Das Büro der Zukunft:Wofür brauchen Unternehmen ein IT-gestütztes Flächenmanagement?

New Work und neue Arbeitsmodelle beschäftigen die Berufswelt nicht erst seit gestern. Während Google und Facebook lange als große Vorbilder galten, demonstrierte die deutsche Unternehmenslandschaft ein eher traditionelles Bild. Für viele deutsche Unternehmen waren feste Arbeitsplätze und tägliche Bürozeiten bis Anfang des letzten Jahres der etablierte Standard. Das hat sich im Frühjahr 2020 schlagartig geändert. Die Corona-Pandemie ist zu einer Art Katalysator für das Voranschreiten einer neuen Arbeitswelt geworden. 

Diese neue Arbeitswelt kommt nicht ohne ein IT-gestütztes Flächenmanagement aus. 

Bei vielen Unternehmen ist inzwischen die Erkenntnis herangereift, dass Homeoffice nicht der Produktivitätskiller, sondern eine sinnvolle Ergänzung des bisherigen Arbeitsmodells ist. Laut des KMPG CEO Outlooks 2020 nimmt dieses Umdenken weiter zu. Immer mehr Unternehmen erweitern ihre digitalen Kollaborations- und Kommunikationstools oder betrachten Remote-Work als eine Gelegenheit, um den eigenen Pool an möglichen Bewerbern zu erweitern. Doch dort, wo sich Homeoffice und Remote Work nachhaltig etablieren konnten, bleiben sie zurück: ungenutzte Arbeitsplätze und Büroflächen.  

Immobilien sind ein großer Kostenfaktor 

Haben Unternehmen sich erst einmal von der Vorstellung verabschiedet, dass ihre Mitarbeitenden jeden Tag vor Ort im Büro sind, sollten sie sich auch von der Vorstellung verabschieden, dass jeder Mitarbeiter einen festen Sitzplatz braucht. Um die Auslastung der eigenen Büroflächen zu verbessern und Kosten zu sparen, müssen Unternehmen zwangsläufig ihr Flächenmanagement überdenken. 

Nach den Personalaufwendungen gehören die Immobilienkosten in den meisten Unternehmen zum zweitgrößten Posten in der Bilanz. Die eigenen Büroflächen nicht ungenutzt zu lassen, ist vor allem aus Kostengründen relevant.

Laut einer Studie von pwc können Unternehmen mit einer Flächenreduktion von 20 Prozent bis zu 12 Prozent ihrer immobilienbezogenen Kosten einsparen.  

Open Space als Modell der Zukunft? 

Auch Experten gehen immer stärker davon aus, dass Bürogebäude in Zukunft zunehmend flexibler genutzt werden. Open Space könnte ein Büroflächenkonzept der Zukunft sein. Dahinter verbirgt sich die Idee, dass Unternehmen ihre Arbeitsflächen mit anderen Firmen teilen. Auch wenn der Anteil an Mitarbeitenden, die Homeoffice nutzen, weiter ansteigen wird: Komplett virtuelle Büros bleiben Zukunftsmusik. Die meisten Unternehmen brauchen weiterhin Büroflächen, auf denen sich Angestellte treffen und miteinander austauschen können. Sie müssen aber nicht mehr so groß sein. 

Der Wandel des Flächenmanagements 

Neue Flächenkonzepte erfordern aber nicht nur ein Umdenken in den Köpfen von Unternehmenslenkern und Angestellten. Durch Open Space-Modelle ergeben sich neue Prozesse, wie zum Beispiel die Vermietung von Arbeitsplätzen, die in der ein oder anderen Art und Weise abgebildet werden müssen. Der Einkauf, Verkauf oder die Buchhaltung werden heutzutage klassischerweise IT-gestützt abgewickelt. Ohne systemische Unterstützung sind diese Prozesse in größeren Unternehmen gar nicht mehr vorstellbar. Aber wie sieht es beim Flächenmanagement aus?  

Um die Etablierung eines digitalen Flächenmanagements führt kaum ein Weg herum, wenn Unternehmen ihr Facility Management effizienter gestalten wollen. Homeoffice-Regelungen verändern folglich nicht nur die Bürolandschaften – sie verändern auch die  IT. Doch welche Prozesse lassen sich bei Open Space-Konzepten digital abbilden? 

Vermietbare Räume als digitales Szenario im Flächenmanagement

Ein digitales Flächenmanagement kann bei der Buchung und Abrechnung der Freiflächen anfangen und bis hin zum automatisierten Zutritt zum Gebäude mithilfe digitaler Schlüssel reichen. Das ist auch notwendig, denn die digitale Vermietung von Räumen ist nur dann sinnvoll, wenn sie in einem End-to-End-Prozess abgebildet wird. 

Nicht nur der Mietprozess selbst sollte Bestandteil des digitalen Flächenmanagements sein. Auch für die interne Verrechnung von Arbeitsplätzen ist die Anbindung an eine IT-gestützte Lösung empfehlenswert. Mithilfe von Reportings- und anderen Auswertungsmöglichkeiten ergeben sich zahlreiche Einsparpotenziale bei der Flächennutzung.  

Wer will, kann sein Facility Management zudem um digitale Services auf Basis des Internet of Things ergänzen. Dazu gehört eine automatisierte Raumüberwachung, mit der Sie die Raumluftqualität messen können, oder automatisierte Nachbestellungsprozesse für Hygieneprodukte und Büromaterialien. Die Angebote auf dem Markt sind hierzu schier unerschöpflich. Gar nicht so einfach für die zuständigen Mitarbeiter aus dem Flächen- bzw. Arbeitsplatzmanagement, hier die passende Lösung aus der Masse an Anbietern auszuwählen. 

Worauf sollten Sie bei der Auswahl der Software achten? 

Unser Tipp: Genauso flexibel, wie über gängige Online Portale ein „Workspace“ gemietet werden kann, sollte auch Ihre Software sein. Verzichten Sie auf Insellösungen und greifen Sie auf eine zentrale Plattform zurück, die Ihnen Zugang zu allen relevanten immobiliennahen Prozessen gibt und die nahtlos in Ihre klassischen Geschäftsprozesse und Systeme zur Abrechnung integriert werden kann. Dadurch können Sie zum einen gewährleisten, dass Ihre Abläufe sinnvoll ineinandergreifen, zum anderen ist es deutlich einfacher, an belastbare Daten zu gelangen.  

Sie sehen Potenzial in der Neugestaltung Ihrer Büroflächen? Dann kontaktieren Sie uns gerne für eine Beratung.