Kundenbericht

Effiziente Migration von Altbelegen in den SAP Solution Manager 7.2

Für einen weltweit tätigen Kunde aus dem Hygiene- und Gesundheitssektor haben wir die Migration der über 35 000 Altbelege in den Solution Manager 7.2 übernommen. Dafür wurde eine Lösung entwickelt, die für eine klare Trennung von Altbelegen und aktuell genutzten Vorgangsarten sorgt und eine eindeutige Identifizierung im neuen System garantiert.

In Managed Services

Challenge

Übernahme von Altbelegen in den neuen Solution Manager

Bei der Umstellung auf neue Systeme oder der Migration auf eine neuere Softwareversion stehen Unternehmen aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen häufig in einem Zwiespalt: Lohnt sich der Aufwand, alle Altbelege ins neue System umzuziehen oder nehmen wir die Kosten für den Weiterbetrieb des Altsystems in Kauf? Vor dieser Entscheidung stand auch unser internationaler Kunde aus dem Hygiene- und Gesundheitssektor, der sich vorerst dazu entschlossen hatte, seine über 35 000 ChaRM- und ITSM-Altbelege noch in der alten Solution Manager-Version 7.1 zu archivieren. Die damit einhergehenden hohen laufenden Kosten für Ressourcen und Speicher sowie Administrations- und Wartungsarbeiten weckten beim Kunden jedoch den Wunsch, die Altbelege letztendlich doch in den neuen Solution Manager 7.2 zu überführen und gleichzeitig eine klare Trennung von neuen und alten Belegen im neuen System zu ermöglichen.

Umsetzung

Einsatz unseres selbstentwickelten ABAP-Tools

Für die Migration der Altbelege wurde ein von affinis eigenentwickeltes ABAP-Tool eingesetzt. Die Lösung ermöglicht die Übernahme der Altbelege aus dem Solution Manager 7.1 in den Solution Manager 7.2 über eine RfC-Verbindung. Um eine klare Trennung von alten und neuen Belegen im System zu garantieren und eine möglichst einfache Identifikation zu ermöglichen, wurden vor der Migration klare Vereinbarungen mit dem Kunden definiert: Zum einen darf die fortlaufende Nummerierung der aktuellen ChaRM- und ITSM-Belege nicht unterbrochen werden, zum anderen sollen die Vorgangsarten der alten Belege sich von denen der neuen Belege unterscheiden.

Dafür wurde von den affinis Expert:innen ein eigener Nummernkreis sowie ein eigenständiges WebUI für die Altbelege eingerichtet. Die Eigenentwicklung des Migrationstools ermöglichte es damit, die zu migrierenden Daten während des Prozesses hinsichtlich Nummernkreisen und Vorgangsarten zu mappen, ohne die Integrität der bestehenden Daten zu beeinträchtigen.

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Mehrwerte

Effizientere und kostensparende Arbeitsweise

Nach der erfolgreichen Migration und Verifizierung der Daten im neuen System konnte der Solution Manager 7.1 abgeschaltet werden. Neben der Einsparung von Kosten und Aufwand für Wartung und Administration führte die Übernahme der Altbelege auch zu einer deutlich spürbaren Arbeitsentlastung und der Verbesserung der Compliance. Der Zugriff auf die Altbelege ist nun jederzeit möglich, ohne das Altsystem hochfahren zu müssen. Zudem sind die Dateien durch eine eigene WebUI-Businessrolle klar von den aktuellen Daten getrennt und nur für einen definierten Personenkreis einsehbar.

„Wir sind sehr zufrieden mit der Migrationslösung von affinis und vor allem der klaren Trennung von alten und aktuellen Belegen im neuen System. Kolleginnen und Kollegen, die nicht mit den Altbelegen arbeiten müssen, bemerken ihre Existenz im Solution Manger 7.2 überhaupt nicht,“

zieht unser Kunde als Fazit.

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