DYNAfair 2025 – sehen. austauschen. lernen
Treffen Sie uns am 2. April von 09:30 Uhr bis 17:00 Uhr auf der DYNAfair in Dortmund – der Messe für alle Anwender:innen mittelständischer Unternehmen, die eine ERP- bzw. CRM-Lösung von Microsoft einsetzen.
Unter dem Motto „sehen. austauschen. lernen!“ präsentieren in diesem Jahr über 40 Aussteller ihre Dienstleistungen und Produkte. Wir sind einer davon! Auf der Messe möchten wir nicht nur die Möglichkeit nutzen, um uns mit Ihnen über Microsoft Dynamics 365 Business Central auszutauschen, sondern Ihnen auch unsere Business Central App „Immo Central“ genauer vorzustellen. Immo Central ist die Lösung, um alle Prozesse in der Immobilienverwaltung in Business Central abzubilden und optimal abzuwickeln. User profitieren von einer zentralisierten Datenpflege sowie automatisierten Workflows: Von der Anlage von Mietverträgen und individuellen Mietkonditionen über die Sollstellung und (Nebenkosten-)Abrechnung bis hin zur optimalen Leerstandsverwaltung.
Mehr zu Immo Central werden unsere Kollegen Dennis Wrede und Daniel Sprissler um 12:20 Uhr im News Room 2 bei ihrem Vortrag „Exceln Sie noch oder Verwalten Sie schon? Wir zeigen Ihnen wie Sie mit Immo Central Ihren Immobilienbestand in Business Central verwalten können!“
Sie möchten mehr erfahren? Dann besuchen Sie uns auf der DYNAfair am 2. April 2025 in der Messe Dortmund. Gerne können Sie bereits jetzt mit unserer Kollegin Katja von Tegelen einen persönlichen Termin vor Ort vereinbaren. Kontaktieren Sie uns einfach unter K.vonTegelen@affinis.de oder +49 (421) 43810-067.
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Business Central Shortcuts: Mit Tastenkombinationen zu mehr Effizienz
Shortcuts sind Tastenkombinationen, durch die sich bestimmte, festgelegte Befehle ausführen lassen. Bekannt geworden sind Shortcuts vor allem durch den Konzernriesen Apple, der sogar eine Shortcuts-Variante für seine Handys eingeführt hat. Doch auch Microsoft bietet bei seinem Betriebssystem Windows zahlreiche Tastenkombinationen zur effizienten und schnellen Arbeit an. Zu den geläufigsten Tricks zählen wohl Strg + C (Kopieren) und Strg + V (Einfügen). Was viele nicht wissen: Nicht nur in ihrem Betriebssystem, sondern auch in zahlreichen Lösungen setzt Microsoft auf die Arbeitserleichterung durch Tastenkombinationen – so auch in Microsoft Dynamics 365 Business Central. In unserem Blogbeitrag fassen wir die wichtigsten Business Central Shortcuts übersichtlich zusammen.
Business Central Shortcuts: Wissen, wie es geht
Der Vorteil von Business Central Shortcuts ist vor allem eine schnellere und somit effizientere Arbeit in der Software und am Rechner. Die Shortcuts können genutzt werden, um auf verschiedene Bereiche oder Elemente der Seite zu navigieren und unterschiedliche Aktionen auszuführen. Die meisten Webbrowser unterstützen die Tastenkombinationen, doch es gilt, diese nicht nur zu kennen, sondern auch zu verstehen. Denn das Verhalten der Shortcuts in Business Central unterscheidet sich in einigen Fällen.
Allgemeine Business Central Shortcuts
- Alt + Nach-unten-Taste: Öffnet eine Dropdownliste, um den Wert eines Feldes zu suchen
- Alt + Nach-oben-Pfeil: Das Menü „QuickInfo“ öffnet sich für ein Feld
- Alt + F2: Die Infobox eines Feldes kann angezeigt und ausgeblendet werden.
