Willkommen im Immo Central-Hilfecenter
Immo Central ist ein zentrales Verwaltungstool von Stammdaten. Durch Immo Central haben Sie die Möglichkeit, Funktionale Standorte mit Mieteinheiten zu bestücken. Die Mieteinheiten können zusätzlich mit Mietkonditionen bestückt werden. Die hierbei hinterlegten Parameter werden somit automatisch in den Mietvertrag übertragen, über welchen anschließend die jeweiligen Mietsollstellungsposten generiert werden können. Für Mieteinheiten, welche ohne gültigen Mietvertrag zum Zeitpunkt der Mietsollstellung in Immo Central stehen, wird eine Leerstands-Buchung generiert. Die Leerstands-Buchung soll die Erlösschmälerung, welche durch den Leerstand entsteht, sichtbar machen.
1 Objektstruktur
IMMO Central passt sich auf die individuelle Struktur der Kunden an. So haben Sie die Möglichkeit, ihre ganz eigene Objektstruktur einzurichten/zu definieren. Diese Struktur wird in zwei Setups definiert:
Struktur Setup: In dieser Tabelle werden die sogenannten Objekt Struktur Codes angelegt. Diese definieren, wie die Objekte klassifiziert werden. Beispiele könnten die Typen Gebäude, Etagen, Räume etc. sein.
Struktur Reihenfolge Setup: Die zuvor definierten Objektstrukturcodes können in dieser Tabelle in eine Hierarchie gebracht werden. Dies ist zum Beispiel notwendig, um später im Rahmen der Betriebskostenabrechnung eine hierarchische Verteilung von Kosten zu ermöglichen.
2. Objekte
Einrichtung: Herzstück von IMMO Central sind die Objekte. Mit den Objekten kann die Struktur der verwalteten Einheiten abgebildet werden. Diese bilden die Grundlage für alle weiteren, immobilienwirtschaftlichen Prozesse.
Um ein neues Objekt anzulegen, muss über die Suchfunktion nach „Objekten“ gesucht werden. Alternativ ist der Menüpunkt auch im Rollencenter eingebunden. Über die Aktion „+Neu“ im Menüband kann dann ein neues Objekt angelegt werden.
Ein Objekt benötigt einen individuellen Objektcode sowie einen Objekt Struktur Code, um angelegt zu werden. Diese beiden Felder sind Pflichtfelder und werden entsprechend dargestellt.
Die „Beschreibung“ des Objektes kann beliebig definiert werden, diese dient der internen Betitelung.
Folgende, weitere optionale Angaben können Sie in der Objektkarte hinterlegen:
- Kostenverteilung: durch Aktivierung dieser Option wird das Objekt als relevantes Objekt für die Betriebskostenabrechnung markiert
- Vermietbarer Raum: hier kann die zu vermietende Gesamtfläche des Objektes angegeben werden
- Anzahl Räume: hier kann die Anzahl der Räume des Objektes angegeben werden
- Baujahr: hier kann das Baujahr des Objektes eingetragen werden
- Mieteinheit Code: hier kann die dem Objekt zugehörige Mieteinheit zugeordnet werden (ACHTUNG: es kann nur eine Mieteinheit zugeordnet werden)
- Übergeordneter Objekt Code: hier kann ein Objekt mit einem höheren Objektstruktur Code zugeordnet werden. Hieraus entsteht dann
- Shortcutdimensionscode 1: hier kann der Shortcutdimensionscode 1 (bspw. KST) hinterlegt werden
- Shortcutdimensionscode 2: hier kann der Shortcutdimensionscode 2 (bspw. KTR) hinterlegt werden
- Adresse: hier kann der Straßenname des Objektes angegeben werden
- Adresse 2: hier kann eine weitere Adressinformation hinterlegt werden
- PLZ Code: hier kann die Postleitzahl eingetragen werden
- Ort: hier kann der Ort eingetragen werden
- Land: hier kann ein Land eingetragen werden
Dafür ist es notwendig, dass unter dem Menüpunkt „Online Map-Einrichtung“ ein entsprechender Kartenparametercode eingetragen ist. Ebenfalls muss das Modul über eine Check-box aktiviert werden. Die Dokumentation zur Einrichtung eines Kartenparametercodes finden Sie unter den bekannten Microsoft Learn Ressourcen.
