Welche Verbindung gibt es zwischen dem Stanley Kubrick Filmklassiker „Dr. Seltsam oder: Wie ich lernte, die Bombe zu lieben“ und der Profession des Projektmanagements? In beiden ist der Begriff „War Room“ in Verwendung. Im Film ist dies die Kommandozentrale, in der sich die Protagonisten zu Beginn des Films einfinden. Er ist ausgestattet mit riesigen Monitoren, Kommunikationsgeräten und einem großen Rundtisch. Im Projekt Management versteht man unter War Room einen Raum für Projektteams, in der Regel im Krisenmodus, dessen Wände vollgehängt sind mit Berichten und Grafiken und in dessen Ecken sich Pizzakartons stapeln. Doch welchen Sinn ergeben War Rooms in der Praxis und wie sollten sie organisiert werden?

War Room – Historie und Beschreibung

Ob die Verwendung eines martialischen Begriffes im Projektmanagement angemessen ist, dürfte vom persönlichen Geschmack der handelnden Personen abhängen. Davon unabhängig ist der Begriff allerdings so feststehend, dass jeder Projektbeteiligte etwas damit anfangen können sollte. Im allgemeinen Verständnis ist der War Room eine zentrale Organisation für das Management eines Projekts Hier kommt das Team räumlich zusammen, arbeitet gemeinsam, kommuniziert und entscheidet. Ein solcher Arbeitsraum und Arbeitsmodus ist auch bekannt unter den Begriffen Situation Room, Kommandozentrale, Command Center. Gemeint ist meist das gleiche. Aus der Praxis heraus hat sich bewährt, vorzugsweise einen anderen Begriff zu verwenden. Einen, der mehr positiv nach vorne auf die Lösung gerichtet ist, anstatt eines Begriffs, der per se nach Krise klingt: Focus Team. Durch diesen Begriff wird der Blick auch weniger auf den eigentlichen Raum gerichtet, als vielmehr auf den effektiven Arbeitsmodus und die fokussierte Denkweise.

Widerstände gegen die Einrichtung eines War Rooms

Bezeichnung und Verständnis als Focus Team haben den Vorteil, dass regelmäßig auftretenden Widerstände gegen War Rooms begegnet wird. Erfahrene Projektmitarbeiter verbinden mit dem Begriff des War Rooms: undankbare Aufträge, lange Arbeitszeiten, viel Stress, ungeeignete Arbeitsumgebung, Eskalationen von Kunden oder dem eigenen Management. Auch wurde in der Vergangenheit häufig die Erfahrung gesammelt, dass aus einem vorübergehenden War Room eine Dauereinrichtung wird. Kurz: die Motivation zur Teilnahme an einem War Room ist besonders dort extrem gering ausgeprägt, wo bereits viele Erfahrungen damit gesammelt wurden und wo War Rooms zum Standard Werkzeugkoffer einer Organisation gehören.

Vorteile von Focus Teams

Diese Widerstände führen leider häufig dazu, dass die Vorteile eines Focus Teams nicht realisiert werden:

Arbeitsmodus im Focus Team

Um die o.a. Vorteile realisieren zu können, gilt es, folgende Handlungsanweisungen zu befolgen:

Empfehlung: Nutzen Sie Focus Teams

Bei Befolgung der Anleitung zum Arbeitsmodus können Focus Teams ein wertvolles Vehikel sein, um die Zusammenarbeit im Projekt zu optimieren. Hier noch einmal die Empfehlung, den Begriff und das Verständnis des Focus Teams in den Vordergrund zu rücken, auch wenn die Bezeichnung des War Rooms weit verbreitete Bekanntheit erlangt hat [legendär hierzu die Geschichte, dass Ronald Reagan nach Amtsantritt Anfang der 1980er-Jahre – und damit rund 20 Jahre nach Erscheinen des Films „Dr. Seltsam“ – den War Room im Weißen Haus gezeigt bekommen wollte, da er ihn in seiner fiktiven Form für real hielt].