Warum kompliziert, wenn es auch IMMO Central geht? Effiziente Immobilienverwaltung mit Microsoft Dynamics 365
Sie wollen Ihr Immobilienportfolio effizient mit einem cloudbasierten ERP-System verwalten? Sie möchten dabei eine nahtlose Integration zu Ihrer Microsoft-Umgebung sicherstellen? Die am Markt herrschenden Lösungen sind Ihnen zu starr und zu kostenintensiv? Dann sollten Sie IMMO Central kennenlernen.
Unsere App IMMO Central ist speziell für die Verwaltung von Immobilien und Mietobjekten in Microsoft Dynamics 365 Business Central entwickelt worden und unterstützt Unternehmen bei der täglichen Abwicklung ihrer Prozesse. Von der übersichtlichen Darstellung der eigenen Objektstruktur über die Anlage und Verwaltung von Mietverträgen und die automatisierte Miet-, Nebenkosten- und Betriebskostenabrechnung bis hin zu optionalen KI-Funktionen bietet IMMO Central eine smarte Lösung für das Property- und Mietmanagement.
In unserem Webinar am 17. Juni 2025 stellt Ihnen unsere Expertin Nike Plöger die grundlegenden Funktionen von IMMO Central vor und zeigt auf, wie auch Sie von digitalisierten Prozessen, einer zentralisierten Datenpflege und automatisierten Workflows profitieren können.
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Wahrung der Betreiberverantwortung im Facility Management mit Microsoft Dynamics 365
Die Liste an Pflichten, Gesetzen und Regeln, die Betreiber von Gebäuden erfüllen müssen, ist lang – die enthaltenden Regularien dürfen jedoch nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Pflichtverletzungen können Unfälle begünstigen und empfindliche Rechtsfolgen nach sich ziehen. Damit die Betreiberverantwortung im Facility Management gewährleistet werden kann, können verantwortlichen Personen einige Maßnahmen umsetzen, um bei der komplexen Rechtslage nicht den Überblick zu verlieren. Abhilfe dabei schaffen vor allem digitale Lösungen wie CAFM-Systeme.
Über CAFM-Systeme lassen sich Maßnahmen zur Einhaltung der Regularien abwickeln. Durch ihren Einsatz müssen Betreiber die Erfüllung ihrer Verantwortung nicht länger als lästige Pflicht betrachten. Vielmehr eröffnet sich mit der Nutzung digitaler Lösungen die Möglichkeit, durch Automatisierung, z.B. in der Wartung- und Instandhaltung, nicht nur die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, sondern auch gesamte Prozesse und Arbeitsabläufe deutlich effizienter zu gestalten.
Grundsatzfrage: Wer ist der Betreiber einer Immobilie oder wer trägt eigentlich die Betreiberverantwortung?
Oft ist nicht einmal genau klar, was konkret unter dem Betreiber einer Immobilie zu verstehen ist. Dabei ist die Klärung, wer Betreiber ist, ein entscheidendes Kriterium für die zivil-, ordnungs- und strafrechtliche Haftung bei pflichtwidrigem Verhalten.
Betreiber einer Immobilie können Besitzer, Nutzer, Verwalter oder Eigentümer sein, dies ist vom Gesetzgeber nicht klar definiert. Sowohl die Bezeichnungen „Inhaber“ als auch „Leitungs- und Vertriebsverantwortliche“ werden in Gesetzestexten synonym verwendet.
Grundsätzlich lässt sich festhalten: Die Betreiberverantwortung im Facility Management liegt bei der natürlichen oder juristischen Person, die maßgebliche wirtschaftliche Verfügungsgewalt hinsichtlich des technischen Betriebs von Gebäuden und Immobilien hat. In den meisten Fällen ist dies der Inhaber oder Eigentümer. Die maßgebliche wirtschaftliche Verfügungsgewalt kann jedoch auch beim Besitzer, Nutzer, Mieter, Pächter oder Verwalter liegen.
