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Der nächste Schritt der digitalen Messeplanung: smartfair, das Nachunternehmer- & Aussteller-Portal
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Von unübersichtlicher Kommunikation...

Die Kommunikation und Abwicklung mit Nachunternehmern stellt viele Messegesellschaften bei der Messeplanung sowie dem Auf- und Abbau vor große Herausforderungen. Auch heute noch sind die häufigsten Kommunikationswege Telefon, E-Mail und teilweise sogar das Fax. Die verschiedenen Mitarbeitenden müssen sowohl alle Basisdaten und wichtige Dokumente der Messeplanung als auch Bestellungen und Aufträge manuell über diese Wege jedem einzelnen Dienstleister kommunizieren. Ergeben sich Änderungen, beginnt die Kommunikations-Odyssee von vorne. Nicht selten wird aufgrund der dezentralen Kommunikation ohne übergreifenden Informations- und Datenaustausch doppelt- und dreifach kommuniziert. Dadurch können nicht nur Missverständnisse entstehen, sondern Fehler bei allen Beteiligten, die zu hohen Kosten und einer erheblichen Ressourcenverschwendung führen.

... zu einer zentralen Plattform.

Mit unserer Lösung smartfair by smartwork erhalten Sie eine zentrale Plattform, um gebündelt mit Ihren Nachunternehmern zu kommunizieren und Aufträge abzuwickeln. Die Lösung besteht sowohl aus einer Desktop-Anwendung als auch aus einer mobilen App für Tablet oder Smartphone zur Arbeit und Kommunikation direkt aus der Messehalle. Als Datengrundlage dient dabei immer das eigene ERP-System. So können alle Basisdaten und wichtige Dokumente wie Rahmenverträge zur Messe jederzeit und aktuell in smartfair automatisiert bereitgestellt, Anfragen, Aufträge und Bestellungen getätigt sowie der aktuelle Status der Auftragsabwicklung für Messe und Nachunternehmer in Echtzeit eingesehen werden.

„Bei unserem langjährigen Messekunden konnten nach Einführung von smartfair und auf Grundlage des parallel neu eingeführten Microsoft Dynamics 365-Systems die Prozesse hinsichtlich Zeit- und Ressourceneinsatz mit nur der Hälfte des vorherigen Aufwands umgesetzt werden.“

– Anil Altun, Sales Manager

Was kann smartfair?

Mit smartfair wickeln Sie die gesamte Kommunikation und Auftragsklärung mit Ihren Nachunternehmern auf einer zentralen Plattform ab. Dadurch haben alle Kolleginnen und Kollegen zu jeder Zeit im Blick, wie der aktuelle Status der Auftragslage ist. Wagen Sie mit uns den nächsten Schritt der digitalen Messeplanung und entdecken Sie die vielfältigen Funktionen und Vorteile von smartfair by smartwork.

Stellen Sie sich vor, …

… Sie haben gerade die Planung für Ihre nächste Veranstaltung auf dem Messegelände erstellt. Die Veranstaltungsbasisdaten zu Hallen- und Standpläne sowie Auf- und Abbauzeiten teilen Sie anschließend mit nur einem Klick auf einer zentralen Plattform mit all Ihren Dienstleistern, die für die Messeumsetzung herangezogen werden müssen. Sollten sich Änderungen ergeben, werden die geänderten Daten im Portal automatisch aktualisiert und Ihre Nachunternehmer benachrichtigt.

Mit smartfair gehört einzelner E-Mail und Telefonverkehr der Vergangenheit an. Ihre Dienstleister haben zu jeder Zeit die relevanten Daten zur Messe griffbereit und sehen bei Fragen direkt, an wen Sie sich wenden können.

