Der PUMA im Projekt – ein wichtiger Bestandteil im erfolgreichen Projektmanagement

Bevor Sie sich an die eigentliche Planung Ihres Projekts machen, ist erst einmal ein Rundumblick in Form einer Projektumfeldanalyse (PUMA) zu empfehlen. Denn bei den Gründen für das Scheitern von Projekten, stehen Einflüsse aber auch Hindernisse aus dem Projektumfeld relativ weit oben. Und genau deshalb sollte das Projektumfeld bereits im Voraus mit in das Projekt einbezogen werden, sodass gegenläufige Standpunkte oder Interessen auf diese Art und Weise aufgedeckt und berücksichtigt werden können.

Projektziele und Stakeholderinteressen können sich unterscheiden

Damit man den Sinn dieser Analyse versteht, muss man sich im Klaren darüber sein, dass das Projektziel nicht zwangsläufig auch das Ziel aller Beteiligten sein muss. Nehmen wir also mal an, ein Unternehmen arbeitet an einer neuen Waschmaschine. Das Projektziel ist demnach die Entwicklung einer neuen, innovativen Waschmaschine. Das Ziel des Firmenchefs ist aber nicht die Entwicklung einer neuen Waschmaschine, sondern eine Umsatzsteigerung von mindestens 4 Prozent durch die Entwicklung. Das Ziel des Designchefs ist es, endlich weltweit bekannt zu werden. Und der Projektleiter möchte das Projekt vor der Deadline umgesetzt haben, um beim Chef gut dazustehen. Der Lieferant weiß, wenn er bei diesem Projekt gut mitspielt, dann wird er Langzeitlieferant – und das ist sein Ziel.

Dieses Beispiel verdeutlicht wie unterschiedlich die Stakeholderziele im Vergleich zum Projektziel sein können. Jeder Stakeholder bezieht seine Motivation für ein Projekt daraus, inwiefern es seinen persönlichen Zielen entspricht. Entscheidend ist dabei der kongruente Anteil zwischen den Projekt- und Stakeholderzielen.

Was sind die Aufgaben einer PUMA?

In der Projektumfeldanalyse werden folgende Aufgaben bearbeitet:

• Identifizierung aller Rahmenbedingungen und Einflussfaktoren
• Präventive Erkennung von Projektrisiken
• Entwicklung von Handlungsmöglichkeiten zur Beeinflussung des Projektumfelds
• Richtlinie für die Projektplanung
• Identifizierung aller Stakeholder
• Durchführung einer Projektumfeldanalyse
• Identifikation des Projektumfeldes

Abbildung 1: Beispielhafte Darstellung PUMA

Generell kann der Projektleiter bei seiner Betrachtung das Projektumfeld in drei Perspektiven untergliedern und zwar in das soziale Umfeld, das zeitliche und das sachliche Umfeld.

Soziales Umfeld

• Projektinterne und projektexterne Stakeholder sowie deren Erwartungen und Ängste

Hierbei sollte der Einfluss von Personen und Personengruppen erkannt, vorbeugende und korrigierende Maßnahmen entwickelt sowie Beziehungen der Stakeholder untereinander beachtet werden.

Zeitliches Umfeld

• Alle Tätigkeiten, die vor Beginn und nach Abschluss des Projektes anfallen, insbesondere Vorfälle und Gegebenheiten, die sich auf das Projekt auswirken können.

Solche Tätigkeiten vor Beginn eines Projekts sind z.B. der Projektantrag, die Entscheidung über die Art der Projekteinbindung in die Unternehmensorganisation oder auch die Definition der Projektrollen und die Auswahl der Projektmitarbeiter.

Tätigkeiten, die nach einem Projektabschluss anstehen, sind z.B. die Weiterentwicklung der Projektergebnisse oder auch die Änderungen in der Organisationsstruktur eines Unternehmens.

Sachliches Umfeld

• Zusammenhang des Projekts mit der Unternehmensstrategie und in Bezug auf andere Projekte

Hierbei sind folgende Leitfragen wichtig:

• Verfolgt das Projekt dieselben Strategien und Ziele wie das Unternehmen?
• Beeinflusst das Projekt die Unternehmensstrategie und das Unternehmensziel?
• Treten durch das Projekt Risiken oder Chance für andere Projekte im Unternehmen ein?
• Wie wird das Projekt mit anderen Projekten im Unternehmen abgestimmt, falls notwendig?

Was passiert nach der PUMA?

Im Anschluss an die Projektumfeldanalyse sollte ein Maßnahmenplan erstellt werden. Dieser Plan liefert dann sowohl korrigierende als auch vorbeugende Lösungsansätze für die zuvor identifizierten Herausforderungen und Probleme. Zusätzlich sollten Sie sich Strategien überlegen, wie sie mit hinderlichen Einflüssen von Stakeholdern umgehen und wie sie den positiven Einfluss bestimmter Personengruppen nutzen können.

Wichtig ist, dass die Projektumfeldanalyse erst abgeschlossen ist, wenn auch das Projekt erfolgreich durchgeführt wurde. Bis dahin sollte das Projektumfeld kontinuierlich beobachtet werden, um auf Änderungen frühzeitig reagieren zu können, so z.B. bei Gesetzesänderungen.