- Alt + Umschalt + F2: Im FactBox-Bereich kann so zwischen Einzelheiten und Anhängen umgeschaltet werden
- Alt + O: Auf diesem Weg kann eine Notiz für ein entsprechendes Feld verfasst werden
- Alt + Q (Strg + Option + Q): Die globale Suche öffnet sich
- Alt + N: Eine Seite öffnet sich und ein neuer Datensatz kann erstellt werden
- Alt + Umschalt + N: Es schließt sich eine Seite und eine neue öffnet sich, in der ein Datensatz erstellt werden kann
- Alt + T: „Meine Einstellungen“ öffnet sich
- Alt + Nach-rechts-Taste: Mithilfe dieser Kombination lassen sich weitere Informationen und Werte für ein Feld aufrufen
- Strg + Alt + F1: Der Seitenüberprüfungsbereich öffnet oder schließt sich
- Strg + F1: Der Hilfebereich öffnet sich
- Strg + F12: Dieser Shortcut bewirkt einen Wechsel zwischen der breiten und schmalen Layout-Ansicht
- Strg + F5: Business Central wird aktualisiert bzw. neu geladen
- F5: So werden nur die Daten der aktuellen Seiten aktualisiert
- UMSCHALT + TAB: Der Fokus verschiebt sich auf das folgende oder vorherige Element auf einer Seite
- J und N: Die Ja- oder Nein-Schaltfläche in Dialogfeldern lässt sich damit aktivieren
Tastenkombinationen in Listen
Diese Business Central Shortcuts funktionieren vor allem in der Listenansicht. Im Fall des zweiten Beispiels stimmt diese Tastenkombination mit der der Kachelansicht überein.
- Alt + F7: Die Spalte wird in auf- oder absteigender Reihenfolge sortiert
- Alt + N: In der Liste wird eine weitere Zeile hinzugefügt
Zeilen navigieren und auswählen
Während der erste Shortcut in allen Ansichten anwendbar ist, funktionieren letztere nur in der Listenansicht.
- Eingabe: Der Datensatz des Feldes öffnet sich
- Tab: Es wird in der Liste ein Feld nach rechts navigiert
- UMSCHALT + Tab: Es wird in der Liste ein Feld nach links navigiert
Kopieren und Einfügen
- STRG + Nach-oben-Taste: Es wird auf die Zeile darüber navigiert, aber die aktuelle Zeile bleibt ausgewählt
- STRG + Nach-unten-Taste: Es wird auf die Zeile darunter navigiert, aber die aktuelle Zeile bleibt ausgewählt
- Strg + A: Es werden alle Zeilen ausgewählt
- Strg + C: Kopieren des aktuell markierten Inhalts
- Strg + V: Einfügen des kopierten Inhalts
- F8: Damit kann das Feld in derselben Spalte kopiert und gleichzeitig in das ausgewählte Feld eingefügt werden
- Strg + Entf: Du löschst den aktuell markierten Inhalt
Suchen, Filtern und Sortieren
- F3: Das „Suchen-Feld“ schaltet sich um
- UMSCHALT + F3: Der Filterbereich öffnet oder schließt sich
- Alt + F3: Ein Filter der Spalte wird übernommen und im aktuellen Feld angewendet
- UMSCHALT + Alt + F3: Der Filterbereich öffnet sich und ein Filter kann für das aktuelle Feld übernommen werden
- STRG + UMSCHALT + Alt + F3: Du kannst die angewendeten Filter zurücksetzen.
