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#MannschaftsMittwoch mit Team Lead des Administration-, Office- und Fleet-Managements Yara

Yara ist das Team Lead des Administration-, Office- & Fleet-Managements bei affinis. Mehr über Yara und ihre Arbeit erfahrt ihr am heutigen #MannschaftsMittwoch.

Wie lange bist du schon bei affinis und wie hast du den Weg hierher gefunden?

Ich bin seit Juli 2019 bei affinis. Zuvor habe ich eine Ausbildung zur Kauffrau für Dialogmarketing abgeschlossen und konnte dann ein weiteres Jahr das Office Management kennenlernen. Nach insgesamt fünf Jahren habe ich mir allerdings einen Tapetenwechsel gewünscht. Deshalb habe ich mich umgeschaut und bin auf die Stellenausschreibung von affinis gestoßen. Der Name hat mir bereits etwas gesagt, weil affinis auf meinem vorherigen Arbeitsweg lag. Nachdem ich ein bisschen auf der Homepage gestöbert habe, hatte ich sofort das Gefühl, dass die Stelle gut zu mir passen würde. Also habe ich mich kurz vor meinem Urlaub an einem Sonntag beworben und erhielt von einer damaligen Recruiterin eine Einladung zu einem persönlichen Gespräch noch während meines Urlaubs. Danach ging alles ganz schnell: Direkt nach dem Urlaub hatte ich hier mein Bewerbungsgespräch, inklusive Sonnenbrand [lacht]. Drei Stunden nach dem Termin folgte schon die Zusage. So sind von meiner Bewerbung bis zu meiner Einstellung und dem ersten Arbeitstag insgesamt nur zwei Wochen vergangen.

Wie sieht deine Arbeit bei affinis aus?

Im Großen und Ganzen bin ich das Team Lead des Office Managements. Alles, was dort abläuft, muss zuvor über meinen Tisch. Ich trage also die Verantwortung. Zu den Aufgaben unseres Teams gehören unter anderem die Fuhrparkverwaltung, die Administration, der Arbeitsschutz, der Einkauf, der Empfang von Gästen, alles rund um die Unternehmens-Telekommunikation und das Backoffice – und all das standortübergreifend für unsere aktuell sieben Offices. Dazu gleich mehr.

Darüber hinaus packen wir auch immer mit an, wenn wir anderen Teams helfen können und versuchen alle, so gut es geht, zu unterstützen. Das Office Management beschäftigt sich jedoch nicht nur mit den anfallenden Aufgaben am Bremer Standort, an dem wir uns die meiste Zeit befinden, sondern standortübergreifend mit allen Thematiken, die die Büros betreffen. Das wird als “standortübergreifendes Office Management” bezeichnet, um das wir uns auch kümmern. Das bedeutet, wir stellen uns verschiedene Fragen, die mit den Offices zu tun haben: Gibt es ein Büro oder wird ein neues aufgebaut? Wie sieht der Mietvertrag aus, muss man diesen eventuell gerade verlängern oder neu aushandeln? Welche Versicherungen greifen und müssen Standorte in diese aufgenommen werden? Haben wir bereits Dienstleister, die auch die anderen Standorte versorgen können? Kann man Dienstleister vereinheitlichen oder verschlanken? So gesehen, Vertragsmanagement. Hat jedes Büro die komplette Ausstattung, die von genug Schreibtischen bis zu den Kaffeemaschinen reichen? Ist die nötige Hardware an jedem Standort vorhanden? In Verbindung mit anderen Teams gehen wir dann die Installation der Hardware und Details wie die Dekoration und Bilder an. Das Corporate Design von affinis soll an jedem Standort gleichermaßen erkennbar und einheitlich sein, darum bemühen wir uns. Diese Maßnahmen gelten sowohl für bereits bestehende Büros, um diese dahingehend zu integrieren, als auch für neue. Um das zu gewährleisten, klappern wir regelmäßig alle Standorte ab und schauen uns die Situation vor Ort an. Die Arbeit des standortübergreifenden Office Managements reicht dann im Endeffekt vom kleinsten Detail wie den Kulis bis hin zu den wichtigsten Belangen wie dem Mietvertrag.

In alle zuvor genannten Themen habe ich als Team Lead Einblick, allerdings haben wir bei uns im Office Management alle unsere Schwerpunkte. Meine liegen auf dem standortübergreifenden Office Management und den laufenden Kosten, denn über diese muss der Überblick behalten werden. Zu letzterem gehört nicht nur, über die Kosten mit den jeweiligen Teams zu sprechen, sondern diese auch an Heiko Droese, unseren CFO, oder an das Controlling zu spiegeln.

