Power BI Log.Insights – Effektives Power BI Monitoring

Der Einsatz von Self-Service Business Intelligence – wie Microsoft Power BI – wird immer beliebter. Schließlich sind Fachabteilungen dadurch in der Lage, umfangreiche Informationen innerhalb von Berichten und Analysen selbst zu verarbeiten und die IT somit zu entlasten. Doch die Vorteile solcher Self-Service-Szenarien haben auch immer eine Kehrseite. Wenn jeder Fachbereich die Plattform nutzt, kann schnell der Überblick über erstellte Objekte verloren gehen. Auch muss sichergestellt werden, dass alle User die vorgegebenen Compliance-Richtlinien des Unternehmens eigenverantwortlich einhalten. Ein effizientes Power BI Monitoring ist daher ein kritischer Faktor für Unternehmen, um die Nutzung von Self-Service Tools zu ermöglichen, sowie regelkonform, wirtschaftlich und nutzerfreundlich umzusetzen. Mit der Lösung Power BI Log.Insights erhalten Unternehmen ein umfassendes Monitoring ihrer Power BI-Systemlandschaft.

Möglich machen dies so genannte Log-Dateien. Log-Dateien sind Daten, die von jedem IT-System im Hintergrund erstellt sowie protokolliert werden und Aufschluss über die Aktivitäten und Prozesse innerhalb des jeweiligen Systems geben. Die daraus abgeleiteten Datentabellen unterstützen dabei, verschiedene Systemvorgänge nachzuvollziehen und spielen somit eine wichtige Rolle bei der Problemanalyse sowie der Rekonstruktion von Transaktionen und Ereignissen.

Auch Power BI Logs liefern unter anderem Informationen über Aktivitäten, Datenflüsse und Metadaten innerhalb der Power BI-Landschaft. Aus den Log-Dateien können verwertbare Informationen extrahiert und bedarfsorientiert zur Verfügung gestellt werden. Mit „Power BI Log.Insights“ erhalten Unternehmen somit umfangreiche Einsichten in ihre Power BI-Systemlandschaft, um maximale Erkenntnisse aus diesen erhalten zu können.

Der Nutzen von Log.Insights – ein bedarfsorientiertes Power BI Monitoring

In der Regel interessieren sich Power BI User nur für die Daten, die mit Hilfe des Tools reported werden sollen. Anders sieht es jedoch für die Verantwortlichen dieser Systemumgebung aus. Funktioniert die Power BI-Systemlandschaft einwandfrei? Laufen die Prozesse im Hintergrund stabil? Werden alle Aktualisierungsrhythmen eingehalten? Werden die Systemressourcen optimal genutzt? Stoßen wir irgendwo an Kapazitätsgrenzen und müssen Maßnahmen ergreifen?

Um diese Fragen zu beantworten, bietet Microsoft mit Azure Monitor eine bereits existierende Lösung an, um Administrator:innen bei der effizienten Verwaltung von Power BI zu unterstützen. Hierbei gibt es allerdings eine Einschränkung: Derzeit wird das Power BI Monitoring im Azure Monitor nur für Premium-Lizenzen unterstützt. Hinzu kommt, dass sich – neben der Beantwortung solch administrativer Fragestellungen – auch für viele weitere Stakeholder des Unternehmens wichtige Erkenntnisse durch Power BI Logs ermitteln lassen, die durch die bestehenden Lösungen bislang nicht erfasst werden. Power BI Log.Insights geht somit einen Schritt weiter und liefert Unternehmen umfassende Möglichkeiten für ein effektives und bedarfsorientiertes Power BI Monitoring für verschiedene Zielgruppen.