Schnelleingabe in Belegen
- Eingabe: Der Wert im aktuellen Feld wird bestätigt und in das nächste Feld gesprungen
- UMSCHALT + Eingabe: Der Wert im aktuellen Feld wird bestätigt und in das vorherige Feld gesprungen
- F9: Beleg buchen
Berichtvorschau
- Nach-unten-Taste: Es wird ein Bildlauf zum Ende der Seite durchgeführt
- Nach-oben-Taste: Es wird ein Bildlauf zum Anfang der Seite durchgeführt
- STRG + 0: Die gesamte Seite wird angepasst
- STRG + Pos1: Es kann auf die erste Seite gewechselt werden
- STRG + Ende: Es kann auf die letzte Seite gewechselt werden
- Nach-links-Taste: Es wird ein Bildlauf nach links durchgeführt
- Nach-rechts-Taste: Es wird ein Bildlauf nach rechts durchgeführt
- Seite nach unten: Wechsel zur nächsten Seite
- Seite nach oben: Wechsel zur vorherigen Seite
Unser Angebot für Ihre Arbeit mit Business Central Shortcuts
Die hier aufgeführten Tastenkombinationen mögen zunächst unübersichtlich wirken, aber einmal angewendet und auswendig gelernt, sparen Business Central Shortcuts Zeit, die besser für andere Arbeitsaufgaben verwendet werden kann. Hier gilt: Übung macht den Meister oder die Meisterin!
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NAV-Upgrade: Warum sich der Umstieg auf Business Central lohnt
Moderne ERP-Lösungen bieten zahlreiche Vorteile wie eine erweiterte Funktionalität, Automatisierbarkeit und individuelle Konfigurierbarkeit. Durch eine effizientere Datenverarbeitung sowie eine bessere Datenqualität tragen ERP-Systeme wie Microsoft Dynamics 365 Business Central zu einer hohen Wettbewerbsfähigkeit im digitalen Wandel bei. Gerade für Unternehmen, die bereits vom Vorgänger, Microsoft Dynamics NAV, profitiert haben, stellt Business Central eine interessante und attraktive Lösung dar. Viele Unternehmen möchten den Schritt wagen, dennoch ist die Herangehensweise an das NAV-Upgrade häufig mit Unsicherheiten verbunden. Dabei gibt es, je nach Unternehmen, mehr oder weniger vorteilhafte Wege, das Upgrade umzusetzen.
Alle Wege führen zum erfolgreichen NAV-Upgrade?
Unsere Expert:innen sind sich sicher: Hinsichtlich des NAV-Upgrades führen nicht alle Wege zum Erfolg. Drei Herangehensweisen rücken hierbei in den Fokus, denn sie beinhalten Vor- und Nachteile, die von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich schwer gewichtet werden können. Je nach individueller Ausgangslage hinsichtlich der im System enthaltenen Daten, Eigenentwicklungen, Prozesse und Arbeitsweisen sollten Unternehmen ein vollständiges NAV-Upgrade, ein Re-Engineering oder eine hybride Herangehensweise wählen.
Das klassische NAV-Upgrade: Die 1:1-Übertragung des Systems
Die ERP-Modernisierung kann über ein klassisches, vollständiges NAV-Upgrade zu Business Central erfolgen. Hierbei bleiben alle historische Stamm- und Bewegungsdaten des Systems erhalten. Das bedeutet, dass eine Datenmigration nicht notwendig ist und somit auch kein Mehraufwand seitens des Unternehmens besteht. Dasselbe gilt für alle individuellen Anpassungen und Entwicklungen, welche den Mitarbeitenden in gewohnter Weise nach dem NAV-Upgrade in Business Central zur Verfügung stehen.
Diese Strategie führt jedoch dazu, dass während des NAV-Upgrades Altlasten im System übertragen werden. Zudem findet auch keine Betrachtung der Prozesse statt, die zu Optimierungen und der Schließung von Prozesslücken durch das moderne ERP-System führt. Dadurch wird auch nicht geprüft, ob alle Arbeitsweisen noch aktuell sind, wodurch Sunk Costs entstehen können. Unter Sunk Costs sind Kosten zu verstehen, die fehlerhaft in die Übertragung von nicht mehr genutzten Anpassungen investiert wurden. Zudem muss der Kunde je nach Menge der Anpassungen mit längeren Durchlaufzeiten rechnen. Ein klassisches NAV-Upgrade zu Business Central lohnt sich demnach nur für Unternehmen mit einem gut gepflegten Datensatz und die hinsichtlich ihrer Prozesse kein Optimierungspotenzial durch ein modernes ERP-System sehen.