Über 2000 Betreibervorschriften für das Facility Management
Bei der Wahrung der Betreiberverantwortung von Gebäuden gilt es mehr als 2000 für das Facility Management relevante Rechtsvorschriften, Normen und Richtlinien zu berücksichtigen. Ca. ein Fünftel bis ein Viertel dieser Vorschriften werden jährlich aktualisiert. Es ist die Pflicht des Betreibers, sich damit auseinander zu setzen, die vorhanden sowie die geänderten Regelungen zu interpretieren und anzuwenden. Doch während die Komplexität der Gesetze und Regeln steigt, können Immobilienbetreiber dem in der Praxis immer weniger folgen. Für die meisten Organisationen ist die Umsetzung der Betreiberpflichten eine große Herausforderung, da sie nicht über die finanziellen Mittel verfügen, die notwendigen Mitarbeitenden ein- und abzustellen. Erfüllen Betreiber ihre Pflichten jedoch nicht, setzen sie sich einem rechtlichen Risiko aus. Was tun?
Betreiberverantwortung in der Instandhaltung
Ein wesentlicher Baustein der Betreiberpflicht ist die ordnungsgemäße Instandhaltung von Objekten. Dies betrifft beispielsweise die Wartung und Inspektion von Brandschutzanlagen, Maschinen, Belüftungen oder Aufzügen. Die Rechtsgrundlage sieht für all diese technischen Anlagen verschiedene Prüfzyklen vor, die der Betreiber einhalten und dokumentieren muss. Schon bei einzelnen Gebäuden kommen so unzählige Wartungsaufträge im Jahr zusammen. Damit diese zuverlässig und zum richtigen Zeitpunkt abgewickelt werden, sollten Gebäudebetreiber auf digitale Lösungen zurückgreifen. Das richtige System ist heutzutage in der Lage, Wartungsaufträge automatisiert anhand von umfangreichen Regelwerken zu erstellen.
Automatische Auftragsgenerierung am Beispiel eines Microsoft Dynamics 365-Systems
Ein solches System zur Wahrung der Betreiberverantwortung ganz beispielsweise, wie von uns, auf Microsoft Dynamics 365 basieren. Unser System bietet die Möglichkeit, Liegenschaften und Gebäude zu erfassen sowie technische Anlagen nach DIN 276 strukturiert einzuspielen. Nutzer können in der Lösung auswählen, welche Gesetze und Normen für welche Anlagen anzuwenden sind und welches Leistungsverzeichnis am jeweiligen Standort abzubilden ist. Nach Eingabe der Informationen werden automatisch Arbeitsaufträge und dazugehörige Serviceaufgaben erstellt. Der Prozess zur Planung der Regelleistung erfolgt somit automatisch unter Berücksichtigung von bis zu 2.000 Regelwerken.
Kooperation mit dem Regelwerks-Informationssystem REG-IS
Die im System hinterlegten Regelwerke basieren auf REG-IS, dem Online-Informationssystem für relevante Regelwerke im Facility Management von Rödl & Partner. Das System verzeichnet über 2.000 Regelwerke und ermöglicht die Auswertung der darin enthaltenen Inhalte. Es stellt Rechts- und Normtexte vereinfacht und strukturiert dar und definiert die Pflichten anhand kurzer und prägnanter Tätigkeiten. Betreiber von Immobilien haben dadurch einen umfassenden Überblick über die für sie geltenden Pflichten und ihre Verantwortung.
Wahrung der Betreiberverantwortung durch Automatisierung der Instandhaltung
Die im Dynamics 365-System generierten Arbeitsaufträge und die dazugehörigen Tätigkeitsbeschreibungen sind die Operationalisierung zur Wahrung der Betreiberverantwortung. Arbeitsaufträge zu planbaren Leistungen wie Instandsetzung, Inspektion oder Begehung erstellt das System automatisch auf Basis von REG-IS. Es werden dabei die benötigten Qualifikationen, die fachliche Kompetenz der Mitarbeitenden sowie die Verfügbarkeit berücksichtigt und daraus ein Dispositionsvorschlag generiert. Die Feindisposition kann von Mitarbeitenden via Drag & Drop auf einer Plantafel durchgeführt werden.
