Terminsteuerung als Teilkomponente der Projektsteuerung – Wie einfach oder komplex muss sie sein?

Die Terminsteuerung bzw. Synonym das Terminmanagement ist eine zentrale Teilkomponente des Bereichs Projektsteuerung. Termine sind eine wichtige Zielgröße innerhalb des Projektmanagement-Dreiecks aus Kosten-Zeit-Qualität. Die Terminsteuerung muss jederzeit umfassend und verlässlich sein sowie stets auf einen aktuellen Stand gebracht werden. Die Grundprämisse aller Terminpläne ist, dass entsprechende Zeitpuffer eingeplant werden, um Unwägbarkeiten während der Projektlaufzeit abzufedern.

Grundlagen der Terminsteuerung

Im Rahmen der Terminsteuerung müssen viele Aspekte berücksichtigt und sich überlagernde Planungs-, Kontroll- und Analyseprozesse durchgeführt werden [1] [2]:

• Terminplanung
• Terminkontrolle
• Soll-Ist-Abgleich
• Abweichungsanalyse
• Anpassungsmaßnahmen
• Aktualisierung

Es ist unschwer zu erkennen, dass bei der Terminsteuerung viele Abhängigkeiten bestehen. Die Terminplanung besteht aus einer Grobplanung, Detailterminplanung sowie der Festlegung von Meilensteinen. Bestimmte Aktivitäten sind Grundvoraussetzungen für einzelne Meilensteine und weisen auf Abhängigkeiten hin. Bei der Terminplanung wird ein Projekt in die Bereiche Teilprojekte und Arbeitspakete zergliedert, um entsprechend der Struktur von der groben Übersicht in eine Detailsicht zu gelangen. Essenziell für eine Terminsteuerung ist, dass im Rahmen der Terminplanung Meilensteine hinterlegt wurden, so dass Ziele hinsichtlich der Anforderungen und Qualität zeitlich ausgewiesen werden. Hinsichtlich der Terminplanung im Projekt muss insbesondere der kritische Pfad Beachtung finden. Erst wenn alle Arbeitspakete in einen Terminplan eingebettet sind, kann ein kritischer Pfad abgeleitet werden. Damit ist die Abfolge von Arbeitspaketen im Projekt gemeint, die sowohl von Anfang bis Ende des Projekts reicht als auch im Verlauf keinerlei Leerlaufzeiten beinhaltet. Per Definition handelt es sich um diejenigen Arbeitspakete, die keine zeitlichen Verzögerungen nach sich ziehen dürfen, da sich sonst das terminierte Projektende automatisch nach hinten verschiebt. Solche auf einem kritischen Pfad liegende Arbeitspakete müssen beobachtet und gesteuert sowie im Risikomanagement besonders beachtet werden. [1]

Die Terminkontrolle muss an allen zuvor genannten Aspekten ansetzen. Über einen Soll-Ist-Abgleich werden mögliche Diskrepanzen in der Terminplanung ausgemacht, wobei die Abweichungsanalyse dabei helfen soll, die Details bzw. Gründe der Abweichung zu erfassen und dadurch entsprechende Anpassungsmaßnahmen einzuleiten. Zu guter Letzt kann es dazu kommen, dass eine Aktualisierung durchgeführt werden muss, so dass etwa neue Zieltermine festgelegt werden. Andersherum besteht auch die Möglichkeit den Umfang der Arbeitspakete zu reduzieren, um die Zieltermine einhalten zu können.

Praktische Verfahrensweise der Terminsteuerung in Projekten

Den goldenen Weg zur Terminsteuerung gibt es in der Praxis nicht, dafür sind Projekte zu unterschiedlich. Entscheidend ist, dass die Methoden, Techniken oder Tools ausgewählt werden, die dafür geeignet sind, ein konkretes Projekt (auch) terminlich zu steuern. Allgemein verbreitet sind Netzplantechnik, der Projektstrukturplan (PSP), das Gantt-Diagramm oder die Meilensteintrendanalyse (MTA). Die genannten Methoden beziehen sich auf die Gesamtheit des Projekts und dienen nicht ausschließlich der Terminsteuerung, sind aber diesbezüglich sehr nützlich. Die Netzplantechnik kann etwa dazu dienen die Zeiten in einem Vorgangsknoten-Netzplan (VKN) zu berechnen. Auch der PSP kann als Grundlage hilfreich sein, da er viele inhaltliche Planungsschritte beinhaltet, die mit der zeitlichen Frist gekoppelt werden können. Eine Alternative für die Terminsteuerung ist zudem ein Gantt-Diagramm, weil es die Dauer einer Aktivität in Form eines Balkens visualisiert und zugleich die Zeitachse darstellt. Die MTA ermöglicht, dass Terminverschiebungen oder -verzögerungen frühzeitig erkannt werden, da der Fertigstellungstermin eines Meilensteins ad hoc abrufbar ist. [3]

Beim Projektstart sollten Terminpläne im Zuge der Terminsteuerung auf ihre Umsetzbarkeit in der Praxis geprüft und auch im Fortgang sukzessiv nachgesteuert werden. Hilfreich kann ein Rahmen-Terminplan sein, so dass die Abhängigkeiten zwischen unterschiedlichen Terminpläne ersichtlich sind. Eine beispielhafte Auswahl dazu [2]:

• Grobe Terminpläne
• Meilenstein-Pläne
• Ausschreibungsterminpläne
• Vertragsterminpläne
• Detail-Terminpläne inkl. aller Schnittstellen

Fazit

Die Terminsteuerung ist ein Frühwarnsystem im Sinne der Projektsteuerung. Dabei kann die Terminsteuerung niemals gänzlich von der Projekt- bzw. Terminplanung getrennt werden. Hinsichtlich der Terminsteuerung ist eine wesentliche Erkenntnis, dass es sich um eine Daueraufgabe handelt. Ein einmal gefasster Plan ändert sich im Projektablauf doch häufiger. Insofern sind regelmäßige Überprüfungen und ggf. Aktualisierungen der Termine der Schlüssel zum Erfolg für ein gelungenes Projekt.

Quellen

[1] PMH, Terminplanung, abgerufen unter: https://www.projektmanagementhandbuch.de/handbuch/projektplanung/terminplanung/

[2] Volkmann 2017, Terminsteuerung, Kurzanleitung Heft 7, abgerufen unter: https://www.springer.com/gp/book/9783662556351?utm_campaign=3_pier05_buy_print&utm_content=de_08082017&utm_medium=referral&utm_source=google_books#otherversion=9783662556368

[3] Projektsteuerung leicht gemacht, Terminsteuerung, abgerufen unter: http://projektsteuerung-leicht-gemacht.de/projektsteuerungsmethoden/terminsteuerung/