Einführung eines PMO – Ist-Analyse

Ist-Analyse und Grundlagen zur Einführung eines Projektmanagement Office

Um ein PMO zu implementieren setzen Sie damit zeitgleich zuerst ein neues, eigenes Projekt auf.  Hier sollten Sie auf ihre bereits bestehende Methodik zurückgreifen oder sich gegebenenfalls externe Hilfe holen, damit dieses Projekt von Beginn an auf alle Eventualitäten vorbereitet ist. Beim Aufbau eines PMOs besteht eine besondere Herausforderung darin, es passend für die Organisation zu erstellen und zu integrieren. Dabei sollten die aktuellen Rahmenbedingungen sowie die Projektmanagement (PM)-Reife Ihres Unternehmens berücksichtigt werden. Als Orientierung sollten sie sich immer vor Augen halten, dass es weder das „eine perfekte PMO“, noch die „eine perfekte Vorgehensweise“ gibt.

Schritt 1: PMO Ist-Analyse

Wie schon erwähnt ist der erste Schritt zur Implementierung eines PMO eine Ist-Analyse, die objektiv ermittelt, wie professionell die eingesetzten Methoden, Prozesse und auch Tools in den Projekten umgesetzt wurden bzw. inwieweit diese vorhanden sind. Wichtig ist hierbei auch, ob eine klare Definition für ein Projekt vorliegt und ab wann diese in den Zuständigkeitsbereich des PMO fallen. Aus dieser Definition sollte auch klar hervorgehen, was in der Linie bleibt und was als Projekt behandelt wird.

Bereits bestehende Prozesse, als auch die eingesetzten Tools und Methoden des PMs der Organisation müssen kritisch betrachtet und hinterfragt werden. Die Dokumentation des Ist-Zustands ist eine nicht zu unterschätzende Aufgabe für den weiteren Verlauf der Implementierung, da dieser als Grundlage dient um die positiven Veränderungen darzustellen sowie den Mitarbeitern als auch der Managementebene.
Darauf aufbauend werden die Ziele des PMOs klar definiert.
Dies ist ein weiterer schwerer Schritt auf dem Weg zu einem wertvollen PMO. Hier unterstützen wir sie, wie in allen anderen Bereichen rundum PM(O), gerne mit unserer Expertise.

Stakeholder-Analyse und – Management

Sobald die Ziele klar definiert sind ist der nächste Schritt eine ausgearbeitete Stakeholder-Analyse. Auf Basis dieser wird ein Kommunikationsplan erstellt. Dieser berücksichtigt die Einstellung der Stakeholder zum Projekt. Die Analyse sollte klar darstellen, welche Interessen und Einstellung jeder einzelne von Ihnen verfolgt. Es sollte ebenfalls jede Ebene des Unternehmens bis hin zum einzelne Mitarbeiter berücksichtigen, sofern sich bei einer Gruppe Unterschiede durch einzelne Personen herausarbeiten lassen. Die Erwartungen müssen klar herausgearbeitet sein und welcher Nutzen erwartet wird. Nachfolgend müssen auf Basis des Kommunikationsplan die Stakeholder geführt und mit Informationen versorgt werden.

Schritt 2: Gap-Analyse

Die Gap-Analyse dient der Identifikation der Lücke zwischen dem Ist-Zustand und dem Soll-Zustand. Auf Basis dessen kann ein Plan entwickelt werden um den Soll-Zustand zu erreichen. Dazu kann beispielsweise die Nutzung eines PM-Reifegradmodells beitragen. In diesem werden Zwischenschritte mit Meilensteinen definiert. Dadurch können die Handlungsempfehlungen ausgesprochen werden. Durch die Handlungsempfehlungen und die damit verbundene Umsetzung erster Maßnahmen können „Quick Wins“ erzielt werden. Diese sind sehr wichtig, damit Stakeholder in ihrer positiven Einstellung zur Einführung des PMOs bestärkt werden. Gleichzeitig können durch die schnellen, sichtbaren Erfolge negative Einstellung schwinden. Daher sind Quick Wins essentiell für eine erfolgreiche Einführung des PMOs.

affins Empfehlung: Ein erster, aber sehr entscheidender Quick Win könnte die Unterstützung der zwei bis drei wichtigsten „Prio“-Projekte im Unternehmen sein und das Staffing mit PMO-Unterstützung, so dass in diesen sehr zeitnah ein Mehrwert sichtbar ist und auch an die entscheidenden Stellen kommuniziert wird.

Im nächsten Teil werden wir auf die „Konzeption des PMO“ eingehen und die damit verbundenen Konzeptionierung und Definition des PMO und aufzeigen, welche Aufgabenfelder definiert werden und welche Ressourcenbedarf beachtet werden müssen.