Keinen Plan im Projekt? Wie Sie mit Hilfe vom Phasenplan Ihr Projekt von Beginn an im Blick haben!

Aller Anfang ist schwer! Und mit jedem Start eines Projektes tauchen neue Herausforderungen auf. Wie bringe ich Struktur in das Projekt und wie erhalten Auftraggeber, Projektteilnehmer und -leiter eine gemeinsame Projektsicht, um die Projektziele erfolgreich umzusetzen? Ein erster Schritt kann die Erstellung eines Projektstrukturplans (PSP) sein. Dieser Projektplan macht es möglich, das Projekt in zusammengehörige Teilprojekte zu unterteilen und Arbeitspakete für Projektphasen zu definieren. Nähere Infos zur Erstellung und dem Nutzen eines Projektstrukturplans erhalten Sie in unserem Blog-Beitrag „Projektstrukturplan: Erstellung und Nutzung“.

Ein weiteres Steuerungsinstrument im Projekt ist der Phasenplan. In diesem Blog-Artikel erhalten Sie daher alle relevanten Informationen für den Einsatz eines Phasenplans in Ihrem Projekt.

Was sind die Vorteile eines Phasenplans?

Das Hauptziel eines Phasenplans ist die Strukturierung des Projektes bereits in der Setup Phase, sodass es bis zum Ende steuerbar und überschaubar bleibt. Die zeitlich aufeinander folgenden Phasen ermöglichen es, die Komplexität eines Projektes zu reduzieren und das Projekt in einer Grobübersicht abzubilden. Ein Phasenplan kann die Grundlage für detailliertere Projektplanungen sein. Der Plan ermöglicht es, die angestrebten Aktivitäten einer Phase auf ihre Zielvorgaben (Ergebnisse, Kosten, Termine) hin zu überprüfen und ggf. einzugreifen, sollten diese nicht erfüllt sein. Das kontinuierliche Abgleichen der Planung mit dem aktuellen Status im Projektverlauf ermöglicht es, Verzögerungen und Versäumnisse früher zu erkennen und gegenzusteuern damit verhindert wird, dass sich diese bis zum Projektende potenzieren.

Wie ist der Phasenplan aufgebaut?

Die Struktur und der Aufbau eines Phasenplans können je nach Detailierungsgrad und Vorgehen im Projekt unterschiedlich sein.  Das Gerüst des Phasenplans bilden unterschiedliche Projektphasen, die im Vorgehensmodell für ein Projekt definiert sind. Die Entscheidung, welches Vorgehensmodell für ein Projekt passend ist, hängt von Faktoren wie der Größe und den Anforderungen des Projektes ab. Weiteres Unterscheidungskriterium kann die Aufteilung in ein klassisches oder agiles Projekt sein. Im agilen Projektmanagement findet man Vorgehensmodelle, wie SCRUM und Kanban, im klassischen Projektmanagement beispielsweise das Wasserfallmodell. Bei der Entscheidung über die Wahl des Vorgehensmodell gibt es mehrere Szenarien. Denkbar ist, dass die Projektleitung das Modell vorgibt oder lediglich das Ziel definiert und das Team selbst entscheidet, wie der Weg dorthin beschritten werden soll.

Die einzelnen Projektphasen

Eine Projektphase sollte zusammenhängende Arbeitsschritte enthalten und einen Start- und Endpunkt haben. Die Anzahl der Projektphasen ist abhängig von der Komplexität und der Größe des Projektes. Die erste Phase des Plans bildet meistens Tätigkeiten wie Planung und Budgetbeschaffung ab. Die letzte Phase umfasst Themen wie Abnahme, Übergabe in die Linienorganisation und Inbetriebnahme. Die Aktivitäten und Ziele der Projektphasen sollten an SMART (spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminierbar) angelehnt sein.  Die Länge jeder Phase kann zunächst nur geschätzt werden. In agilen Projekten können die Phasen auch iterativ sein, also beruhend auf Wiederholungen. Mit Beendigung einer Phase sollte ein Teilschritt oder -ziel des Projektes erreicht worden sein.

Die Meilensteine im Phasenplan

Nach jeder Projektphase befindet sich ein Meilenstein. Ein Meilenstein ist ein Schlüsselereignis oder Zwischenergebnis mit besonderer Bedeutung unter Berücksichtigung von Zeit, Kosten und Qualität im Projektverlauf. Auf Basis der Meilensteine werden Entscheidungen getroffen, Phasen abgeschlossen oder Wiederholungen angestrebt. Ein Liefergegenstand ist Bestandteil eines Meilensteins und dient als ein eindeutiges und überprüfbares Produkt, welches hergestellt werden muss, oder ein Ergebnis bzw. eine Dienstleistung, die erbracht werden muss, um eine Phase oder das Projekt abzuschließen.

Quality Gates für den Projektfortschritt

Jedem Liefergegenstand kann ein Quality Gate zugeordnet werden. Als Quality Gate wird eine Checkliste am Ende einer Projektphase bezeichnet. Die Checkliste mit Messgrößen unterstützt bei der Entscheidung über einen Phasenwechsel und sichert die Methodik und den Projektfortschritt. Quality Gates sind daher Synchronisationspunkte, an denen messbare Qualitätskriterien erfüllt werden müssen. Offene Punkte können in eine neue Phase als Aktionspunkte übernommen werden. Ebenso können Budgetfreigaben erteilt werden, sofern die Quality Gates erfüllt sind. Als Alternative/Ergänzung zum Gate kann auch ein Steering Committee Meeting stattfinden, indem über den weiteren Projektverlauf entschieden wird. Es gibt vier Entscheidungsalternativen über den Fortgang eines Projektes

1. Alle Aktivitäten sind beendet und die Projektphase kann abgeschlossen werden.
2. Es sind Abweichungen in Bezug auf Kosten, Zeit und Termine vorhanden und die Projektphase muss ganz oder teilweise wiederholt werden.
3. Es sind Abweichungen in Bezug auf Kosten, Zeit und Termine vorhanden, diese werden akzeptiert und die nächste Projektphase gestartet.
4. Ereignisse im Projekt sind aufgetreten, die eine Fortführung des Projektes für nicht mehr sinnvoll darstellen und dieses wird beendet.