  • Einfacher Abruf aller Veranstaltungsbasisdaten
  • Automatische Aktualisierung bei Änderungen
  • Zentrale Kommunikation für alle Dienstleister
  • Übergreifender Daten- & Informationsaustausch
  • Definierte Ansprechpersonen

Stellen Sie sich vor, …

… Sie müssen für die Messeumsetzung diverse Nachunternehmer bezüglich Menge, Kapazitäten und Kosten kontaktieren. Die Anfragen erstellen Sie gewohnt innerhalb Ihres ERP-Systems und sie wird anschließend direkt an den jeweiligen Dienstleister versendet. Ihr Nachunternehmer kann die Anfrage direkt bestätigen oder ablehnen und anhand der hinterlegten Rahmenverträge Preise kalkulieren. In der nächsten Woche hat Sie eine starke Grippe erwischt. Kein Problem, Ihre Kollegin, die Sie vertritt, kann direkt auf der Plattform einsehen, welche Anfragen sie gestellt haben und welche Dienstleister bereits geantwortet haben. Anschließend erstellt sie die Aufträge und übermittelt die Aufträge und Bestellungen inklusiver aller wichtigen Informationen wie Aufbauzeiten und Deadlines an Ihre Nachunternehmer.

Mit smartfair erhalten Sie einen gebündelten Kommunikations-, Auftrags- und Bestellkanal für die effiziente Umsetzung Ihrer Veranstaltung. Alle relevanten Prozesse und Rahmendaten können zentral dokumentiert und für alle Mitarbeitenden einsehbar gemacht werden. So ist zu jeder Zeit garantiert, dass Sie den gesamten Auftrags- & Bestellprozess mit Ihren Nachunternehmern zeit- und ressourcensparend umsetzen können.

  • Abbildung des gesamten Auftrags- und Bestellprozesses
  • Gebündelter Kommunikationskanal
  • Zentrale Ablage aller relevanten Dokumente
  • Automatische Übertragung in Dritt-Systeme

Stellen Sie sich vor, …

… der Messeaufbau beginnt, jetzt muss alles Hand in Hand gehen. Durch eine mobile Lösung haben Ihre Dienstleister die Möglichkeit, fertige Aufträge sowie Herausforderungen oder Schäden mittels Tablet oder Smartphone in Echtzeit zu melden. So wissen nicht nur Sie zu jeder Zeit, wie es um den Stand Ihrer Messeplanung steht, sondern auch die Dienstleister, zu welcher Zeit sie welche Aufträge erledigen können. Sollten Herausforderungen auftauchen, sind sie durch die mobile Schadensmeldung direkt in der Lage zu reagieren.

Mit smartfair optimieren Sie nicht nur die Kommunikation zwischen Messe und Nachunternehmer, sondern auch zwischen Ihren einzelnen Dienstleistern. Dank der integrierten mobilen App können Ihre Dienstleister direkt aus der Messehalle kommunizieren und auf neue Anforderungen zeitnah reagieren.

  • Integrierte Mobile App
  • Kommunikation aus der Messehalle
  • Übergreifender Daten- & Informationsaustausch
  • Effiziente und reibungslose Messeumsetzung

Stellen Sie sich vor, …

Nicht nur Sie haben die Möglichkeit von einfacher Kommunikation und Auftragsabwicklung mit Ihren Nachunternehmern und Rahmenvertragspartnern zu profitieren, sondern auch Ihre Aussteller. So können weitere Stromkapazitäten oder Inventare durch wenige Klicks direkt durch den Aussteller gebucht werden. Ihren Dienstleistern stehen beim Messeaufbau alle Anforderungen zentral auf einer Plattform zur Verfügung – und Sie freuen sich über weniger Nachjustierung.

smartfair ist flexibel an Ihre Anforderungen und Wünsche anpassbar. Neben einem potenziellen Aussteller-Portal lassen sich auch weitere Geschäftsprozesse problemlos in die Lösung integrieren. Wir beraten Sie gerne.

  • Flexibel anpassbare Lösung
  • Offene Schnittstellen
  • Integration eines Ausstellerportals

Werfen Sie mit uns einen Blick in das System!

