Was ist Schatten-IT: Der blinde Fleck der IT-Abteilung

Unerkannt und verselbstständigt

Als Schatten-IT werden alle informationstechnischen Systeme, Prozesse und Organisationseinheiten bezeichnet, die in den Fachabteilungen eines Unternehmens neben der offiziellen IT-Infrastruktur eingeführt und verwendet werden. Das impliziert, dass die Verantwortlichkeit nicht bei dem IT-Bereich liegen kann. Oftmals verfügt er auch nicht über das Wissen, dass diese Einheiten oder Softwares existieren. Somit werden sie nicht von der IT-Abteilung betreut und sind folglich weder technisch noch strategisch in den IT-Betrieb der Organisation eingebunden. Die Berücksichtigung der Technologien im IT-Asset- und Configuration-Management sowie im IT-Serviceportfolio entfällt dadurch ebenso.

Dabei sind Beispiele für typische Schatten-IT gar nicht so komplex wie sich anhand der Definition vermuten lässt. Bereits die Verwendung von Social Software zur Kommunikation von Benutzern über arbeitsrelevante Themen oder vertrauliche Informationen gilt als Schatten-IT. Die Einbindung nicht in den offiziellen IT-Katalogen enthaltener Hardware oder privater Smartphones und Tablet-PCs inklusive entsprechender Apps zählen auch dazu. Ein weiteres, mögliches Szenario besteht darin, dass Mitarbeitende anderer Fachbereiche IT-Services einkaufen oder eingliedern, von denen die IT-Abteilung nicht in Kenntnis gesetzt wurde. Das kann bei Webmail-Services beginnen und bei komplexeren Anwendungen wie SaaS oder Cloud-Services aufhören. Werden Applikationen selbstständig durch Fachabteilungen entwickelt und betrieben oder eigene Supportstrukturen von ihnen aufgebaut, so ist auch das Schatten-IT.

Diskrepanz zwischen IT-Abteilung und Fachbereichen

Doch wie kommt es soweit, dass Mitarbeitende sich eigenständig Lösungen heranziehen und gegenseitig unterstützen, ohne den offiziellen IT-Support um Hilfe zu bitten? Mögliche Ursachen für Schatten-IT gründen meistens darin, dass die von der IT-Abteilung angebotenen Services entweder den Anforderungen der einzelnen Fachbereiche nicht genügen oder aber schlicht und ergreifend nicht bekannt genug sind. Das kann zum Beispiel an Problemen in der Abstimmung zwischen der IT und den einzelnen Fachabteilungen liegen. Unzureichende Kommunikation, unangebrachte Koordinationsmechanismen bei der IT-Steuerung und eine fehlerhafte Formalisierung der Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen sind für die Abstimmung gefährdend. Kontextfaktoren der IT-Abteilung sind die nächste große Herausforderung.

IT-Lösungen werden meist dann eigenständig entwickelt und verwaltet, wenn personelle oder finanzielle Ressourcen oder das technische Know-how dem Unternehmen fehlen. Gerade neue Informationstechnologien wie das Cloud-Computing erleichtern den Zugang zu Software-Anwendungen, die sich außerhalb des offiziellen IT-Bereichs befinden. Letztendlich kann das Problem auch bei den Fachabteilungen liegen, die über eine hohe Autonomie verfügen und durch dezentrale Organisationsformen und externe Einflüsse aus dem Unternehmensumfeld noch selbstständiger arbeiten. Zudem steigt die Technologieaffinität der Mitarbeitenden, die somit erst allein versuchen, eine Lösung für ihr Problem zu finden.

