Microsoft Copilot: Was kann das neue 365-Tool?

Der Microsoft Copilot als innovative KI-Anwendung

Bereits jetzt hat der Microsoft Copilot immense Auswirkungen auf die Arbeitswelt von Microsoft-Usern – obwohl er erst Anfang 2024 für alle Interessenten verfügbar war. Denn das auf künstlicher Intelligenz basierende Tool kann auf alle für den Nutzenden freigegebenen Unternehmensdokumente zugreifen und sich somit Daten und Informationen aus allen genutzten Microsoft-365-Diensten ziehen. Durch einfache Spracheingaben in einem Chat lässt sich der Copilot bedienen, um beispielsweise automatisiert Texte zu verfassen oder Workflows zu erstellen.

Von der Demo zur Vollversion: Der Weg von Microsoft Copilot

Wie der Copilot genau funktionieren kann, haben wir uns bereits im Jahr 2023 vor der offiziellen Einführung in Deutschland angeschaut und damals in einem ersten Selbsttest eine kleine und schnelle Pflanzen-App gebaut:

Die Preview-Phase aus 2023 ist in der Demo-Version am noch sehr schlichten Design erkennbar. Bereits zur Veröffentlichung haben die Microsoft-Expert:innen noch an einigen Stellschrauben in User Experience und Optik gedreht und das Design auf ein detaillierteres Level gehoben. Auch im Jahr danach wurden hinsichtlich Design und Funktionalität noch einige Optimierungen vorgenommen.  Und natürlich ist der Copilot inzwischen auch in deutscher Sprache verfügbar. Uns ist bewusst, dass die meisten Unternehmen innerhalb ihrer Arbeitsumgebung vermutlich keine App benötigen, die ihre Pflanzen verwaltet. Das Beispiel verdeutlicht jedoch, wie einfach und schnell eine App mithilfe des Copilots schon zu seiner Startzeit zu erstellen war.

Von einfachen Workflows bis hin zur gesamten Automatisierung von Routineaufgaben

Die Einsatzmöglichkeiten des Copilots für Unternehmen sind mittlerweile sehr vielfältig – von der Übernahme von Routineaufgaben über die Entwicklung einfacher Apps oder Workflows bis hin zur Analyse und Entdeckung von Trends bietet der Microsoft Copilot zahlreiche Nutzungsmöglichkeiten. Die aus unserer Sicht spannendsten Use Cases, bei denen der KI-Assistent unterstützen kann:

Dokumente verfassen und zusammenfassen

Die wohl klassischste Funktion von Copilot ist die Texterstellung und -optimierung. In Microsoft Word ist die KI-gestützte Lösung nicht nur in der Lage, bei Stil, Tonfall und Struktur von Texten zu unterstützen, sondern kann auch eigenhändig Dokumente zu erstellen, diese Dokumente auch verstehen und zusammenfassen. Dadurch sparen Anwender:innen Zeit und können sich schneller einen Überblick verschaffen, ohne die Inhalte lang durchkämmen zu müssen.

Tabellen analysieren

Auch in Microsoft Excel kann der Copilot eingesetzt werden: Mittels der Werte analysiert er auch große Tabellen und hilft Usern, die Aussage der Zahlen zu verstehen sowie Ausreißer und Trends zu erkennen. Darüber hinaus erstellt er Vorschläge zu Tabellen und Darstellungsweisen, die er in Excel umsetzt.

Präsentationen erstellen

Die Erstellung von ansprechenden Präsentationen geht nicht jedem leicht von der Hand und ist zudem eine Aufgabe, die viel Zeit benötigt. Der Copilot kann aus verschiedenen Dokumenten, wie beispielsweise Word oder SharePoint, im Handumdrehen komplette PowerPoint-Präsentationen inklusive der Einbindung von Bildern und sogar Animationen im vorgegebenen Unternehmensdesign erstellen. Zudem kann er auch eine Zusammenfassung von mehreren Slides oder einer Präsentation anfertigen und komplette Präsentationen in über 40 Sprachen übersetzen.

