EFFIZIENTE SOFTWARE FÜR FM-DIENSTLEISTER

Der nächste Schritt des digitalen Facility Managements: Logo smartfair

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smartfacilities by smartwork von affinis

Von manueller und komplexer Einzelverwaltung…

Als Anbieter für Facility Services haben Sie eine Vielzahl von Aufgaben und Prozessen, die zur effektiven Instandhaltung und Verwaltung der von Ihnen betreuten Gebäude, Anlagen und Einrichtungen erfüllt werden müssen. Noch heute fällt dabei viel Zeit für kleinteilige Verwaltungstätigkeiten an, um sowohl die eigenen Mitarbeitenden als auch alle externen Dienstleister zu koordinieren – Zeit, die Sie lieber in die Wünsche und Bedürfnisse Ihrer Kunden investieren würden. Schuld daran sind die auch heute noch häufigen manuellen Prozesse zur Auftragsabwicklung.

... zu einer digitalen Lösung für alle Prozesse.

smartfacilities ist Ihre Lösung für die mobile Abwicklung von Arbeitsaufträgen für alle Prozesse im Facility Management. Mit ihr können Sie jegliche Services zur Wohnungsübergabe, Instandsetzung, Mängelbeseitigung sowie Reinigungsdienstleistungen u.v.m. abwickeln – sowohl mit Ihrem internen Team als auch all Ihren externen Dienstleistern. Zur Auftragserstellung und Disposition verwenden Sie das Web-Portal von smartfacilities. Die mobile App dient dazu, eine effektive Umsetzung vor Ort im Gebäude (dank vordefinierter Checklisten) zu garantieren und Daten sowie Fotos direkt digital im System zu erfassen. So profitieren nicht nur Sie, sondern auch Ihre Kunden und deren Mieter:innen, von einem effizienten Facility Management.

„Bei unseren smartfacilities-Kunden haben wir bereits erfolgreich Prozesse zur Instandsetzung und Mängelbeseitigung, zu mobilen Reinigungsaufträgen, digitalen Vor-Abnahmen, Wohnungsabnahmen, Wohnungsübergaben und Einzügen, Schadensmeldungen sowie Objektbestandsaufnahmen digitalisiert. smartfacilities ist flexibel erweiterbar und auf die individuellen Anforderungen und Wünsche unserer Kunden anpassbar.“

Anil Altun, Sales Manager

Was kann smartfacilities?

Mit smartfacilities haben Sie die Möglichkeit, Aufgaben zu einzelnen Auftragstypen mithilfe definierter Checklisten abzuarbeiten und Fotos sowie Protokolle direkt auszufüllen und dank der Unterschriftsfunktion sogar unmittelbar an Sachbearbeiter:innen oder Kund:innen zu übermitteln.

Stellen Sie sich vor, …

… es steht die Wartung für eine Anlage in einem Ihrer zu betreuenden Gebäude an. Im Web-Portal können Sie den Auftrag inklusive aller Daten zu Auftragsklärung, Standort etc. ganz einfach erstellen und an Ihren zuständigen Außendienstmitarbeitenden oder externen Dienstleister senden, der über die mobile App benachrichtigt wird. Ihr Außendienstmitarbeitender kann die Wartung mithilfe der in der App hinterlegten Checkliste standardisiert durchführen. Eventuelle Zählerstände lassen sich einfach und bequem per Foto und integrierter Bilderkennung automatisch analysieren. Nach der Eingabe aller relevanten Daten in das dazugehörige Prüfprotokoll kann dieses – inklusive relevanter Fotos der Anlage – direkt und bei Bedarf sogar unterschrieben (Mitarbeitende und Kunden) im System freigegeben und automatisiert zurückgemeldet werden. Alle Daten, die Ihr Innendienst nun zur weiteren Auftragsbearbeitung benötigt, sind somit direkt im System hinterlegt. Für eine effektive Instandhaltung können Sie zudem einen neuen Wartungstermin inklusive Erinnerungsfunktion hinterlegen.

Mit smartfacilities können Sie all Ihre Services digitalisieren und automatisieren – von der Wartung und Instandsetzung über Reparaturen bis hin zu Aufträgen für Reinigungen oder der Außenanlagenpflege. Mittels Web-Portal und integrierter mobiler App optimieren Sie nicht nur die Kommunikation zwischen Innen- und Außendienst sowie mit externen Dienstleistern, sondern können die erhobenen Daten direkt vor Ort an alle relevanten Systeme übermitteln. Dank der Möglichkeit, individuelle Checklisten und Protokolle zu hinterlegen, ist zu jeder Zeit sichergestellt, dass alle Prozesse einwandfrei und effizient umgesetzt werden. Die Unterschriftsfunktion mit mehreren Feldern ermöglicht eine Abnahme des Auftrages – sowohl durch interne Mitarbeitende als auch externe Dienstleister und Kunden.

