Operatives Reporting - elementares Steuerungsinstrument im Rahmen des Programm Managements

Im Gegensatz zum strategischen Reporting zielt das operative Reporting auf die Steuerung und Kontrolle der kurz- und mittelfristig orientierten Unternehmensplanung ab. Die potentielle Ausschöpfung aller Vorteile dieser Berichtsart ist nur durch eine standardisierte Integration des Reports im Programm gewährleistet. Das operative Reporting ist die beliebteste Variante um Führungskräften und Managern die Überwachung und Steuerung des Tagesgeschäfts zu ermöglichen. Der Umfang des Berichts in einem Programm umfasst einiges mehr als einen reinen Excel-Report.

Eine einheitliche Sicht durch eine Datenbasis

In einem Programm existieren oft diverse Reportings. So haben die verschiedenen Teilprojekte häufig ein individuelles Berichtswesen aufgebaut. Die Erfahrung zeigt, dass sich hierbei nicht nur die Layouts unterscheiden, sondern auch die Datenbasis ist oftmals unterschiedlichen Ursprungs. Eine einheitliche Sicht ist allerdings für die erfolgreiche, transparente und vor allem die zielgerichtete Steuerung eines Programms, unerlässlich. Für eine operative Steuerung muss die Datenbasis einheitlich sein. Nur so lassen sich die verschiedenen Teilberichte konsolidieren und machen das Programm ganzheitlich steuerbar.

Steuerung von Ende-zu-Ende

Genauso wie sich ein Programm und ein Projekt unterscheiden, so unterscheidet sich auch die Art und der Inhalt des Reportings der Beiden. Derzeit existiert für den Begriff „Programmmanagement“ keine DIN-Norm oder einheitliche Richtlinie. Auch die Definitionen der verschiedenen Projektmanagement-Fachverbände (IPM, PMA, OGC, u. w.) sind unterschiedlich.
Übereinstimmung herrscht darin, dass Programme Managementaufgaben auf Zeit sind und ähnlich dem Projektmanagement-Prozess abgewickelt werden. Der wichtigste Unterschied vom Programm zum Projektmanagement findet sich in der Zielsetzung. In einem Programm wird die Erreichung der strategischen Ziele eines gesamten Unternehmens angestrebt. Aufgrund der Laufzeit und Komplexität muss die operative Steuerung eines Programmes deswegen auf prozessualer Ebene geschehen. Der operative Report muss dem Management eine Ende-zu-Ende Sicht über mehrere Projekte hinweg liefern. Dabei gilt es entscheidende Ereignisse und Risiken so kompakt und prägnant wie möglich hervorzuheben. Gleichzeitig muss dem Empfänger die Möglichkeit gegeben werden, sich bei Bedarf detaillierter über ein Thema informieren zu können. Obwohl in dem Bericht alle wichtigen Managementinformationen enthalten sein müssen, weist der Programmbericht nicht den Detailierungsgrad eines Projektberichtes auf.

Empfängerkreis des operativen Reportings

Vorrangig dient der Report dem Programmdirektor zur Erfassung aller relevanten Ereignisse und Risiken im Programmumfeld um gegebenenfalls entsprechend agieren zu können. Gleichzeitig dient der Report als Vorlage für jegliche weitere Programmkommunikation. Nur was hier berichtet wird spiegelt die Wahrheit wieder und dient allen operativen Einheiten als Basis für ihr Handeln und ihre Berichte. Reports die sich auf „Schattendatenbanken“, also Reports die sich auf eine andere Datenbasis als die vom Programm vorgegebene Datenbasis beziehen, sind unbedingt zu vermeiden. Nur so ist sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter im Programm und den untergeordneten (Teil‑)Projekten dasselbe meinen und Missverständnisse weitestgehend ausgeschlossen werden. Diese Regel gilt auch unbedingt für Berichte und SLA-Vereinbarungen der externen Kunden und Lieferanten. In zweiter Instanz dient der Report dem Top-Management als Statusbericht. Nicht zuletzt wird der Report auch an alle Mitglieder des Programmes, sowie an die Führungskräfte der Teilprojekte verteilt.

Operatives Reporting als Werkzeug des PMO

Dem PMO (Program Management Office) dient das operative Reporting als Basis für die meisten weiteren Tätigkeiten. Anhand dieses Basisreports werden Analysen getätigt und Berichte für den Auftraggeber wie Unternehmensführung und Lenkungskreise aufbereitet. Beim Aufbau des Reportings und der Definition der benötigten Daten ist das PMO enger Unterstützer der Programmleitung. Auch die Pflege, beziehungsweise die Überwachung der korrekten Pflege und das Einspielen benötigter Änderungen der einheitlichen Datenbank obliegt dem PMO. Auch Themen wie Programmmarketing sowie die interne und externe Unternehmenskommunikation sind ohne das Werkzeug des operativen Reportings nur sehr schwer und mit erhöhtem individuellem Aufwand umsetzbar.

Einen operativen Report im Programm zu etablieren erfordert nicht nur Expertise in der Planung, Gestaltung und Aufbereitung, sondern auch ein hohes Maß an Disziplin und Erfahrung bei der operativen Umsetzung. Dieses Umfasst einen ganzen Blumenstrauß an Themengebiete wie Organisationsmanagement, Beratungsstrategien, analytische Aufbereitungsmethodiken, Visualisierung (vgl. Qlikview) und Führungsqualität.