Um eine neue Mieteinheit anzulegen, muss über die Suchfunktion nach „Mieteinheiten“ gesucht werden. Alternativ ist der Menüpunkt auch im Rollencenter eingebunden. Über die Aktion „+Neu“ im Menüband kann dann ein neues Objekt angelegt werden.
Zunächst muss ein eindeutiger Code für die Mieteinheit vergeben werden. Dieser kann entweder manuell vergeben werden oder wird automatisch vergeben, wenn im IMMO Central Setup eine Nummernserie für Mieteinheiten hinterlegt wurde.
Das Feld „Name“ ist ein weiteres Pflichtfeld- in diesem kann die Mieteinheit benannt werden.
Außerdem werden in der Mieteinheit folgende Felder dargestellt:
- Leerstand: Dieser Haken wird automatisch gesetzt, sobald dieser Mieteinheit kein aktiver Mietvertag zugewiesen ist
- Vermietet: zeigt an, ob die Mieteinheit vermietet ist, also ob ein aktiver Mitvertrag besteht
- Nächster Leerstand: Zeigt den nächstmöglichen Leerstand
- Leerstand seit: Zeigt das historische Datum, seitdem die Mieteinheit leer steht
- Vermietbar: Der Haken wird gesetzt, wenn die Mieteinheit bereit für die Vermietung ist
- Vermietbarer Raum: Anzahl der zu vermietete Fläche
- Anzahl Zimmer: Anzahl der verfügbaren Zimmer
- Adresszusatz: Hier kann ein Adresszusatz gepflegt werden, welcher die Adresse des der Mieteinheit zugeordneten Objektes ergänzt (Bspw. Wohnung 1)
1. Objekt Attribute
Hier können Sie ein Objektattribut für die Mieteinheit hinterlegen. Sie können hierbei aus angelegten Objektattributen wählen, welche im Rahmen der Betriebskostenabrechnung für die Verteilung von Kosten herangezogen werden oder aus Attributen, welche nie abrechnungsrelevant sind und bspw. die Ausstattung der Wohnung abbilden. Die Objekt Attributwerte gelten entsprechend immer nur für die jeweilige Mieteinheit.
2. Betriebs-/Nebenkosten
In diesem Register können Sie die Kostencodes und Verteilungen für die Nebenkostenabrechnung pflegen.
3. Verbräuche
In diesem Register hinterlegen Sie Ihre Verbrauchsdaten der EVU Rechnungen für die Weiterberechnung/Aufteilung in der Betriebskostenabrechnung.
4. Aktive Mietkonditionen
Eine Mieteinheit kann mit Mietkonditionen versehen werden. Dies bietet den Vorteil, dass die „Aktiven Mietkonditionen“ automatisch in neue Mietverträge übernommen werden. Um eine neue Mietkondition hinzuzufügen, kann über das Register „Aktive Mietkonditionen“ eine neue Zeile erfasst werden.
Im Wesentlichen sind folgende Felder auszufüllen:
- Mietkonditionen Typ: Hierüber kann der Mietkonditionen Typ ausgewählt werden
- Mietkonditionen Name: Der Name wird durch den ausgewählten Mietkonditionen Typ vorbelegt, kann aber überschrieben werden
- Betrag: Bestimmt die Höhe der jeweiligen Kondition
- Intervall: Hierüber kann das gültige Abrechnungsintervall definiert werden
- Gültig von: Gültig von Datum
- Gültig bis: Gültig bis Datum
- Status: Der Status wird automatisch auf „aktiv“ gesetzt
- Artikelnr.: Hierüber wird der Serviceartikel verknüpft, hinter welchem das gültige Erlöskonto verknüpft ist
Nachdem die Mietkondition angelegt wurde, kann diese Verknüpfung in der Karte der „Aktive Mietkonditionen“ gefunden werden.