  • Web-Portal und mobile App (Android/iOS)
  • Erstellung und Disposition von Aufträgen
  • Für interne & externe Aufträge
  • Übergreifender Datenaustausch
  • Abbildung all Ihrer Serviceprozesse
  • Hinterlegung von Checklisten & Protokollen
  • Automatisierte Bilderkennung
  • Integrierte digitale Unterschriftfunktion
  • Anbindung an Dritt-Systeme

Stellen Sie sich vor, …

… Sie wurden für eine Wohnungsabnahme bei einem Ihrer Kunden beauftragt. Bei der Vor- und Endabnahme kann Ihr zuständiger Außendienstmitarbeitender auf alle Wohnungs- und Mieterdaten vor Ort digital zugreifen und innerhalb der App direkt Schäden und Mängel dokumentieren – inklusive aller relevanten Fotos. Um die Zählerstände abzulesen, muss Ihr Mitarbeitender nur ein Foto machen, welches anschließend direkt vom System analysiert und umgewandelt wird. Anhand der definierten Checklisten im System wird sichergestellt, dass keine Schritte zur erfolgreichen Abnahme vergessen werden. Die in der App hinterlegten Übergabe- und Abnahmeprotokolle können fachgerecht ausgefüllt, geprüft und anschließend direkt aus dem System unterschrieben an Mieter:innen und Kund:innen versandt werden.

Mit smartfacilities gehören Mieterakten aus Papier der Vergangenheit an. Dank des Zusammenspiels aus Web-Portal und mobiler App sowie der Anbindung an Ihre externen Systeme sind alle Wohnungs- und Mieterdaten von jedem Ort aus griffbereit. Durch die Möglichkeit, Checklisten und Protokolle zu hinterlegen und direkt in der App auszufüllen, wird ein effizienter und sicherer Abnahmeprozess gewährleistet.

  • Alle Wohnungs- und Mieterdaten vor Ort
  • Dokumentation von Schäden und Mängeln
  • Protokollierung von Räumen und Ausstattung
  • Automatisierte Bilderkennung
  • Versand von Dokumenten
  • Integrierte digitale Unterschriftfunktion

Stellen Sie sich vor, …

Ihr Außendienstmitarbeitender spielt Ihnen in der App nicht nur die fertige Auftragsbestätigung zurück, sondern kann auch per Knopfdruck Anfangs- und Endzeit seiner Dienstleistung festhalten. Die Zeiterfassung sehen Sie direkt im System zum dazugehörigen Auftrag. Dank der integrierten Schnittstelle zu Ihrem ERP-System und den hinterlegten Rechnungstabellen können Sie so mit nur einem Klick die finale Rechnung für Ihren Kunden erstellen.

smartfacilities kann individuell an Ihre Prozesse und Bedürfnisse angepasst werden. Eine integrierte Zeiterfassung ist nur eine von vielen Möglichkeiten. Beispielsweise verfügt unsere Lösung auch über einen integrierten QR-Code-Scanner, mit dem die Inventarisierung und Bestandsaufnahme all Ihres Equipments möglich ist. Besprechen Sie gerne mit uns, welche Ihrer Prozesse Sie zukünftig mit unserer Lösung digitalisieren und automatisieren möchten. Wir entwickeln smartfacilities gerne für Sie weiter und passen die Lösung genau an Ihre Wünsche und Anforderungen an.

  • Individuell an Ihre Prozesse anpassbar
  • Zeiterfassung auf Knopfdruck
  • QR-Code-Scanner-Funktion
  • Vielfältige Weiterentwicklungen möglich

Stellen Sie sich vor, …

Sie haben eine Software zur Abwicklung all Ihrer Serviceprozesse und manuelle Schritte werden gänzlich abgeschafft.