Mehr als nur eine administrative Sicht

Mit Power BI Log.Insights liegt der Fokus darauf, nicht nur Administrator:innen sondern verschiedenen Teilnehmenden der Plattform – wie Fachverantwortlichen, Datenschutzbeauftragten, Lizenzmanager:innen und Security-Verantwortlichen – Einsicht in die visuell aufbereiteten Log-Dateien von Power BI zu ermöglichen, die sie für die Erfüllung ihrer Anforderungen benötigen. Dabei werden neben den Power BI Logs auch Metadaten zu Usern, Lizenzen und Berichten sowie individuelle Unternehmensinhalte einbezogen. So besteht die Möglichkeit, neben den administrativen Anforderungen auch viele weitere Fragestellungen für unterschiedliche Nutzergruppen und Einsatzgebiete zu beantworten:

User & Lizenzen: Wie viele verschiedene User sind zu verzeichnen? Wie viele Lizenzen sind tatsächlich im Einsatz? Gibt es User mit einer Pro-Lizenz, die Power BI selten bis gar nicht nutzen?

Inhalte, Nutzung & Change Management: Welche Inhalte und Berichte werden am stärksten genutzt? Was sind die meistgenutzten Datenquellen? Wie viele zertifizierte und nicht zertifizierte Datasets sind vorhanden? Welche Änderungen wurden an den Berichten vorgenommen? Von wem wurden diese Änderungen durchgeführt?

Audits & IDV: Können Anfragen von Auditoren, Prüfern oder Betriebsräten hinreichend beantwortet werden? Werden die Richtlinien zur individuellen Datenverarbeitung (IDV) von den Nutzer:innen eingehalten? Erfolgt ein verantwortungsvoller Umgang mit den Daten? ▻ Mehr erfahren

Rechte & Security: Treten verdächtige Aktivitätsmuster auf? Welche Rollen und Rechte werden für den Zugriff auf den Workspace vergeben? Gibt es Sicherheitsverletzungen in der Zuordnung von Usern?

Datenschutz hat auch beim Power BI Monitoring oberste Priorität

Je nachdem, welche Fragestellungen von den jeweiligen Verantwortlichen beantwortet werden müssen, können aus der Kombination von Log-Dateien und Metadaten die benötigten Informationen extrahiert und bedarfsgerecht der jeweiligen Zielgruppe auf einem eigenen Power BI Dashboard zur Verfügung gestellt werden. Da diese Daten als personenbezogene Daten zu werten sind und somit der DSGVO unterliegen, existiert zudem die Möglichkeit, die Daten bereits bei der Extraktion zu maskieren. Ergeben sich innerhalb des Power BI Log.Insights Auffälligkeiten bei Verhaltensmustern, können die Daten vom Verantwortlichen in Betracht des „Need-to-Know-Prinzips“ anschließend wieder entmaskiert werden.

Das volle Potenzial der Erkenntnisse nutzen

Power BI punktet mit einem hohen Grad an Self-Service-Möglichkeiten sowie einer intuitiven Bedienung und kann prinzipiell komplett ohne die Unterstützung der IT-Abteilung genutzt werden. Von unseren Kunden wissen wir jedoch, dass Verantwortliche der Systemumgebung den Wunsch haben, die Nutzung und Aktivitäten der umfangreichen Power BI-Landschaft transparenter auszuweisen, um einen umfassenden Überblick über die gesamte Systemlandschaft zu haben. Ein umfangreiches Power BI Monitoring ist somit für die meisten Unternehmen unabdingbar.

Durch die vielfältigen Möglichkeiten, aus Log-Dateien Informationen zu extrahieren und bedarfsgerecht aufzubereiten, können zahlreiche Use Cases für unterschiedliche Nutzergruppen der Plattform – wie beispielsweise Administrator:innen, Lizenzmanager:innen sowie Datenschutz, Security-, IDV- und Fachverantwortlichen – geschaffen werden. Mit Log.Insights bieten wir die Antwort auf all diese Fragestellungen. Unser Ziel ist es, die ungenutzten Potenziale der Plattform aufzudecken und wertschöpfende Lösungen für die Herausforderungen unserer Kunden zur Verfügung zu stellen.