Prozessdokumentation in einem weltweiten SAP Rollout

Die Dokumentation wird in Projekten jeder Größe häufig als notwendiges Übel angesehen, welches insbesondere beim Projektabschluss viel Zeit und einen hohen Ressourceneinsatz fordert.
Dabei ist die vollständige Dokumentation in allen Projektphasen wesentlich für ein effektives Projektmanagement. Das Projekt Management Office besitzt eine Dokumentationsverantwortung sowie eine Informationspflicht gegenüber allen Stakeholdern. Hieraus sollten nicht nur einzelne Maßnahmen definiert werden, mit denen notwendige Dokumente (Projektauftrag, Projektabschlussbericht, etc.) erstellt werden. Es sollte vielmehr als eine fortlaufende Aufgabe verstanden werden.

Die Dokumentation umfasst die Gesamtheit aller Informationen über ein Projekt und kann in die folgenden wesentlichen Aufgabenbereiche unterteilt werden:

• Sammlung von Informationen und Vorgaben über das Projekt und den Projektverlauf
• Sammlung von Erfahrungen für kommende Projekte
• Bereitstellung der Projektergebnisse nach Projektende

Je nach Unternehmen, Projektgröße oder Projektart müssen bzw. sollten verschiedene Standards und Normen (u.a. DIN-Normenreihe DIN 69901, ISO-Norm ISO 21500, ISO 10006) berücksichtigt werden. Grundsätzlich kann zwischen der Dokumentation des Projektverlaufs, der Prozessdokumentation, sowie der Dokumentation der Projektergebnisse, der Produktdokumentation unterschieden werden.

Prozessdokumentation

Häufig wird unter der Dokumentation des laufenden Projektes nur die Ablage von Status- und Sonderberichten, Protokollen sowie anderer wesentlicher Projektdokumente verstanden. Bis zu einer gewissen Projektegröße mag dies ausreichend sein, bei großen, komplexen Projekten ist eine wesentlich ausführlichere Dokumentation notwendig.

Insbesondere die Abbildung der häufig unübersichtlichen und komplexen Projektstruktur in einer einfach konsumierbaren Form ist notwendig, um eine leichtverständliche Übersicht des Projektes zu erhalten. In dieser Projektübersicht sollten alle wesentlichen Projektliefergegenstände enthalten und die wichtigsten Abhängigkeiten definiert werden. Basierend auf dieser Darstellung können ausführlichere Leitfäden je Liefergegenstand erstellt und Verantwortlichkeiten festgelegt werden. Es erfolgt somit eine Abbildung der wesentlichen Abläufe und Prozesse eines Projektes. Dies fördert nicht nur die projektinterne Transparenz und Nachvollziehbarkeit, sie dient außerdem der Identifikation von Schnittstellen-Problemen (nicht definierte Übergabepunkte zwischen den Projektteams etc.) oder der Vermeidung von Doppelarbeiten. Eine vollständige Dokumentation ermöglicht neuen Mitarbeitern den einfachen Einstieg in das Projekt, da eine umfassende Übergabe zwischen Mitarbeitern gefördert wird. Im optimalen Fall unterstützt eine abgestimmte, definierte Prozessdokumentation bei der Erstellung und Wartung des Projektplans und hat somit einen hohen Einfluss auf die Qualität der Planung und Steuerung des Projektes.

Zusätzlich zu diesen Prozessvorgaben sind häufig auch allgemeine Verhaltensregeln und Hinweise notwendig. Diese müssen sich nicht unbedingt auf konkrete Projektergebnisse beziehen, sondern Vorgaben definieren, die die Zusammenarbeit vereinfachen. Klassische Beispiele sind hier Meetingregeln, Tool-Anleitungen oder Sicherheitsvorgaben.

Praxisbeispiel Prozessdokumentation

Im Rahmen eines großen multinationalen Software Rollout Projektes hat affinis die projektübergreifende Methodik definiert. Zu Beginn war das Projekt geprägt von nicht ausreichend abgestimmten Teams mit jeweils eigenen Prozessen und Vorgehen. Um diese individuellen Ansätze zu vereinheitlichen und zu einer projektweiten Methodik auszubauen, welche für die jeweiligen Releases leicht replizierbar ist, wurden die folgenden Schritte unternommen:

Jeder der oben genannten Punkte wurden mit jeweiligen beteiligten Teams und Verantwortlichen abgestimmt und gemeinsam mit dem PMO definiert. Eine „Alleinfahrt“ des Projektmanagements ist hier nicht zielführend, da die Akzeptanz der Methodik minimal sein wird. Durch die frühzeitige und durchgehende Einbindung der Projektteams und der Projektleitung konnte die Methodik bereits frühzeitig einen wesentlichen Mehrwert bei der Beschleunigung und qualitativen Verbesserung der Release beitragen. Mit der Beteiligung des gesamten Projektes konnte die Methodik über die Projektlaufzeit perfektioniert werden.

Insbesondere die in Schritt 4. Definierten „Anleitungen“ konnten als Grundlage für einen detaillierteren Projektplan genutzt werden. Durch eine enge Verzahnung zwischen Methodik und Projektplan konnten fundierte Steuerungs- und Planungsentscheidungen getroffen werden, bei denen u.a. die Abhängigkeiten von Liefergegenständen, Abstimmungspflichten sowie Ressourcenengpässen mit einbezogen werden konnten. Die Methodik wurde dabei so ausgelegt, dass diese einfach auf das kommende Release übertragen werden kann. Diese Vereinheitlichung und Wiederverwertbarkeit ist wiederum die Grundlage für ein stabiles Berichtswesen, eine durchgehende Qualitätskontrolle und einen erfolgreichen Projektverlauf.

Produktdokumentation

Auf die Notwendigkeit der Dokumentation der Projektergebnisse werde ich in einem weiteren Beitrag im Februar 2018 eingehen. Zunächst werden, wie in diesem Beitrag, allgemeine Regeln diskutiert und anhand eines Praxisbeispiels verdeutlicht.