Mit smartfacilities ist diese Vorstellung bald Realität. Unsere Lösung ist keine Standardsoftware, auf die Sie Ihre Prozesse aufsetzen müssen – unsere Lösung passt sich Ihren individuellen Prozessen an. Dank der flexiblen Schnittstellen ist smartfacilities auch mit anderen Systemen kompatibel und schafft so die optimale Grundlage für übergreifenden Daten- und Informationsaustausch in Ihrem Unternehmen. Bislang haben wir mit unserer Lösung Prozesse für die folgenden Facility Management-Prozesse umgesetzt:

  • Wohnungsübergabe
  • Reparatur
  • Instandsetzung
  • Reklamation
  • Pflege und Reinigung
  • Havarie
  • Wartung
  • Objektbegehung
  • Schadensmeldung
  • Außenanlagenpflege
  • Anbindung individueller Unternehmensprozesse wie z.B. Zeiterfassung und Inventarisierung

Werfen Sie mit uns einen Blick in das System!

Ihre Vorteile auf einen Blick

Optimale Zusammenarbeit

Durch das Zusammenspiel von Web-Portal und mobiler App profitieren Sie von einem gebündelten Kommunikationsweg zwischen Innen- und Außendienst sowie Ihren externen Dienstleistern. Alle Beteiligten haben von jedem Ort und zu jeder Zeit alle wichtigen Daten und Dokumente griffbereit.

Digitale Verwaltung und Abwicklung von Aufträgen

Mit smartfacilities können Sie Ihre gesamten Auftragsprozesse digitalisieren und automatisieren. Die Lösung bietet an zahlreichen Stellen Einsparpotenzial und erhöht die Qualität Ihrer Dienstleistungen. Dank der integrierten mobilen App mit hinterlegten Checklisten und Protokollen können Ihre Außendienstmitarbeitenden und externen Dienstleister alle Aufträge direkt in der App sehen, erledigen und alle relevanten Daten per Knopfdruck zurückmelden.

Technologieunabhängig

Unsere API ist flexibel und lässt sich mit jedem Ihrer IT-Systeme zum übergreifenden Daten- und Informationsaustausch verbinden. So haben Sie die Möglichkeit, smartfacilities an Ihr internes ERP-System anzubinden und von einem durchgängigen Datenaustausch zu profitieren.

Flexibel anpassbar

smartfacilities ist so individuell wie Ihr Unternehmen und Ihre Prozesse. Dadurch besteht die Möglichkeit, weitere Anwendungen innerhalb der Lösung zu implementieren, die für Ihr Tagesgeschäft von Bedeutung sind. Gerne besprechen wir gemeinsam mit Ihnen alle Anforderungen und Möglichkeiten.

smartwork: Die mobile Lösung für das Auftragsmanagement von affinis

Digitale Zusammenarbeit

Unsere Lösung smartwork entstand aus der Idee, die Digitalisierung in allen Branchen voranzutreiben, in denen Aufträge nicht immer nur aus dem eigenen Büro abgewickelt werden können – beispielsweise dem Handwerk oder dem Baugewerbe.

Entwickelt als mobile, datenübergreifende Lösung für das Auftragsmanagement haben wir smartwork im Laufe der Zeit an die individuellen Prozesse einzelner Branchen angepasst und durch zielgerichtete Funktionen ergänzt. Daraus sind unsere Lösungen smartfair, smartgeo, smartfacilities und smartIVS entstanden.

Unsere Leistungen: Von der Strategie bis zum Support

Analyse & Strategie

Ohne Analyse keine Strategie und ohne Strategie keine Lösung. Mit unserer Expertise betrachten wir zuerst all Ihre Systeme und Prozesse, um smartwork optimal für Sie zu entwickeln.

Konzeption & Lösung

Standardisierte Komponenten treffen auf individuelle Möglichkeiten: Wir konzipieren smartwork so, dass es genau zu Ihren Infrastrukturen, Prozessen und Anforderungen passt.

Realisierung & Implementierung

Wir entwickeln nicht nur Konzepte, sondern Lösungen. Daher führen wir innerhalb agiler Methodik smartwork bei Ihnen im Unternehmen ein.

Integration & Schnittstellen

Damit sich smartwork optimal in Ihre Geschäftsprozesse eingliedert, schaffen wir Schnittstellen zu all Ihren Systemen und integrieren die Lösung in Ihre bestehenden Systeme.

Training & Schulung

Wir machen nicht nur, wir reden auch – damit smartfair nicht nur uns begeistert, sondern vor allem Ihre Mitarbeitenden. Dazu schulen wir durch verschiedene Formate alle smartwork-User.

Support & Optimierung

Natürlich stehen wir Ihnen auch nach der Einführung und dem Go-Live von smartwork bei Herausforderungen und Optimierungswünschen jederzeit zur Seite.

Wie können wir Ihnen helfen?

Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf und lassen Sie sich unverbindlich beraten.

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