Budgetplanung im agilen Projektmanagement: „Wie hoch werden die Kosten sein?“

Was passiert, wenn die Kosten im Projekt viel höher werden als ursprünglich grob eingeschätzt? Im klassischen Projektmanagement können die Kosten auch leicht explodieren und dadurch den Projekterfolg bzw. den Nutzen in Frage stellen. Es gibt dafür viele Beispiele – der City-Tunnel Leipzig, die Elbphilharmonie in Hamburg oder das Stadtschloss in Berlin. Im agilen Projektmanagement ist diese Situation und somit die Budgetplanung von Beginn an vorhersehbar und durch die agile Vorgehensweise auch steuerbar.

Die Budgetplanung in agilen Projekten

Der Auftraggeber möchte so früh wie möglich das Budget planen und wissen, was das Projektendprodukt letztlich kostet. Es ist interessant, wie die Softwareentwickler und Berater darauf reagieren und sich und die Projektmanagement-Methoden daran anpassen.

Viele Dienstleister halten sich an das agile Vorgehen: Zuerst nur eine grobe Einschätzung, danach erfolgt im Laufe des Projektes eine Präzisierung. Andere Dienstleister bieten ein Festbudget im agilen Rahmen an.  Die Argumentation ist hier, dass der Anbieter in der Softwareentwicklung so erfahren ist, dass man auch beim agilen Vorgehen das Budget schon vor Beginn der Entwicklung fixieren kann.

Wenn von Anfang an das Lieferprodukt und alle Arbeitsschritte transparent sind, ist es nicht notwendig agil zu arbeiten. Es ist dann besser die klassische Projektplanung zu verwenden, d.h. das ganze Projekt durchplanen und einen Fix-Preis präsentieren.

Viele Unternehmen veröffentlichen Beiträge zum Thema „Agiles Budget“. Die Beiträge wirken so, als ob man den Kunden beruhigen wollte: „Sie werden einen „guten Preis“ zahlen…“ Hier scheint also der Schmerzpunkt zu sein! Aber, wenn die ursprüngliche Schätzung daneben liegt und das Budget irgendwann explodiert, ist der Auftraggeber nicht besonders glücklich.

In einem agilen Projekt ist der Leistungsumfang per Definition variabel und dementsprechend kann das Budget nicht verbindlich zum Start des Projektes kalkuliert werden. Deshalb ist am Anfang eines Projektes nur eine grobe Abschätzung oder auch ein Kostendeckel möglich. In späteren Iterationen, wenn das zu entwickelnde Produkt transparent wird, wird auch das Budget durchkalkulierbar.

Wie wir sehen können, hat die Budgetplanung im agilen Umfeld sehr viel mit Erwartungsmanagement des Kunden und Erkenntnisgewinn im Entwicklungsprozess zu tun.

Methoden zur agilen Budgetplanung

Am Anfang des Projektes gilt es nicht nur die User Stories aufzunehmen, sondern diese auch zum Beispiel in der Form einer Mindmap dem Auftraggeber zu präsentieren. So wird ihm die Komplexität des Vorhabens bewusst und er wird mehr Verständnis bezüglich Änderungen in Umfang und Budget entwickeln.

Eine weitere Idee ist, dem Kunden die Möglichkeit zu geben, die Produktentwicklung zu beobachten. Man kann dazu z.B. ein Kanban Board verwenden. Der Auftraggeber sieht dann, welche Features nach der ursprünglichen Anforderungsaufnahme zusätzlich aufgenommen und umgesetzt wurden. So wird dem Kunden bewusst wie der Projektumfang wächst und damit ggf. auch die Kosten.

Es kann sein, dass der Auftraggeber sich nicht aktiv in das Projekt einbringen möchte. Das ist aber nur in klassischen Wasserfallmodell-Projekten, möglich.  In einem agilen Projekt wird durch das iterative Vorgehen sichergestellt, dass alle Stakeholder stets transparent den Entwicklungsfortschritt nachvollziehen können (z.B. am Taskboard oder im Rahmen der Sprint Reviews). Dadurch gewinnt der Auftraggeber eine Möglichkeit das Budget mitzusteuern und hat keine Enttäuschungen.

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