Die Informationsbedarfsanalyse: Strukturierte Anforderungserhebung zur Entscheidungsoptimierung

Unternehmen liegt die Vereinfachung und die Optimierung des Alltags ihrer Mitarbeitenden am Herzen. Ein Teil dessen nimmt die Verbesserung der Entscheidungsfindungsqualität ein, die mit Hilfe von Business Intelligence- und Analytics-Systemen (BIA-Systeme) datengetrieben und analytisch erfolgen soll. Die Komplexität der Anforderungen an diese Systeme steigt aufgrund interner Faktoren, wie exponentiell ansteigende Datenmengen, und externer Einflüsse, wie der Wettbewerb und Makrofaktoren, zum Beispiel Krieg, stetig. Das erschwert die Formulierung fachlicher Informationsbedarfe zunehmend und verlangt einen strukturierten Umgang mit den Herausforderungen. Während Verfahren wie das evolutionäre Prototyping häufig an dieser Stelle eingesetzt werden, gibt es einen besonders strukturierten Ansatz für die Anforderungsdefinition, der effizienter zum Erfolg verhilft – die Informationsbedarfsanalyse.

Definition und Ziel der Informationsbedarfsanalyse

Die Informationsbedarfsanalyse ist eine Methode, die über einen strukturierten Prozess, gestützt durch verschiedene Techniken, Informationsbedarfe von Entscheidern erfasst, um gezielte Anforderungen an die Informationssysteme abzuleiten. Während beim evolutionären Prototyping häufig die Gefahr von nie endenden prototypischen Entwicklungen mit hohen Kosten besteht, kann die Informationsbedarfsanalyse diese Unsicherheit reduzieren bzw. sogar auflösen. Das gestaltet die BIA-Plattform nicht nur effizienter, sondern verbessert im selben Zuge auch die Entscheidungsfindung. Dabei kann die Informationsbedarfsanalyse als Startpunkt und Basis datengetriebener Entwicklungen gesehen und als Vorstudie oder sogar eigener Fachsprint eingesetzt werden. Durch sie lässt sich eine fundierte Voraussetzung für die Modellierung der Datenmodelle, Datenflüsse und Datenmanagementprozesse schaffen.

Individuelle Vorteile für jedes Unternehmen

Die Informationsbedarfsanalyse bildet die Grundlage für die lang- und kurzfristige Planung von Software-Entwicklungen im Data und Analytics-Bereich, wobei insbesondere das Risikomanagement unterstützt wird. Die Methode verbessert den Informationsfluss zwischen Anforder:innen und Entwickler:innen sowie die Informationsqualität. Gegenüber dem evolutionären Prototyping profitiert ein Unternehmen von einer Kosten- und Ressourcenoptimierung. Das erreicht die Informationsbedarfsanalyse durch die wiederkehrende Nutzung von Prüfschleifen, die Reduktion manueller Aufwände und Fehlerquellen bei der Datenkonfigurierung sowie das Ausmerzen nicht benötigter Metadaten.

Ablauf der Informationsbedarfsanalyse

Der Ablauf der Informationsbedarfsanalyse gliedert sich in einen vierteiligen Prozess: Zuerst werden das Informationsangebot geprüft und die Eckpunkte zu den bestehenden Informationsquellen erhoben. Anschließend erfolgt die Überprüfung und Analyse der Informationsnachfrage – also welche Informationen aktuell und zukünftig überhaupt benötigt werden. Im dritten Prozessschritt findet die Konsolidierung des Informationsangebots und der Informationsnachfrage statt sowie ein Abgleich beider Faktoren mit der Unternehmensstrategie zur Ermittlung der Erfolgsfaktoren. Zuletzt wird die Auswertung der Erkenntnisse ermittelt. Dabei spielen vor allem Erfolgsfaktoren und deren Wirkung sowie mögliche Hebelpunkte, die das Projekt erfolgreich machen, eine große Rolle.

Unser erprobtes Vorgehen bei der Informationsbedarfsanalyse

Die Expert:innen unserer Tochtergesellschaft INFORMATION WORKS bieten einen erprobten Best Practice-Ansatz für die Informationsbedarfsanalyse. Das Vorgehensmodell basiert auf über 25 Jahren Projekterfahrung sowie umfassende empirische Untersuchungen.

Zunächst beschäftigt sich unser Expert:innen-Team mit den vorliegenden Kundenberichten, die Stammdaten enthalten. Diese Stammdaten gilt es zu erfassen und sinnvoll innerhalb eines Stammdatenkataloges festzuhalten. Gleichzeitig werden wesentliche Kennzahlen inklusive ihrer fachlichen Beschreibung und der dahinterliegenden Berechnungslogik im Kennzahlenkatalog definiert. Mit diesen Informationen erfolgt die Erstellung der ersten Reporterfassung, welche die zu erstellenden Berichte inklusive ihrer Kennzahlen, Dimensionen, Hierarchien, Filtern und Berechnungen beschreibt.

Das anschließende Information Packaging leitet sich aus den bisherigen Vorarbeiten ab und bildet das Herzstück der Informationsbedarfsanalyse. Die Darstellung gleicht einem Modell, wobei es die verschriftlichten Informationen aus dem Austausch mit dem Fachbereich und den Usern visualisiert. Im Information Packaging finden sich notwendige Dimensionen und Hierarchien der Daten wieder, die Auskunft über die Anzahl der Elemente auf jeder Hierarchie-Ebene geben und Fakten wie beispielsweise die Summe, den Mittel- oder Durchschnittswert von Daten definieren. Auf Basis des multidimensionalen Informationsraums im Information Packaging können die Berichte später erstellt werden. Im fünften Schritt der Informationsbedarfsanalyse können Subjektmodelle zur Benennung der wichtigsten inhaltlichen Informationsräume abgeleitet werden, die für Klarheit bei komplexen Anforderungen und Zusammenhängen sorgen. Alle Bausteine innerhalb unseres Vorgehensmodells validieren sich gegenseitig. Das bedeutet, dass die Informationsbedarfsanalyse über eingebaute, natürliche Feedbackschleifen verfügt und somit bereits die Grundlage für anstehende Testings während der endgültigen Umsetzung des Projekts schafft.

Im Verlauf der technischen Umsetzung oder der weiteren fachlichen Konzeptionierung lassen sich dann weitere Reporterfassungen vornehmen. Durch die Rückkopplungen mit der bisherigen Analyse der Informationsbedarfe werden die Ergebnisse Schritt für Schritt verfeinert und verbessert. Aus dem Information Packaging der vervollständigten Reporterfassung können die Expert:innen robuste Business-Metamodelle ableiten und so die technische Umsetzung optimal vorbereiten.