Die Mitarbeitenden im Service erhalten auf ihrem mobilen Endgerät die Arbeitsbeschreibung und weitere Informationen zum Standort oder dem technischen Equipment angezeigt. Je nach Arbeitsauftrag erfolgt die Protokollierung anhand von Checklisten oder Statusmeldungen. Nach der Datenspeicherung werden diese Informationen abgelegt. Sie dienen als Nachweis für den jeweiligen Betreiber, dass er seiner Pflicht nachgekommen ist. Die gesamte Instandhaltung ist damit sauber dokumentiert.
Fazit: Betreiberverantwortung als Chance
Das Beispiel des auf Microsoft Dynamics 365 basierenden Systems zeigt, wie Betreiber von Gebäuden und Immobilien den komplexen Pflichten der Betreiberverantwortung nachkommen können. Doch nicht nur das: Immobilienbetreiber sollten ihre Betreiberverantwortung nicht als lästige Pflicht, sondern als Chance verstehen, um Arbeitsabläufe und Gebäudeprozesse grundsätzlich zu optimieren und zu digitalisieren. Die automatisierte Generierung von Wartungsaufträgen schafft zusätzliche Mehrwerte. So lässt sich beispielsweise die gesamte Instandhaltung effizienter abwickeln und planen, Ressourcen und Zeit können dadurch eingespart werden.
Ein automatisch generierter Wartungsplan unter Einhaltung der gesetzlichen Pflichten ist für Sie relevant? Wir freuen uns auf den Dialog mit Ihnen.
Nachhaltigkeit in der Immobilienwirtschaft dank Digitalisierung?
Das Thema Nachhaltigkeit ist seit einigen Jahren präsenter, denn je und auch zu einem zentralen Thema in der Immobilienwirtschaft geworden. Denn nicht nur die Gesellschaft richtet sich immer mehr nach Nachhaltigkeitskriterien und verlangt nach einem nachhaltigen, verantwortungsbewussten, unternehmerischen Handeln. Auch die regulatorischen Anforderungen der EU stellen die Branche vor große Herausforderungen. Digitale Lösungen wie z.B. Microsoft Dynamics 365 können dabei unterstützen, die vorgegebenen Nachhaltigkeitskriterien effizienter zu erfüllen – so auch bei einer automatisierten Nachhaltigkeitsberichterstattung.
Der EU-Klimaschutzplan 2050
Die EU hat zugesagt, dass sie bis 2050 Klimaneutralität erreichen, und bis 2030 mindestens 55 Prozent der Treibhausgase im Vergleich zu 1990 einsparen will. Klimaneutralität besteht letztendlich darin, dass ein Gleichgewicht zwischen Treibhaus-Emissionen und dessen Aufnahme aus der Atmosphäre besteht. Um für das ausgesprochene Ziel den Rahmen zu setzen, wurde im Jahr 2020 die in der EU-Taxonomie eingeführt. Die Verordnung schafft ein einheitliches Klassifizierungssystem für nachhaltige Wirtschaftstätigkeiten in der gesamten EU. Sie beinhaltet, dass eine Wirtschaftstätigkeit als ökologisch nachhaltig gilt, wenn sie einen wesentlichen Beitrag zur Verwirklichung eines oder mehrere Umweltziele leistet, die anderen Ziele dabei nicht erheblich beeinträchtigt, Mindeststandards erfüllt und den festgelegten technischen Bewertungskriterien entspricht.
Bei Betrachtung des Lebenszyklus einer Immobilie wird deutlich, dass insbesondere vier Phasen einer bezüglich der Nachhaltigkeit in der Immobilienwirtschaft in den Fokus rücken:
- Errichtungsphase
- Beschaffungsphase
- Betriebs- und Nutzungsphase
- Umbau & Sanierungsphase
Für die Errichtungs-, Umbau- und Sanierungsphase sind innerhalb der EU-Taxonomie bereits teilweise technische Bewertungskriterien definiert, die angeben, wann eine Immobile als nachhaltig bzw. taxonomiekonform gilt. Um nur ein Beispiel zu nennen: Neubauten werden als taxonomiekonform bewertet, wenn das nationale NZEB-Niveau (Nearly Zero Energy Building) auf Primärenergieebene um zehn Prozent unterschritten wird.