Das Re-Engineering: Ein frischer Start mit neuem Potenzial
Eine alternative Herangehensweise an die Modernisierung des ERP-Systems ist das Re-Engineering in Business Central Online. Entwickler und Entwicklerinnen konstruieren das System in Business Central von Grund auf, wodurch sie Prozesse End-to-End betrachten und optimieren können. Möchte das Unternehmen Arbeitsweisen verändern? Welche Änderungen haben sich in den letzten Jahren ergeben? Gibt es Prozesslücken, die bei der Abbildung des Prozesses auftauchen und geschlossen werden müssen? All dies lässt sich innerhalb eines Re-Engineering-Projektes feststellen und optimieren. Die empfohlene Bereinigung von Stammdaten führt zudem zu einer höheren Datenqualität. Unternehmen profitieren durch das Re-Engineering somit zentral von den Vorteilen moderner ERP-Systeme und verhelfen somit ihrem Unternehmen zu mehr Effektivität. Der einzige Nachteil des Re-Engineerings besteht in den historischen Bewegungsdaten, die Expert:innen nicht in das neue System migrieren.
Die Verschmelzung des NAV-Upgrades und des Re-Engineerings
Der hybride Weg, der die goldene Mitte zwischen einem klassischen NAV-Upgrade und einem Re-Engineering bildet, ist die dritte, erfolgsversprechende Methode zur ERP-Modernisierung. Das System besteht letztendlich aus einer in Business Central aufgesetzten Cloud-Instanz, an die die aktuelle NAV-Installation andockt. Dadurch findet auch bei der hybriden Herangehensweise eine End-to-End-Betrachtung und -Optimierung der Prozesse sowie die Schließung von Prozesslücken und eine Bereinigung der Stammdaten statt. Die Standardisierung des NAV-Upgrades führt zu einer höheren Kosteneffizienz. Eine manuelle Datenmigration ist nicht notwendig und das Unternehmen ist für zukünftige Changes ideal gewappnet. Nur bei gravierenden Altlasten ist es nicht möglich, sie zu eliminieren.
Der perfekte Weg zum NAV-Upgrade: Eine individuelle Entscheidung
Schlussendlich bietet affinis einen kostenlosen NAV-Upgrade-Kompass an, der als Check und erste Einschätzung unseres Expertenteams dient. Mithilfe dieses Tests kristallisiert sich auch die unternehmensspezifisch passende Herangehensweise an das NAV-Upgrade heraus. Übergreifend lässt sich festhalten: Das Re-Engineering ist vor allem für Unternehmen interessant, die nicht nur ihr ERP-System, sondern auch ihre Prozesse weiterentwickeln möchten. Die am weitesten verbreitete Methode ist das klassische NAV-Upgrade, das allein dem digitalen Wandel jedoch nicht immer langfristig standhalten kann. Das hybride NAV-Upgrade eignet sich hingegen fast immer, da es bei richtiger Durchführung häufig den effizientesten, aber auch längsten Weg darstellt. Um die Durchführungszeit zu verkürzen und die Gesamtkosten zu reduzieren, können Unternehmen bereits vorab eine Datenbereinigung vornehmen. Zudem lohnt es sich, den Change-Prozess in der Organisation anzukündigen, egal welche Herangehensweise verfolgt wird.
Mit Microsoft Mehrwerte generieren
Als zusätzlicher Mehrwert ermöglicht es Business Central, unterschiedliche Tools an das System anzudocken. Neben dem Dataverse, Power Automate und Dynamics 365 Sales ist auch der AI Builder denkbar, der Dokumente ausliest, sie verarbeitet und Wahrscheinlichkeiten berechnet. Die Power Platform inklusive der Power Apps versprechen mehr Individualität dank Low-Code-Entwicklungen. Power BI hilft Mitarbeitenden bei der Datenauswertung und -visualisierung und verknüpft diese Tabellen miteinander. Unsere Experten und Expertinnen bei affinis unterstützen Ihr Unternehmen gerne bei der Entscheidung für ein NAV-Upgrade und bei allen folgenden Add-Ons, die Ihr Microsoft-System bereichern.
