Closure-Gap-Analyse - „…was fehlt denn jetzt noch?“

Das Projekt neigt sich dem Ende zu, doch hat das Projektteam wirklich an alles gedacht und auch komplett abgearbeitet? Auf der einen Seite gibt es die Projektziele (auch als Project Scope bezeichnet), runtergebrochen und fixiert in Form einer Anforderungssammlung, z.B. als Lieferproduktliste. Auf der anderen Seite muss im täglichen Projektgeschäft die Abarbeitung abgeleiteter Arbeitspakete erfolgen und zusätzlich allgemeine Projektmanagementaufgaben wie z.B. Dokumentation, Berichtswesen, Anwenderschulungen etc. erledigt werden. Die spannenden Fragen hinsichtlich eines nahenden Projektabschlusses sind: Hat man die Projektziele vollständig erreicht? Und: Sind alle formalen Aktivitäten für einen Projektabschluss geplant bzw. schon abgearbeitet? Um diese Frage nach potentiellen Restaktivitäten (Handlungsbedarfen) zu beantworten, wird in Ergänzung zu den Gap-Analysen im laufenden Projekt das Instrument der Closure-Gap-Analyse genutzt. Dabei wird in Form einer Vollständigkeitskontrolle der Bearbeitungsstatus der speziellen Aktivitäten der Closure-Projektphase abschließend überprüft und dokumentiert.

Grundsätze der Closure-Gap-Analyse

Die grundsätzliche Vorgehensweise bei der Anwendung der Closure-Gap-Analyse als Management-Instrument ist wie folgt:

• Schritt 1: Statusprüfung der relevanten Projektmanagementaufgaben
• Schritt 2: Identifizierung von Gaps (Lücken), quantitativ oder qualitativ
• Schritt 3: Schließen der identifizierten Lücken / Aufgaben
• Schritt 4: Dokumentation / Update der Closure-Gap-Analyse

Im ersten Schritt erfolgt hier eine abschließende Scope Validierung. Dabei wird die tatsächliche Lieferleistung des Projektes auf Basis von (ggfs. extrapolierten) Ist-Werten mit der potentiellen Lieferleistung (Ziel-Werten) des Projektes abgeglichen.

Eine funktionale Lücke (Gap) ergibt sich aus der Differenz der prognostizierten Entwicklung der Ist-Werte und der idealisierten kompletten Abarbeitung aller formulierten Anforderungen (Ziel-Werte). In der Praxis zeigt sich hier häufig eine Abweichung, wobei sich allein aus der Closure-Gap-Analyse keine direkten Handlungsempfehlungen zur Erarbeitung von Maßnahmen zur Schließung der funktionalen Lücken ableiten lassen. Dazu wäre der Einsatz weiterer Planungsinstrumente, wie z.B. ein detaillierter Lückenschlussplan, notwendig.

Hinsichtlich eines geplanten Projektabschlusses ist es zu diesem Zeitpunkt allerdings zu spät. Die identifizierten funktionalen Lücken (Gaps) können i.d.R. nicht mehr „geheilt“, sondern lediglich im Projektabschlussbericht dokumentiert, werden. Das birgt analog zu relevanten Toleranzüber- oder -unterschreitungen jedoch immer die Gefahr, dass eine Projektabnahme vom Auftraggeber bzw. Kunden verweigert wird.

Exkurs zur Closure-Gap-Analyse

Neben den ermittelten funktionalen Gaps ist ggfs. auch die Identifizierung von strategischen Lücken möglich, was hier allerdings nicht im Fokus steht, da sie nicht vom Projektteam zu verantworten sind und sich in dieser Projektphase nicht mehr auflösen lassen. Diese haben allerdings eine hohe Relevanz für die Unternehmensleitung. Denn wenn eine strategische Lücke nicht rechtzeitig geschlossen werden kann, besteht grundsätzlich die Gefahr, dass der Fortbestand des Unternehmens langfristig gefährdet ist.

Projektmanagementaufgaben in der Closure-Phase

Daneben gibt es noch weitere, bestens bekannte Projektmanagementaufgaben in der Closure-Projektphase, die alle auf Erledigung geprüft oder ggfs. noch kurzfristig zur Bearbeitung bzw. der vollständigen Erledigung eingeplant und im Nachgang kontrolliert werden müssen.

Im Einzelnen handelt es sich dabei um:

1. Schließen offener Punkte (z.B. im Issue Log)
2. Betriebsübergabe (formale Übergabe der Betriebsverantwortung)
3. Lessons Learnt Workshop (Durchführung und Dokumentation der Ergebnisse)
4. Quality Assurance (QA-Prüfung, vorzugsweise projektextern)
5. Projektabschlussbericht (Erstellung und Übermittlung an Auftraggeber / Kunden)
6. Projektabnahme (formale Abnahme durch den Auftraggeber / Kunden)
7. Budgetrückführung (gemäß der jeweiligen Unternehmensrichtlinien nach Abrechnung der Projektkosten / Schließen der Kostenstelle)

Ergänzende Hinweise zur Closure-Gap-Analyse

Eine Gap-Analyse wird zum Ende jeder Projektphase durchgeführt. Damit es an den Phasenenden und speziell zum Projektende nicht zu großen Handlungsbedarfen kommt, wird empfohlen, eine Gap-Analyse kontinuierlich durchzuführen. Im Gegensatz zu den Gap-Analysen selbst, sollten dabei die QA-Prüfungen möglichst von projektexternen Mitarbeitern durchgeführt werden, die nicht selbst in dem konkreten Projekt aktiv sind. Durch die projektexterne Prüfung wird sichergestellt, dass die wichtigsten Projektmanagement-Aktivitäten in den Projektphasen und speziell in der Closure-Phase nicht nur „erledigt“ sondern in der geforderten Qualität erfolgt sind. Einem erfolgreichen formalen Projektabschluss sollte nach Durchführung und Abschluss der abschließenden Closure-Gap-Analyse wie vorangegangen beschrieben dann nichts mehr im Wege stehen.