So lösen Sie die drei häufigsten Fehler im Ressourcenmanagement

Nehmen wir einmal an, Sie würden auf einer einsamen Insel landen. Welche drei Dinge würden Sie mitnehmen? Haben Sie Ihre Auswahl getroffen? Gut, sie haben soeben Ressourcenmanagement betrieben. Ihr Ziel ist es zu überleben und das mit so wenig Ressourcen wie möglich – nämlich genau 3 Dingen.

Natürlich ist das nicht immer ganz so einfach, wenn wir vom Ressourcenmanagement in Projekten sprechen, denn dazu müssen die Ziele und die vorhandene Kapazität klar und jedem bewusst sein. Wird in einem Unternehmen allerdings ein guter Prozess zur Planung von Ressourcen etabliert, so lässt sich die Effizienz steigern und die Ressourcen werden effektiv eingesetzt.

Damit Sie in der Lage sind die drei häufigsten Fehler im Ressourcenmanagement zu vermeiden, stellen wir Ihnen diese im Folgenden kurz vor.

Fehler 1 im Ressourcenmanagement: Ressourcen falsch auswählen und zuordnen

Beispiel:

„Herr Maier hat gerade nicht so viel zu tun. Er wird in Ihrem Projekt mitarbeiten. Er wollte sowieso schon immer einmal in die Projektlandschaft hineinschnuppern, das hat er mir auf der letzten Weihnachtsfeier gesagt.“

Problem?

Ressourcen werden beliebig ausgewählt, ohne das Gesamtpaket zu betrachten. Das ist genau dann der Fall, wenn niemand einen Überblick über die Kapazitäten, Projekterfahrung und die Fähigkeiten eines Mitarbeiters hat – oder wenn keiner weiß welche Fähigkeiten innerhalb eines bestimmten Projekts benötigt werden.

Lösung?

• Erstellen Sie einen Überblick über die Verfügbarkeiten und Fähigkeiten aller Mitarbeiter und halten Sie diesen Überblick stehts aktuell – so können Sie Ihre Mitarbeiter optimal einsetzen.
• Ressourcen sollten immer so zugewiesen werden, dass sie sowohl die Projektarbeit als auch die anfallenden Tagesaufgaben bewältigen können ohne überlastet zu werden.
• Ernennen Sie ggf. einen Ressourcenmanager, der sich des Themas annimmt und eine faire Zusammenstellung der Talente im Unternehmen erstellt.
• Im Notfall können Sie Projekte stoppen oder pausieren, die am wenigsten die Erreichung der Geschäftsziele fördern, so dass dringend benötigte Ressourcen frei werden und anderweitig eingesetzt werden können.

Fehler 2 im Ressourcenmanagement: Mit einer 100-prozentigen Kapazität rechnen

Beispiel:

„Frau Maier wird das Projekt in den kommenden drei Tagen abschließen. Sie arbeitet schließlich Vollzeit und es fehlen nur noch etwa 22 Arbeitsstunden.“

Oder:

„Frau Maier kann zu 10 % auf insgesamt 10 Projekten arbeiten und dort gleichwertige Arbeit verrichten.“

Problem?

Solche Rechnungen sind unrealistisch, denn Mitarbeiter fühlen sich dann schnell überfordert und überlastet und Deadlines werden nicht eingehalten.

Selbst wenn Mitarbeiter ausschließlich in einem Projekt arbeiten, fließt nicht ihre volle Arbeitszeit in das Vorantreiben eines Projekts. Denn Mitarbeiter machen über den Tag verteilt auch mal kleinere Pausen, führen klärende Gespräche oder nehmen an Meetings und Seminaren teil, werden kurzfristig krank oder haben auch einfach mal einen schlechten Tag.

Lösung?

• Sehen Sie ihre „Ressourcen“ als Menschen und nicht als Maschinen. Eine 8-stündige Aufgabe kann nicht innerhalb eines 8-stündigen Arbeitstages erledigt werden. Außer Ihre Ressourcen machen Überstunden.
• Gehen Sie davon aus, dass die Kapazität einer Ressource 80% der im Vertrag festgelegten wöchentlichen Arbeitszeit beträgt.
• Planen Sie genug Puffer ein, d.h. erkundigen Sie sich über die Urlaubstage Ihrer Mitarbeiter und planen Sie die erfahrungsgemäße Häufigkeit von Krankheitstagen in Ihrem Unternehmen ein
• Nehmen Sie z.B. auch Fortbildungsseminare oder Motivations-Workshops in Ihre Unternehmenskultur auf, um die Leistungsfähigkeit ihrer Mitarbeiter langfristig zu stärken

Fehler 3 im Ressourcenmanagement: Projektabhängigkeiten missachten

Beispiel:

„Frau Krämer, wieso sitzt ihr Team eigentlich nur herum und dreht Däumchen? Wir müssen jetzt in die Pötte kommen!“

Problem?

In manchen Situationen kann es vorkommen, dass ein Projektteam auf einen Meilenstein oder eine Lieferung eines anderen Teilprojekts warten muss und ohne diese Lieferung nicht weiterarbeiten kann.

Lösung?

• Analysieren Sie die Abhängigkeiten zwischen einzelnen Projekten Ihres Portfolios und visualisieren Sie diese, so ist erkennbar welche Projekte den Betrieb eventuell aufhalten könnten.
• Planen sie ausreichen Puffer bei Projekten ein, die voneinander abhängig sind oder versuchen Sie diese Abhängigkeiten zu minimieren. Oft können Team auch parallel an Aufgaben desselben Projekts arbeiten.
• Im Notfall können Sie die Ressourcen entsprechend umverteilen, sodass die Teams des abhängigen Projekts nicht „tatenlos“ herumsitzen – sondern ggf. das Team des verzögerten Projekts unterstützen.

Ohne Ressourcen gibt es keine Projekte und ohne richtig zugewiesene, motivierte und informierte Mitarbeiter gibt es keinen Projekterfolg. Daher ist u.a. das Ressourcenmanagement ein wichtiger Bestandteil im Portfolio- und Projektmanagement und sollte stets eine große Aufmerksamkeit genießen.

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