Somit ist gewährleistet, dass beispielsweise bei einer Mieterhöhung, Mietkonditionen, welche dadurch „Inaktiv“ werden, mit protokolliert werden und der Historienverlauf dadurch gewährleistet ist.
5. Inaktive Mietkonditionen
In den „Inaktiven Mietkonditionen“ werden alle Mietkonditionen dargestellt, bei denen das „Gültig bis“-Datum überschritten wurde.
6. Verbundene Mietkonditionen
Aktive Mietverträge, welche mit der Mieteinheit verbunden sind, werden dargestellt. Analog zu den Mietkonditionen sind die Gültigkeitsdaten, des jeweiligen Mietvertrages ersichtlich. Zusätzlich wird der „Mieter“ angezeigt.
Mietverträge werden im Reiter „Mietverträge“ näher beschrieben.
Um einen neuen Mietvertrag anzulegen, muss über die Suchfunktion nach „Mietverträge“ gesucht werden. Alternativ ist der Menüpunkt auch im Rollencenter eingebunden. Über die Aktion „+Neu“ im Menüband kann dann ein neuer Mietvertrag angelegt werden.
Zunächst muss ein eindeutiger Code für den Mietvertrag vergeben werden. Dieser kann entweder manuell vergeben werden oder wird automatisch vergeben, wenn im IMMO Central Setup eine Nummernserie für Mietverträge hinterlegt wurde. Anschließend muss die zu vermietende Mieteinheit (Wohnung) zugeordnet werden. Diese kann aus der Liste der angelegten Mieteinheiten ausgewählt werden. Danach müssen Sie den Mietbeginn eintragen, sowie den Mieter auswählen. Der Mieter wird aus der Liste der im System angelegten Debitoren ausgewählt.
Anschließend können noch folgende Einrichtungen vorgenommen werden
- Sammelmietvertrag: hierbei handelt es sich um ein Boolean. Wird das Feld aktiviert so wird der Mietvertrag als Sammelmietvertrag gekennzeichnet (bspw. bei Studenten WG´s)
- Typ: Hier kann der Typ des Mietvertrages zur Klassifizierung mit folgenden Optionen ausgewählt werden:
- Rechnung gewünscht: Wenn der Mieter für seine Mietsollstellungen einen Rechnungsbeleg wünscht, kann der Haken aktiviert werden. Somit wird mit der nächsten Mietsollstellung eine Verkaufsrechnung generiert.
- Rechnung per E-Mail: Wenn eine Rechnung per E-Mail gewünscht wird, kann der Haken aktiviert werden. Somit zieht sich Immo Central die E-Mail Adresse aus den Debitor-Stammdaten
- Rechnung E-Mail: Hier kann eine abweichende E-Mail-Adresse angegeben werden, an die die Mietsollstellungsrechnungen geschickt werden sollen
- Status: Der Status des Mietvertrages kann entweder „aktiv“ oder „inaktiv“ sein. Ist der Status „aktiv“ dann werden für diesen Mietvertrag Mietsollstellungsposten erzeugt. „Inaktiv“ wird ein Mietvertrag, wenn dieser gekündigt wurde.
- Status Unterschrift: Wird der Mietvertrag manuell angelegt, kann der Status „manuell gesetzt“ werden. Nachdem der Status auf manuell gesetzt wird, erscheint eine Abfrage, ob der Mietvertrag aktiviert werden soll. „Automatisch gesetzt“ bekommt der Datensatz, wenn der Mietvertrag durch eine Schnittstelle unterschrieben wurde.
Außerdem verfügt die Einrichtungskarte über drei zusätzliche Register:
2. Inaktive Mietkonditionen
In den „Inaktiven Mietkonditionen“ werden alle Mietkonditionen dargestellt, bei denen das „Gültig bis“-Datum überschritten wurde und die jeweilige Mietkondition somit im Status als „Inaktiv“ gekennzeichnet wird.
3. Mietsollstellungsposten
Alle durch den Mietvertrag erzeugten Mietsollstellungen, werden in diesem Register dargestellt.