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Ihre Vorteile auf einen Blick

Optimale Zusammenarbeit

Durch die zentrale Plattform profitieren Sie von einem gebündelten Kommunikationsweg mit all Ihren Nachunternehmern und Rahmenvertragspartnern. So stehen alle wichtigen Daten und Dokumente jederzeit griffbereit – sowohl für Sie als auch für Ihre Dienstleister. smartfair verringert nicht nur Mehrfachkommunikationen, sondern vermeidet auch doppelte Arbeitsschritte für alle Beteiligten.

Digitale Verwaltung und Abwicklung von Aufträgen

Mit smartfair können Sie Ihren gesamten Auftrags- und Bestellprozess zentral auf einer Plattform abbilden und verwalten. Die Lösung bietet an zahlreichen Stellen Einsparpotenzial und erhöht die Qualität Ihrer Daten. Dank der integrierten mobilen App können Sie mit Ihren Nachunternehmen bei Auftragsausführung auch direkt in der Messehalle kommunizieren und Ereignismeldungen in Echtzeit übermitteln.

Automatisierte Dokumentenablage

Arbeiten, die zuvor mitlhilfe von physischen Dokumenten erledigt werden mussten, entfallen komplett. Alle relevanten Dokumente sind zentral und griffbereit auf einer Plattform abgebildet und können automatisiert sowohl ins Portal als auch aus dem Portal in Dritt-Systeme übertragen werden.

Technologieunabhängig

Unsere API ist bewusst flexibel und lässt sich mit IT-Systemen Ihrer Wahl für einen systemübergreifenden Daten- und Informationsaustausch beliebig verbinden.

Individuell anpassbar

smartfair ist so individuell wie Ihr Unternehmen. Dadurch besteht die Möglichkeit zur Abbildung weiterer, zahlreicher Prozesse, die für Ihr Tagesgeschäft von Bedeutung sind.

smartwork: Die mobile Lösung für das Auftragsmanagement von affinis

Digitale Zusammenarbeit

Unsere Lösung smartwork entstand aus der Idee, die Digitalisierung in allen Branchen voranzutreiben, in denen Aufträge nicht immer nur aus dem eigenen Büro abgewickelt werden können – beispielsweise dem Handwerk oder dem Baugewerbe.

Entwickelt als mobile, datenübergreifende Lösung für das Auftragsmanagement haben wir smartwork im Laufe der Zeit an die individuellen Prozesse einzelner Branchen angepasst und durch zielgerichtete Funktionen ergänzt. Daraus sind unsere Lösungen smartfair, smartgeo, smartfacilities und smartIVS entstanden.

Unsere Leistungen: Von der Strategie bis zum Support

Analyse & Strategie

Ohne Analyse keine Strategie und ohne Strategie keine Lösung. Mit unserer Expertise betrachten wir zuerst all Ihre Systeme und Prozesse, um smartwork optimal für Sie zu entwickeln.

Konzeption & Lösung

Standardisierte Komponenten treffen auf individuelle Möglichkeiten: Wir konzipieren smartwork so, dass es genau zu Ihren Infrastrukturen, Prozessen und Anforderungen passt.

Realisierung & Implementierung

Wir entwickeln nicht nur Konzepte, sondern Lösungen. Daher führen wir innerhalb agiler Methodik smartwork bei Ihnen im Unternehmen ein.

Integration & Schnittstellen

Damit sich smartwork optimal in Ihre Geschäftsprozesse eingliedert, schaffen wir Schnittstellen zu all Ihren Systemen und integrieren die Lösung in Ihre bestehenden Systeme.

Training & Schulung

Wir machen nicht nur, wir reden auch – damit smartfair nicht nur uns begeistert, sondern vor allem Ihre Mitarbeitenden. Dazu schulen wir durch verschiedene Formate alle smartwork-User.

Support & Optimierung

Natürlich stehen wir Ihnen auch nach der Einführung und dem Go-Live von smartwork bei Herausforderungen und Optimierungswünschen jederzeit zur Seite.

Wie können wir Ihnen helfen?

Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf und lassen Sie sich unverbindlich beraten.

+49 421 43810 213
a.altun@affinis.de

Anil Altun

Team Lead Sales New Business

Anil Altun Team Lead Sales New Business affinis

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