So erstellen Sie einen effektiven Projektstatusreport

Wie jeden Freitagmorgen sitzen Sie an Ihrem Schreibtisch und erstellen Ihren Projektstatusreport. Deadline ist, wie jeden Freitagmorgen, 12:00 Uhr. Wie üblich ärgern Sie sich mit dem fehlerhaften Template herum, wirklich neues im Vergleich zur letzten Woche gibt es ohnehin nicht, aber irgendetwas muss ja berichtet werden. Und um Punkt 12:00 und 1 Sekunde kommt der Reminder aus dem PMO, dass noch Reports fehlen. Also schnell etwas zusammengeschrieben und verschickt. Liest ja eh niemand. Wie jeden Freitagmorgen…

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Leider wird in Programmen und Projekten das Reporting genau so gesehen und behandelt. Das ist nicht nur schade, sondern auch schädlich für den Projekterfolg. Die Vorzüge eines effizienten Projektstatusreportings, sowie des strategischen Reportings wurden bereits in vorherigen Blogbeiträgen ausgeführt:

• Operatives Reporting – elementares Steuerungsinstrument im Rahmen des Programm Managements

Betrachten wir zunächst das WAS.

Welche Inhalte sollte ein guter Projektstatusreport abdecken? Durch regelmäßiges Reporting an die Entscheider und das Management wird sichergestellt, dass die Interessen aller Stakeholder berücksichtigt und Entscheidungen effizient getroffen werden können. Letztlich geht es also um Entscheidungen, die im Vordergrund stehen und nicht das reine informieren zum Selbstzweck. Wobei die Marketing-, oder Werbefunktion eines guten Reports niemals unterschätzt werden sollte. Entscheidungsbedarfe können im Reporting explizit benannt werden, häufig geschieht dies auf Basis der berichteten Risiken. Sie können sich aber auch aus dem Inhalt des Reports ergeben und durch das Management ausgelöst werden.

Also gut, ein Statusreport ergibt Sinn. Aber WIE wird berichtet?

Ziel ist wie üblich, ein möglichst gutes Ergebnis (Effektivität) mit sinnvollem Aufwand zu erzeugen (Effizienz). Ein reines PowerPoint Reporting kann schon dadurch effizienter werden, wenn es als sog. Delta-Reporting aufgebaut wird und nicht alle Inhalte stets neu eingetragen werden müssen. Idealerweise aber wird der Automatisierungsgrad so weit erhöht, das manueller Aufwand und Zeiteinsatz minimiert werden. Durch Verknüpfung des Reporting z.B. mit den Controllingsystemen und mit den Tools, die ggf. im Portfoliomanagement eingesetzt werden, können erheblich Steigerungen in der Effektivität und gleichzeitig der Effizienz erreicht werden. Besonders in diesem Aspekt liegen spannende Hebel versteckt, die aus einem langweiligen Pflichtthema ein Tool zur erfolgreichen Unternehmenssteuerung machen können. Ebenfalls zum Wie gehört die Frage nach den Inhalten. Ein genereller Leitfaden wäre hier aber wenig zielführend, da die Inhalte sehr einzelfallbasiert für jedes Projekt, Programm, Portfolio und Unternehmen gestaltet werden sollten. Natürlich ist das magische Dreieck sicherlich relevant (Time, Quality, Budget) –  auch Risiken sollten wohl dazugehören –  diese Erkenntnis ist aber sehr high-level und damit wenig zielführend. Die konkrete Definition und Ausgestaltung der zu berichtenden Inhalte muss auf jeden Fall bedürfnisbasiert erfolgen.

Die dritte zu betrachtende Dimension ist das WANN.

Wir betrachten also Häufigkeit, Frequenz und Timing des Projektstatusreports. Fast schon traditionell wird in den meisten Projekten freitags berichtet. Ob dies sinnvoll ist, kann weder generell verneint, noch bestätigt werden. Hier sind das individuelle Projektportfolio und auch die Unternehmenskultur relevant. In der Praxis zeigt sich allerdings, dass nach vorne gerichtete Reports, die also tatsächlich auf Steering, statt auf Reading zielen, besser zu Beginn einer Arbeitswoche veröffentlicht werden. So können weitere Abstimmungen erfolgen, Entscheidungen getroffen und Maßnahmen initiiert werden, und entfalten ihre Wirkung ggf. bereits in der laufenden Woche. Ein Reporting muss nicht per se wöchentlich erscheinen. Längere Zeiträume haben gleich mehrere Vorteile: weniger Aufwand, mehr Eigenverantwortung für die Projektleitung (selber kümmern, statt „melden macht frei“), weniger Abstimmungsbedarf oder sogar Aktionismus beim Management.

Ergibt Sinn

Ausgehend von der Annahme, dass Sie davon überzeugt sind, dass Reporting grundsätzlich Sinn ergibt, dürfte klar geworden sein, dass in die Konzeptionierung, Planung und Implementierung eines solchen Reportings Zeit und Expertise investiert werden sollten, um für alle Beteiligten ein effektives Reporting effizient durchzuführen. Gerne sind wir Ihnen dabei behilflich, kontaktieren Sie uns jederzeit.