CapEx vs. OpEx: Die Vorteile eines Wechsels in die Cloud

Mit zunehmender Digitalisierung spielen die IT-Abteilungen in Unternehmen eine immer größere Rolle. Denn eine effiziente, kostensparende IT-Struktur kann im Wettbewerb den Unterschied machen. Der Schlüsselbegriff in diesem Bereich ist “Cloud Computing”, also das Betreiben der unternehmenseigenen Systeme in der Cloud. Der wesentliche Unterschied zwischen Cloud Computing und der bisher üblichen On-Premise Nutzung besteht nicht nur in der Art der Bereitstellung der IT-Infrastruktur – netzbasiert oder serverbasiert – sondern auch in der Finanzierung. Man unterscheidet bei den finanziellen Ausgaben im IT–Bereich grundsätzlich zwischen CapEx (Capital Expenditure) und OpEx (Operational Expenditure).  

CapEx: Die Einmalzahlung

Unter CapEx werden Investitionsausgaben verstanden, die einmalig vom Unternehmen für die Anschaffung, Erneuerung oder Verbesserung fester, physischer Güter oder Gegenstände getätigt werden. Dazu zählen zum Beispiel jegliche Hardware, wie Drucker, Rechner oder Server. Durch solche Investitionen sollen die Produktivität und somit der Gewinn des Unternehmens erhöht werden. Betriebswirtschaftlich betrachtet handelt es sich bei CapEx-Aufwendungen aber gar nicht um Kosten, da Investitionen in die  Anlagenbuchhaltung einfließen und somit erst über die zukünftige Veränderung der Abschreibungen als Kosten bzw. Aufwand verbucht werden. Entsprechend wird der Aufwand auch steuerlich erst über einen gewissen Zeitraum geltend gemacht. 

OpEx: Die wiederkehrenden Kosten

Bei OpEx–Ausgaben handelt es sich um wiederkehrende Ausgaben zur Aufrechterhaltung des operativen Geschäftsbetriebs. Darunter fallen zum Beispiel grundlegende Betriebs- und Verwaltungskosten wie in etwa laufende Softwarelizenzen, Breitbandkosten oder Aufwendungen für externe Berater bzw. Techniker. Dazu gehören ebenfalls die Kosten für eine cloudbasierte IT-Infrastruktur. Im Gegensatz zu CapEx–Aufwendungen fallen die OpEx–Aufwendungen vollständig in der entsprechenden Bilanzierungsperiode als Kosten an und können somit auch direkt steuerlich geltend gemacht werden.  

Kräftemessen: Wer kann was?

CapEx-Aufwendungen haben den Vorteil, dass zunächst keine weiteren Zahlungen auf Sie zukommen. Wenn Sie Ihr Unternehmen beispielsweise mit einer lokalen IT-Infrastruktur ausstatten, tätigen Sie dafür ein einmaliges, größeres Investment und damit ist der Kauf abgeschlossen. Grundsätzlich ist diese einmalige Anschaffung auch günstiger, als das Produkt über den Abschreibungszeitraum zu leasen. In der heutigen, schnelllebigen Zeit ist es jedoch wahrscheinlich, dass sich Ihre Ansprüche verändern. Entweder benötigen Sie mehr Kapazitäten, welche Sie teuer nachkaufen müssen oder Sie haben Ihr System zu groß gesized und haben mehr gezahlt, als notwendig gewesen wäre. Ebenso entwickeln sich Technologien rasant weiter, sodass Ihre Hardware eventuell aufgerüstet werden muss. Hinter den vermeintlich einmaligen Anschaffungskosten kann also deutlich mehr stecken, als Sie vorab kalkuliert haben.

OpEx-Aufwendungen bieten an dieser Stelle durch ihre Skalierbarkeit die nötige, kostensparende Flexibilität und  gebrauchsspezifische Anpassungsmöglichkeiten. Gerade Cloud-Lösungen machen von diesem Pay-as–you-go Vorteil Gebrauch. OnPrem–Systeme können nicht anhand durchschnittlicher Nutzungswerte gesized werden, da auf diese Weise vereinzelte Spitzenwerte nicht berücksichtigt werden. Um  auch diesen Höchstwerten gerecht zu werden, ist Ihr CapEx-Aufwand schließlich höher als eigentlich nötig.  Hohe Vorabinvestitionen entfallen im Übrigen gänzlich, wenn Sie auf Cloud-Lösungen umsteigen. So reduziert die Verlagerung auf OpEx die Investitionsausgaben sowie das Investitionsrisiko, da keine physische Hardware mehr nötig ist. Ein cloud-basiertes System kann zum Beispiel auf Knopfdruck bereitstehen und ist durch die Skalierbarkeit auch schneller erfolgswirksam. An dieser Stelle werden nicht nur Kosten, sondern auch eine Menge Zeit für die Bereitstellung, Instandhaltung und Wartung der Geräte gespart. Darum muss sich der Dienstleister kümmern, von welchem Sie entsprechende Services beziehen. Dieser hat die Verantwortung, dass Ihre Systeme stets mit Updates versehen werden und voll funktionstüchtig arbeiten. Auch im Schadensfall kommt er für die Reparatur auf. All diese Kosten, die Sie normalerweise zu tragen hätten, sind Teil des Services.    

Ein zweiter Blick lohnt sich

Bei der ersten Betrachtung tendiert man dazu, CapEx-Aufwendungen aufgrund ihrer Abgeschlossenheit und Einmaligkeit zu bevorzugen. Doch wie wir festgestellt haben, sollte man genauer hinschauen und abwiegen: Technologien und Anforderungen entwickeln sich heutzutage schnell weiter und um langfristig mithalten zu können, muss Ihre IT-Infrastruktur das auch können. Diese technische wie auch finanzielle Flexibilität bieten OpEx-Aufwendungen wie beispielsweise eine Cloud-Lösung für Ihre Systeme. Aufgrund der Kalkulierbarkeit und Anpassungsmöglichkeiten können Services jederzeit an den Verbrauch und das aktuelle  Nutzungsverhalten angepasst oder ausgetauscht werden. So zahlen Sie letztlich nur das, was Sie auch wirklich benötigen und befreien sich von starren Richtwerten und schlechter Skalierung. Trotzdem gilt: OpEx muss nicht für jeden die perfekte empfehlen Ihnen daher, sich Ihre möglichen Ersparnisse und Vorteile berechnen zu lassen. Auf diese Weise finden wir gemeinsam eine optimale Lösung für Sie.