Schatten-IT: Eine risikoreiche Alternative

Bei der bewussten oder unbewussten Verwendung von Schatten-IT ist jedoch Vorsicht geboten. Die Auswirkungen bergen einige Risiken, die in dem Modell der dezentralen Verwaltung der Schatten-IT schwer zu kontrollieren sind. Es bietet sich daher an, die IT-Abteilung angemessen zu integrieren, um von den etablierten Support-Prozessen und Maßnahmen zur Risikominimierung zu profitieren. Durch eine fehlende Professionalität der durchgeführten Entwicklung gibt es Probleme hinsichtlich der IT-Security. Informationssicherheit, Datenintegrität und Datenschutz können nicht mehr gegeben sein. Geringe Professionalität kann ebenso dazu führen, dass Abläufe und Systeme wirtschaftlich als ineffizient eingestuft werden müssen. Schatten-IT verstößt nicht nur selbst gegen unternehmensinterne Richtlinien der IT-Sicherheit, sondern kann auch Prozesse etablieren, die wiederum Compliance-Regeln verletzen. Der Support durch den technischen Bereich entfällt und die Planung von IT-Architektur und IT-Kapazitäten ist kaum möglich. Somit werden andere IT-Services durch Schatten-IT gestört und in manchen Fällen auch Migrationen von Daten oder Veränderungsmaßnahmen behindert.

Schatten-IT kann sogar Auslöser von Vertragsstrafen sein: Offiziell ausgewählte Outsourcing-Partner werden möglicherweise sogar übergangen, was je nach Vertragslage das Risiko eines Vertragsbruchs oder -verletzung birgt. Das IT-Management setzt sich darüber hinaus, wie jede andere Fachabteilung, strategische Ziele, die durch Schatten-IT und die Nutzung weiterer Systeme und Softwares untergraben werden. Durch all diese Auswirkungen und Folgeprobleme sinkt die Benutzerzufriedenheit, was bei Mitarbeitenden wiederum mehr Anlass bieten kann, weitere Schatten-IT zu betreiben. Schlussendlich könnte sich Schatten-IT in der Gesamtperformance des Unternehmens niederschlagen, da Mitarbeitende möglicherweise ihre Aufgaben in den Fachbereichen vernachlässigen, um an Anwendungen und Applikationen der Schatten-IT zu arbeiten.

Schatten-IT als Bereicherung für Unternehmen

Obwohl sich Schatten-IT bisher negativ anhört, kann sie auch effektiv sein. Chancen sind zwar nicht in der Vielzahl, aber trotzdem genauso wie Risiken, gegeben. Schatten-IT erhöht die IT-Innovationsrate von Unternehmen. Dadurch, dass die Fachbereiche sich mit den Perspektiven von IT auseinandergesetzt und zusätzliche Nutzen für ihre Geschäftsprozesse entdeckt haben, tragen sie zwar zur Entwicklung von Schatten-IT bei. Jedoch stecken dahinter Innovationen, die die IT-Abteilungen aufgrund ihrer Distanz zum operativen Geschäft nicht hätten erkennen können. Diese Lösungen sind somit auch am täglichen Geschäft und an den Aufgaben der Fachabteilungen orientiert und auf die internen Prozesse abgestimmt. Das führt im Weiteren zu einer höheren Benutzerzufriedenheit mit dem IT-Support. Auf diesem Weg fehlt zudem der Bewilligungsprozess, was IT-Lösungen durch Schatten-IT flexibel und schnell anpassbar machen. Die intuitive Nutzung und der Aufgabenfokus schafft Identifikation der Mitarbeitenden mit den Tools, was obendrein die Motivation steigert.

Ein blinder Fleck? Nicht unbedingt!

Schatten-IT ist somit vielfältig und entsteht aus verschiedenen Umständen. Sie hält sowohl Risiken als auch Chancen für Unternehmen und deren IT-Abteilungen bereit. Trotzdem ist es wichtig, dass diese die Kontrolle über die interne IT und Dienste behalten und sie verwalten können. Um Schatten-IT vorzubeugen und unter Umständen Vorteile daraus zu gewinnen, lohnt es sich, unternehmensintern offen mit dem Thema umzugehen. Vielleicht werden so aus Herausforderungen auch Gewinne.