Nachhaltige Investments: Auswirkungen der Nachhaltigkeitsberichterstattung auf die Immobilienwirtschaft
Mit der Einführung eines EU-Klassifikationssystems für nachhaltige Tätigkeiten wird das Ziel einer Neuausrichtung der Kapitalflüsse hin zu einer nachhaltigen Wirtschaft gefördert. Somit werden auch Immobilien als Anlageklassen anhand nachhaltiger Kriterien bewertet. Durch die Nichteinhaltung der neuen Standards können Wettbewerbsnachteile entstehen – denn Immobilien, die nachhaltig sind, sind gleichzeitig auch wertstabil. Ein deutlicher Trend ist bereits erkennbar, da auf dem Finanzmarkt immer mehr Anbieter nachhaltige Assetfonds anbieten und die Nachfrage entsprechend steigt. Ein nachhaltiges Portfolio hat für Investoren den Vorteil, dass sie dies bei der eigenen Nachhaltigkeitsberichterstattung entsprechend angeben und bewerben können. Insbesondere die Nachhaltigkeitsrisiken müssen in der Berichtserstattung aufgezeigt und mit Gegenmaßnahmen beschrieben werden. Die Bedeutung für den Finanzmarkt wird anhand des EU-Aktionsplans „3 Ziele – 10 Maßnahmen“ deutlich:
Die Nachhaltigkeitsberichterstattung – CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) ist am 5. Januar 2023 in Kraft getreten und verpflichtet stufenweise immer mehr Unternehmen – so auch große Unternehmen aus der Immobilienwirtschaft – über Ihre Nachhaltigkeits-Themen Bericht zu erstatten. Ab 2025 wird die Richtlinie auch auf kleinere Unternehmen ausgeweitet. Die Folge? Viele Immobilienunternehmen werden von den umfassenden Offenlegungsrichtlinien betroffen sein und ihre Nachhaltigkeitskriterien dokumentieren müssen. Die EU-Nachhaltigkeitsberichterstattung unterteilt sich dabei in drei ESG-Kategorien – Environment, Social und Governance – und fasst somit alle Kriterien zusammen, die eine Anlage erfüllen muss, um als nachhaltig zu gelten:
Automatisierte Nachhaltigkeitsberichtserstattung dank moderner digitaler Lösungen
Die Real Estate und Facility Management-Verantwortlichen in Unternehmen stellt das Thema EU-Nachhaltigkeitsberichterstattung vor eine große Herausforderung. Zu einem muss identifiziert werden, welche KPIs berichtet werden sollen und zum anderen müssen die notwendigen Zahlen kontinuierlich erhoben werden.
Dabei kann ein intelligentes CAFM-System unterstützen. Mit unseren Kunden und Partnern entwickeln wir gemeinsam ein Modul auf Basis von Microsoft Dynamics 365, welches bei der Datenerhebung sowie Datentransformation unterstützt und entsprechende Berichte und Dashboards ausgibt. Der Clou dabei ist, dass ein Großteil der Daten während der täglichen Routine-Arbeit erhoben wird.
Beispielsweise ermöglicht es die Lösung, Daten für ökologische Qualität (Energie-, Wasser-, Entsorgungs- und Havariemanagement) zu erfassen. Zählerstände können direkt an das System angebunden werden und sind in Echtzeit auswertbar. Außerdem unterstützt die Dynamics 365-Lösung Unternehmen bei Nachhaltigkeitszertifizierungen. Nachunternehmer, welche Facility Services erbringen, können über ein Smart Portal ihren CO2-Fußabdruck für Facility Services eintragen. Der Prozess orientiert sich dabei an Richtlinien der GEFMA (160ff) zum Thema Nachhaltigkeit in der Immobilienwirtschaft. SustainFM und ist Grundlage zur Zertifizierung der Nachhaltigkeitsqualität aller Facility Services zum Betreiben eines Objekts. Technisch gesehen ist das Modul ein Add-On, welches zu einer vorhandenen Microsoft Dynamics 365 CE Instanz hinzugefügt werden kann.
Eine automatisierte EU-Nachhaltigkeitsberichterstattung für die Immobilienwirtschaft steht auch bei Ihnen ganz oben auf der Prioritäten-Liste? Wir freuen uns auf den Dialog mit Ihnen rund um die Potenziale der Digitalisierung im Bereich ESG. Nehmen Sie gerne jederzeit Kontakt zu uns auf!