Welche Modelle für Phasenpläne gibt es?

Je nach Vorgehensmodell wird ein Phasenmodell gewählt. Nachfolgend wird der parallele und der iterative Phasenplan genauer betrachtet.

Das parallele Phasenmodell

Das parallele Phasenmodell zielt darauf ab, dass Aktivitäten gestartet werden, obwohl Vorgängeraktivitäten noch nicht abgeschlossen wurden. Dadurch, dass Aktivitäten parallel gestartet werden, ist es möglich Zeit (Time-to-Market) und damit auch Geld zu sparen. Dennoch sollte darauf geachtet werden, dass keine Aktivitäten gestartet werden, sofern nicht alle Voraussetzungen dafür vorhanden sind. Die Nachbearbeitungen, die dadurch entstehen sind oft sehr zeit- und ressourcenintensiv.

Die klassischen Projektphasen des parallelen Modells sind Initiierung, Planung, Realisierung oder Ausführung, Steuerung und Controlling, sowie Abschluss. In der Initiierungsphase wird geprüft, worum es im Projekt gehen soll, welche Ziele verfolgt und welche Ergebnisse erreicht werden sollen. Der Projektantrag wird gestellt und zur Entscheidung vorgelegt. In der Planungsphase werden die Verträge geschlossen, das Team zusammengestellt sowie das Vorgehen beim Reporting bestimmt und ein Kommunikationsplan erstellt. Weiterhin werden die Risiken für das Projekt abgeschätzt, die Liefergegenstände bestimmt und die relevanten Inhalte mit den Stakeholdern abgestimmt. In dieser Phase können auch die erforderlichen Gremien (zum Beispiel ein Lenkungskreis) eingerichtet werden. In der Phase Realisierung oder Ausführung werden zunächst Aufgaben, Termine, Kosten, Kapazitäten, Ergebnisse und Meilensteine geplant und festgehalten.

Die Aktivitäten zur Umsetzung der einzelnen Maßnahmen werden ständig aufeinander abgestimmt. Arbeitspakete werden freigegeben, die Umsetzung wird überwacht und die Ergebnisse (Qualität, Zeit, Kosten) werden laufend überprüft. Dafür eignet sich die Phase Steuerung und Controlling. Wichtig ist, dass der Informationsaustausch zwischen allen relevanten Beteiligten reibungslos funktioniert. Dafür ist ein gut durchdachter Kommunikationsplan sehr hilfreich. Bei Planabweichungen kann jederzeit nachgesteuert werden, indem z.B. Prioritäten verändert oder Ressourcen neu verteilt werden.

Am Ende wird das Projekt vom Auftraggeber abgenommen, sofern die Ergebnisse bzw. Liefergegenstände in Umfang und Qualität den Erwartungen entsprechen. Das Projektteam dokumentiert die Ergebnisse, das Projektbudget wird überprüft und ggf. zurückgeführt sowie Verträge beendet. Die Projekterfahrungen sollten mit dem Team im Lessons-Learned Workshop geteilt und für zukünftige Projekte nutzbar gemacht werden. Letzter Schritt ist die Auflösung des Projektteams.

Abb. 1: Paralleles Phasenmodell

Das iterative Phasenmodell

Das Prinzip der iterativen Entwicklung wird in agilen Projekten angewendet und beruht darauf, dass ein Produkt durch permanente Wiederholungen (Iterationen) von Entwicklungsphasen optimiert und zur Anwendungsfähigkeit gebracht wird. Am Anfang des Entwicklungsprozesses steht eine Anwendungs- und Produktidee, die schrittweise realisiert wird. Die Anforderungen, die der Auftraggeber an das Produkt hat, werden im Projektverlauf immer weiter spezifiziert und fortlaufend umgesetzt. Zu Beginn ist daher noch nicht klar, wie das Produkt am Ende aussehen wird, da sich die Kenntnis der notwendigen und sinnvollen Anforderungen erst im Rahmen des Projektverlaufs entwickelt. Jede Iteration hat eine Anpassung des Projektentwurfs zur Folge. Sinnvollerweise sollten solche Iterationen nicht länger als ein Monat sein, damit der Aufwand für die Anpassungen und Änderungen des Produktes und somit das Realisierungsrisiko überschaubar bleiben.

Abb.2: Iteratives Phasenmodell

Im Projektmanagement lassen sich noch weitere Modelle von Phasenplänen finden. Eines haben sie jedoch alle gemeinsam: eine übersichtliche Darstellung des Projektverlaufs und die Strukturierung des anfänglichen Chaos im Projekt. Ist der Phasenplan erstmal erstellt, behalten Sie Ihr Projekt im Griff!

Quellen:

Projektphasen und Meilensteine – Projektmanagement Handbuch

Phasen des Projektmanagements im Überblick (business-wissen.de)