Microsoft KI Use Cases: Dynamics 365 für intelligente Geschäftsprozesse
Das ERP-System bildet häufig das führende Softwaresystem in einem Unternehmen. Mit diesem werden die zentralen Geschäftsprozesse gesteuert, optimiert, bestenfalls automatisiert und dokumentiert, um die höchstmögliche Transparenz für alle Beteiligten zu schaffen und Entscheidungen zu beschleunigen.
Die Zeiten, in denen nur Konzerne solche ERP-Systeme im Einsatz hatten, sind längst vorbei – auch für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) gibt es heutzutage eine Vielzahl an ERP-Lösungen. Eines der größten Technologieunternehmen – Microsoft – bietet mit Dynamics 365 Business Central ebenfalls eine Lösung für KMU an, um die Betriebsabläufe zu vernetzen und somit Prozesse zu beschleunigen und zu verbessern. Um die Qualität der Prozesse darüber hinaus zu steigern und dabei Zeit einzusparen, setzt Microsoft in ihrer ERP-Lösung Business Central bereits jetzt auf Künstliche Intelligenz. Durch die Microsoft KI erhält somit auch der Mittelstand verschiedenste Lösungen und Möglichkeiten, seine Prozesse und Entscheidungen schon heute intelligent zu gestalten. Einige Microsoft KI-Anwendungen in Business Central sowie einen Use Case zur Umsetzung in der täglichen Praxis, haben wir in unserem Blogartikel zusammengefasst.
Mit Microsoft KI und Business Central Zahlungsverzüge antizipieren
Die Verwaltung von Forderungen und die damit einhergehende Liquidität ist für viele mittelständische Unternehmen von zentraler Bedeutung. Business Central bietet mit der Erweiterung Late Payment Prediction eine intelligente Lösung an, um ausstehende Forderungen zu reduzieren und die Liquidität zu erhöhen. Die Erweiterung klassifiziert Kunden in verschiedene Kategorien und gibt Vorschläge zum weiteren Umgang mit den definierten Kundengruppen. Hierfür werden Verkaufsbelege des Kunden analysiert und Daten über verschiedene Belege hinweg gesammelt. So kann Business Central durch Künstliche Intelligenz vorhersagen, ob der Kunde rechtzeitig zahlt und lernt durch die wiederkehrenden Erkenntnisse. Dementsprechend können im eigenen Unternehmen Zahlungsbedingungen individuell angepasst oder Zahlungsziele verkürzt werden, wenn beispielsweise vorherzusehen ist, dass Zahlungen zu spät erfolgen würden.
Einfachere und automatisierte Erstellung von Produktdatensätzen
Business Central bietet die Möglichkeit, durch das Hochladen eines Bildes einen kompletten KI-generierten Datensatz inklusive passender Kategorien und Attribute automatisiert für diesen Artikel zu erstellen. Hierfür wird durch die Künstliche Intelligenz das Artikelbild analysiert, Vorschläge bezüglich der Kategorien ermittelt und dem Artikel Standardattribute zugewiesen. Dies verringert nicht nur die manuelle Dateneingabe bei hunderten von Onlineshop-Produkten, sondern reduziert automatisch die Fehleranfälligkeit und erspart den Mitarbeitenden tägliche Routinearbeit.
Erstellung von KI-generierten Marketingtexten
Eine Funktion, die bereits in englischer Sprache zur Verfügung steht, ist die Erstellung von KI-generierten Produktbeschreibungen. Sind bereits Attribute und Kategorien für ein Produkt ausgewählt, erkennt die Microsoft KI diese und schreibt dank der Schnittstellen-Technologien von Azure Open AI und ChatGPT automatisch hierfür einen passenden und marketingkonformen Text. Der Microsoft Copilot bietet hierfür zusätzlich die Möglichkeit, die Ansprache des Textes – wie Formate, Tonfall und Qualität – individuell an die eigenen Bedürfnisse anzupassen. Auch wenn diese Funktion im deutschen Raum noch nicht vorhanden ist, zeigt es die Möglichkeiten eines KI-gestützten ERP-Systems auf und verspricht viel für die Zukunft des Business Central in Deutschland.