Durch alle unsere Aufgaben sind wir nicht nur die Verbindungsstelle zwischen den Teams, sondern auch zwischen den Standorten. Ein bisschen wie das Herz, durch das alles vernetzt ist und am Laufen gehalten wird [lacht]. Die meisten Kolleg:innen kommen auch erstmal auf uns zu, wenn sie irgendwelche Fragen oder Anliegen haben, selbst wenn wir gar nicht für den Bereich oder die Aufgabe zuständig sind – und da unterstützen wir nach wie vor auch immer wieder gerne. Dadurch ist ein natürlicher Skill von uns ebenso, dass wir wissen, an wen wir die Anfragen weiterleiten können, damit sie die richtigen Personen erreichen.

Zusammengefasst müssen wir eben, wie der Name schon sagt, alles managen, was mit den Offices zu tun hat. Am Ende muss nämlich alles laufen, egal wie, wo und in Verbindung mit wem. Da gleicht kein Tag dem anderen und wir müssen immer spontan und flexibel bleiben. Die To-do-Liste, die man sich für den Folgetag erstellt, sieht am nächsten Morgen nach Sichtung der Prioritäten wieder ganz anders aus. Die tägliche und genaue Abstimmung mit meinem Team ist dadurch enorm wichtig.

Was macht dir an deiner Arbeit denn besonders viel Spaß?

Ich mag den abwechslungsreichen Arbeitsalltag, einfach das große Ganze. In meinem Job muss ich sehr strukturiert arbeiten und kann dabei meine Stärken ausleben. Das gefällt mir sehr. Dazu habe ich wirklich tolle Kollegen, die mir die Arbeit erleichtern und von denen mir einige sehr ans Herz gewachsen sind. Ich bin jeden Tag aufs Neue gespannt, was mich erwartet, wenn ich mein E-Mail-Postfach öffne.

Natürlich ist mein Team mir besonders an Herz gewachsen, wir haben fast schon eher ein familiäres Verhältnis zueinander. Ohne meine beiden Nicoles wäre der Alltag zum einen nur halb so schön, aber vor allem würde ohne sie nichts funktionieren und das gesamte Konstrukt würde in sich zusammenfallen. Ich kann mich immer auf sie verlassen und schätze sie enorm. Wir ergeben alle mit unseren Fähigkeiten, Kenntnissen und Lebenserfahrungen ein unschlagbares Team, worauf ich echt sehr stolz bin.

Es ist auch sehr toll, dass ich durch meine Arbeit jede:n im Unternehmen kennenlernen kann. Ich unterstütze oft teamübergreifend, wodurch es Schnittstellen mit allen Kolleg:innen gibt. In meine Arbeit habe ich mich sehr schnell eingefunden und denke, dass ich mich auch in ein paar Jahren noch in diesem Beruf wiederfinden werde.

Wenn du dein Leben mit einem Film/Buch (-titel) beschreiben müsstest, welcher wäre das?

Wenn ich darüber nachdenke, fallen mir gleich zwei ein. Zum einen der Film „Alles eine Frage der Zeit“, in dem die Quintessenz ist, alles im Leben zu schätzen und das Beste aus allem herauszuholen. Das passt auch total zu meiner Persönlichkeit, da ich immer versuche positiv zu sein und aus jeder Krise das Positive herauszuerkennen. Was bringt einem das lange Trübsal blasen?

Ansonsten musste ich direkt an die Serie „Full House“ denken, da ich mit vier wunderbaren Geschwistern, sehr liebevollen Eltern und einer großen Verwandtschaft aufgewachsen bin. Wir hatten immer ein volles Haus, immer Action um uns herum – Familie wird bei mir sehr großgeschrieben. Die Serie spiegelt uns und unser Familienleben mit kurdischen Wurzeln aus Syrien sehr gut wider.

Was ist ein Gegenstand, der dich im Leben begleitet?

Ich habe mich für mein Silberarmband entschieden, das ich von meinen Eltern geschenkt bekommen habe. Mir ist dieses Armbändchen sehr wichtig, da ich es schon sehr lange trage, es mich jeden Tag begleitet und es viele Kindheitserinnerungen weckt. Außerdem verbinde ich es auch mit Syrien, da sowohl das Armband als auch meine Familie aus dem Land kommen. Ich bin zwar nicht in Syrien geboren, aber für mich ist das Armband wie ein Verbindungsstück zu meinen Wurzeln und somit auch mit vielen Emotionen verbunden.

Yara Armband #MM

Vielen Dank Yara!

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