus einem Non-SAP-System dar.
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Die Daten werden in ein SAP BW/4HANA Data Warehouse überführt, das als zentrale und harmonisierte Datenbasis fungiert. Das Frontend bildet die SAP Analytics Cloud, über die Anwender interaktiv auf die Daten zugreifen, Auswertungen filtern und in die Tiefe navigieren können.
Ein besonderes Augenmerk wurde zudem auf das Berechtigungs- und Zugriffskonzept gelegt. Das entwickelte Rollenkonzept stellt sicher, dass Führungskräfte nur ihren eigenen Verantwortungsbereich einsehen, Personalverantwortliche übergreifende Auswertungen abrufen und die Geschäftsführung konsolidierte Kennzahlen auf einen Blick erhält.
Mehrwerte
Höhere Effizienz im Tagesgeschäft und steigende Qualität strategischer Personalentscheidungen
Mit der neuen Self Service-Analyse-Plattform hat unser Kunde die Grundlage für ein zeitgemäßes HR-Reporting geschaffen, das mit zukünftigen Anforderungen wachsen kann. Drill-down-Funktionen ermöglichen es, von der Unternehmensebene in einzelne Kostenstellen oder Mitarbeitergruppen zu zoomen. Kennzahlen wie Fluktuation, Beschäftigungsgrad oder Krankheitsquoten lassen sich nach Austrittsgründen oder Planstellen aufschlüsseln und in zeitlichen Verläufen betrachten.
Besonders spürbar ist der Effizienzgewinn dort, wo früher der größte manuelle Aufwand entstand: in der Pflege der Daten. Wo bislang das individuelle Einpflegen abweichender Regelungen nötig war, läuft der Prozess nun automatisiert im Hintergrund ab. Die intuitive Benutzeroberfläche der SAP Analytics Cloud senkt zudem die Hürde für den Einstieg. Anwender:innen finden sich auch ohne technisches Know-how schnell zurecht und können im Sinne von Self Service-Analytics Auswertungen eigenständig vornehmen, ohne dabei auf die Unterstützung aus der IT angewiesen zu sein.
Die Personalabteilung kann proaktiv auf Trends reagieren
Das Unternehmen profitiert aber nicht nur von einer deutlich höheren Effizienz im Tagesgeschäft, sondern auch von einer steigenden Qualität strategischer Personalentscheidungen. Wenn Trends frühzeitig sichtbar werden – etwa ein Anstieg des Resturlaubs in bestimmten Bereichen oder auffällige Schwankungen im Zeitkonto – kann die Personalabteilung proaktiv reagieren.
Die Plattform ist so konzipiert, dass sie als Fundament für weiterführende Vorhaben dienen kann. Perspektivisch lässt sich der Kreis der Benutzer gezielt ausweiten: Mit einem entsprechend ausgebauten Berechtigungskonzept könnten künftig auch weitere Personenkreise im Unternehmen Zugang zu relevanten HR-Kennzahlen erhalten. Mit dem früheren Excel-basierten Ansatz wäre dies nicht umsetzbar gewesen.
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