Verbesserung von Prognosen im Bestand dank Microsoft KI
Den Bestand richtig zu pflegen und die Lagerverwaltung zu kontrollieren, stellt viele Unternehmen immer noch vor eine große manuelle Aufgabe und zeitkritische Handlungsmaßnahmen. Die Business Central-Erweiterung Verkaufs- und Bestandsprognosen analysiert vergangene Daten und gibt früh Hinweise auf durchzuführende Nachbestellungen oder einen Mangel an Lagerkapazitäten, um frühzeitig künftige Lagerprobleme zu vermeiden.
Der AI-Builder von Microsoft – eigene intelligente Lösungen erstellen
Um professionelle End-2-End-Lösungen zu entwickeln, kann Microsoft Dynamics 365 Business Central mit der Microsoft Power Platform kombiniert und vernetzt werden. Auch in der Power Platform bietet Microsoft bereits einige integrierte KI-Funktionen an – so auch den Microsoft AI-Builder, der darauf ausgelegt ist, die eigenen Geschäftsprozesse zu optimieren. Der Vorteil der Power Platform – inklusive ihrer Funktionen Power Apps und Power Automate sowie dem AI-Builder – ist, dass der User keine Erfahrung in der Programmierung benötigt. Zum einen kann der User im AI-Builder auf vorgefertigte KI-Modelle zugreifen, die für viele allgemeine Prozesse bereits vorhanden sind. Zum anderen besteht aber auch die Möglichkeit, Modelle zu erstellen, die auf die eigenen Bedürfnisse angepasst sind. Nachdem die Künstliche Intelligenz trainiert wurde, können hiermit simple KI-Lösungen erstellt werden. Beispielsweise kann so über Power Apps eine einfache Anwendung entwickelt werden, die innerhalb von Business Central anzeigt, welche Lieferanten aktuell nicht mehr lieferfähig sind. Mit Power Automate könnte durch den AI-Builder ein Workflow in Business Central erstellt werden, der die Rechnungsfreigabe im gesamten Unternehmen steuert.
Ein Beispiel aus der Praxis: Der intelligente Buchungsprozess
Während eines kürzlich durchgeführten Projektes hat die affinis Gruppe mithilfe von Microsoft Business Central und weiterführenden KI-Funktionen einen intelligenten Buchungsprozess für einen ihrer Bestandskunden erstellt. Ziel des Projektes war es, die bislang durch ein externes Steuerbüro geführte Buchhaltung in die eigene Systemlandschaft zu integrieren, um eine effiziente Digitalisierung und Automatisierung geschäftskritischer Buchungsprozesse zu ermöglichen. Um dieses Ziel zu erreichen, wurde Microsoft Dynamics 365 Business Central als ERP-Lösung eingeführt und an die individuellen Buchhaltungsprozesse des Kunden angepasst. Zudem wurden durch die Kombination mit Power Automate, Power Apps und einer Drittsoftware intelligente Schnittstellen zur automatisierten Rechnungserkennung inklusive eines dazugehörigen Freigabe-Workflows geschaffen.
Alle Rechnungen kann der Kunde nun in Business Central über die Künstliche Intelligenz auslesen lassen, die anschließend mittels Power Apps einen automatisierten Freigabe-Workflow mit dediziertem Rollen- und Berechtigungskonzept einleitet. Dieser löst nach erfolgreicher Freigabe wiederum den Zahlungslauf automatisiert in Business Central aus.
Diese wenigen Beispiele zeigen bereits das große Potenzial der Einbindung der Microsoft KI in Business Central und sind erst der Beginn von vielen zukünftigen Funktionen, die Unternehmen bei der Optimierung ihrer Geschäftsprozesse unterstützen können. Wenn Sie erfahren möchten, wie Business Central und bereits heute existierende Microsoft KI-Funktionen auch Ihr Unternehmen voranbringen können, freuen wir uns auf ein Gespräch mit Ihnen.