Die Mietsollstellungen können auf zwei Arten erzeugt werden:
1. Bei der Anlage des Mietvertrages: Sobald ein Mietvertrag angelegt wird, läuft im Hintergrund eine Aufgabenwarteschlange, welche prüft, ob für den laufenden Monat noch Mietsollstellungsposten erzeugt oder ob bereits für den Folgemonat Posten erstellt werden müssen. Die durch die Aufgabenwarteschlange ermittelten Posten werden in die Tabelle „Mietsollstellungsposten“ geschrieben.
2. Per Aufgabenwarteschlangenposten: Die zweite Möglichkeit wird ebenfalls durch eine Aufgabenwarteschlange angestoßen. Durch die Codeunit 72096579 werden automatisch die Mietsollstellungsposten für den Folgemonat erstellt und anschließend in die Tabelle „Mietsollstellungsposten“ geschrieben.
Um die Mietsollstellung zu buchen, müssen die Posten in dieser Tabelle noch registriert werden.
Sollte ein erstellter Mietsollstellungsposten rückwirkend korrigiert oder vollständig storniert werden müssen, kann dies über die Mietvertragskarte vorgenommen werden. In dieser finden Sie im Register „Mietsollstellungsposten“ alle erstellten Posten, welche dem Mietvertrag zugewiesen wurden.
Um die Posten zu korrigieren oder zu stornieren, muss das Dropdown genutzt werden, um auf das Aktionsregister blicken zu können.
Mietsollstellungsposten korrigieren: Der registrierte Mietsollstellungsposten wird korrigiert. Achtung, diese Korrektur greift bis in die Finanzbuchhaltung!
Mietsollstellungsposten stornieren: Der registrierte Mietsollstellungsposten wird vollständig storniert. Achtung, diese Korrektur greift bis in die Finanzbuchhaltung!
Ähnlich wie bei den Mietsollstellungsposten wird auch für die Erzeugung von Leerstands-Buchungen eine Aufgabenwarteschlange genutzt.
Diese läuft im Hintergrund über alle Mieteinheiten und prüft diese auf Leerstände. Das bedeutet, wenn eine Mieteinheiten keinen aktiven Mietvertrag besitzt, wird diese für die Leerstands-Berechnung hinzugezogen.
Nachdem die Aufgabenwarteschlange gelaufen ist, werden Leerstandsposten gebildet. Um in die Leerstandsposten zu gelangen, muss über die Suchfunktion „Leerstandsposten“ gesucht werden.
1. Einrichtung Neben-/Betriebskostenabrechnung
In der Nebenkostenabrechnung-Einrichtung werden die Kostencodes (Dimensionscodes) definiert. Die Abrechnungsform bestimmt hierbei wie die Kosten auf die Mieteinheiten verteilt werden. Sollten die Kosten prozentual aufgeteilt werden, kann dies über die Spalte „Anteil %“ eingestellt werden. Neben der Abrechnungsform für die Mieteinheiten gibt es eine weitere Abrechnungsform für die Mietparteien, in der eingestellt werden kann, wie die angefallenen Kosten der Mieteinheit auf die Mieter verteilt werden. Sollten Kosten verbrauchsabhängig sein, kann der Verbrauchscode angegeben werden. Dieser füllt auch die Einheit aus. Um die Vorauszahlungen mit den richtigen Kosten zu verknüpfen zu können, muss die Spalte „Ausgleich Kondition Typ“ gefüllt werden. Hierzu ist auch die Service Artikel Nr. anzugeben, welche für die Abrechnung verwendet werden soll.
Im Immo Central Setup werden die grundlegenden Einstellung bezüglich der Betriebskostenabrechnung vorgenommen. Neben dem Kontakt und dem Bankkonto, welche auf der Abrechnung angedruckt werden, werden hier die Kosten-Dimensionen festgelegt. In Dimension 1 (Objekt) wird festgelegt, welche Dimension das Objekt darstellt, für welches Kosten anfallen oder für welches die Abrechnung stattfindet. Hierfür werden, bei Neuanlage von Objekten automatisch neue Dimensionswerte angelegt. In Dimension 2 (Kosten) wird die Kostenart in der Neben-/Betriebskostenabrechnung dargestellt. Diese zwei Dimensionen müssen bei der Einkaufsrechnung mitgegeben werden, damit diese in einer Neben-/Betriebskostenabrechnung berücksichtigt werden. In den Einkaufsrechnungen werden die Dimensionen zeilenweise abgearbeitet und es können somit mehrere Kosten in einer Rechnung erfasst werden.