Workflows bauen

Microsoft Power Automate bietet schon jetzt die Möglichkeit, im Low-Code-Ansatz eigene automatisierte Workflows zu erstellen. In Kombination mit dem Microsoft Copilot wird dies jedoch noch einmal auf ein neues Level gehoben. So ist es möglich, Workflows alleinig durch die Eingabe natürlicher Sprache zu erstellen, mit deren Beschreibung der Copilot dann die kompletten Prozesse in Microsoft Power Automate abbilden kann.

E-Mail-Verkehr vereinfachen

Durch den Microsoft Copilot lässt sich die Arbeit mit Outlook wesentlich übersichtlicher und effizienter gestalten. Der KI-Assistent ist in der Lage, ganze E-Mail Threads zusammenzufassen, wichtige Inhalte widerzugeben und beispielsweise Coaching-Tipps zum Verfassen von Nachrichten zu liefern.

Automatisierte Produkttexte verfassen

In Microsoft Business Central können mithilfe des Copilots automatisch Produkttexte erstellt werden. Hierfür werden die im System gespeicherten Informationen zum Produkt genutzt und durch den Microsoft Copilot zu ansprechenden Produkttexten geformt. Mehr Copilot- und KI-Use-Cases für Business Central haben wir in einem separaten Blogbeitrag zusammengefasst: https://www.affinis.de/fachartikel/kuenstliche-intelligenz/microsoft-ki-use-cases-dynamics-365/

SharePoint-Seiten designen

SharePoint ermöglicht als soziales Unternehmensnetzwerk die Möglichkeit, persönliche Websites, Diskussionsgruppen, Blogs oder sogar ganze Intranets anzulegen. Der Aufbau und die Aktualisierung dieser Seiten nimmt viel Zeit in Anspruch. Der Copilot ist in der Lage Ressourcen zu sparen, indem er optisch ansprechende Seiten designen kann. Dafür müssen Nutzer:innen den KI-Assistenten nur mit Informationen aus relevanten Dokumenten füttern.

Diese Funktionen verdeutlichen: Durch die Übernahme und Umsetzung von zeitaufwändigen Routineaufgaben durch Microsoft Copilot sind Nutzer:innen in der Lage, ihre eigene Produktivität deutlich zu steigern. Auch können heutzutage sehr wenige Unternehmen und ihre Mitarbeitenden behaupten, direkten Zugriff auf alle Unternehmensdaten zu haben, die beispielsweise für die Erstellung von Präsentationen oder Texten von Vorteil sind. Der Copilot hingegen kann das – somit können sogar die Arbeitsqualität und die persönlichen Fähigkeiten aller Nutzer:innen gesteigert werden. Der Copilot regt dazu an, die eigene Kreativität noch mehr zu entfesseln und dient als Starthilfe für Innovationen und neue Ideen.

Der Microsoft Copilot ist da! Und jetzt?

Seit Anfang 2024 befindet sich der Microsoft Copilot bereits auf dem Markt und hat die Arbeitsweise vieler Menschen nachhaltig verändert. Während manche Unternehmen die Lösung schon fest in ihre Prozesse integriert haben, zögern andere noch. Die aktive Einbindung von KI schnürt nach wie vor Unsicherheit bei vielen Menschen – denn die Veränderung von Arbeitsweisen bedeutet für Unternehmen und ihre Mitarbeitenden immer einen großen Change. Um KI-fähig zu sein, müssen Unternehmen sich damit beschäftigen, welche Konsequenzen solche Anwendungen für das eigene Handeln und auch den unternehmerischen Erfolg bedeuten. Sollten Sie Hilfe im Umgang mit KI benötigen, zunächst den Ausgangspunkt Ihres Unternehmens evaluieren wollen oder den Microsoft Copilot direkt in ihrem Unternehmen einbinden, stehen wir Ihnen als zuverlässiger Partner gerne zur Seite.