Die Verbrauchscodes stellen die Verbräuche der Einheiten da. Die Verbrauchscodes, die im Setup eingetragen werden, werden in der Kostenverteilung angezeigt.
Die Attribute dienen als Eigenschaften der Einheiten. Diese können individuell definiert werden und deren numerische Werte hierarchisch aufsummiert. Die Attribute Fläche und Räume müssen im Immo Central Setup hinterlegt werden, damit diese Werte in der Neben-/Betriebskostenabrechnung zur Berechnung verwendet werden können.
2. Erstellung Neben-/Betriebskostenabrechnung
Unter den allgemeinen Informationen der Abrechnung befindet sich eine hierarchische Auflistung aller Mieteinheiten und deren Mietverträge. Es werden die summierten Anzahlungen und Kosten des Zeitraums angezeigt und in der letzten Spalte miteinander verrechnet. Mit dem Markieren einer Zeile werden die dazugehörigen angefallenen Kosten darunter dargestellt. Hier werden neben den Kosten zudem noch Verteilungsschlüssel und Informationen zur Kostenrechnung angezeigt.
Ganz unten auf der Nebenkostenabrechnungs-Karte befinden sie die dazugehörigen Immobilienposten. Sie werden durch die Aktion „Nebenkostenabrechnung abschließen“ erstellt. Sie zeigen pro Mietvertrag das Ergebnis aus Anzahlungen und Kosten und sind mit der Mieteinheit, dem Mietvertrag und dem Debitor verknüpft. Bei einem negativen Betrag wurde eine Verkaufsrechnung über den fehlenden Betrag erstellt und bei einem positiven Betrag eine Gutschrift. Um diese anzuzeigen, zu fakturieren oder zu drucken, kann über den Pfeil an der Überschrift der jeweilige Menüpunkt ausgewählt werden. Mit dem Fakturieren des verbundenen Belegs wird der Immobilienposten registriert und die Neben-/Betriebskostenabrechnung für diesen Mietvertrag abgeschlossen.
1. Grundsätzliche Funktionen
Die Funktion der Mieterhöhung prüft, ob bei einer Erhöhung einer Mietkondition des Typen „Miete“ folgende Bedingungen erfüllt, sind:
- In den letzten Monaten darf keine Mieterhöhung erfolgt sein
- die Erhöhung darf nur 20% der letzten Miete in den letzten 36 Monaten betragen
2. Einrichtung Deckelungsgrenzen
In den Mieteinheiten kann eine Deckelungsgrenze für die Mieterhöhung eingetragen werden. Dies bedeutet, dass hier eine Grenze für die zulässige Mieterhöhung in Prozent eingetragen werden kann. Ist hier kein Wert eingetragen wird eine standardmäßige Deckelungsgrenze von 20% angewendet. Dadurch ist es möglich, auch die Abbildung von angespannten Wohnungsmärkten auf Ebene der Mieteinheiten abzubilden.
3. Durchführung Mieterhöhung
Um die Mieterhöhung durchzuführen, muss die Mietkondition im entsprechenden Mietvertrag angepasst werden. Dies wird in Immo Central über eine neue Zeile in den aktiven Mietkonditionen des Mietvertrages ausgelöst. Hier kann der Typ „Miete“ vergeben und der neue Betrag sowie das Intervall und die Gültigkeitsdauer bestimmt werden.
Sie Fragen - wir antworten
Sie haben Fragen zu Immo Central oder möchten eine persönliche Systemvorführung erhalten? Wir helfen Ihnen gerne bei all Ihren Anliegen rund um Immo Central.