Guideline zur Erstellung eines Projekthandbuchs

Projektarbeit ist Schreibarbeit? Dokumentationen und Berichte erschweren oftmals den Arbeitsalltag. Das Projekthandbuch hilft Ihnen effizienter zu arbeiten, weil bereits zu Projektbeginn die Anforderungen an alle Bereiche abteilungsübergreifend geklärt sind und im Projektverlauf alle Teammitglieder informiert bleiben. Die im Handbuch zusammengetragenen Informationen dienen der Planung, Steuerung und Überwachung und ermöglichen eine zielgerichtete Bearbeitung von Projekten. Nicht jedes Projekt ist gleich, daher müssen die Inhalte und ggf. auch der Umfang des Projekthandbuchs an das jeweilige Projekt angepasst werden. Dennoch gibt es einige Key-Facts die bei der Erstellung jedes Projekthandbuchs beachtet werden sollten.

Die 10 Key-Fakts zur Erstellung eines Projekthandbuchs

1. Das Projekthandbuch enthält die Anwendung der im Projektmanagementhandbuch beschriebenen Methoden und Verfahren. Das Projektmanagementhandbuch ist ein Regelwerk, welches die Grundlagen für Projekte bestimmt.
2. Die Informationen sollten kurz und knapp gehalten werden.
3. Das Projekthandbuch ist nicht direkt zu Beginn des Projekts fertiggestellt, sondern vervollständigt sich im Projektverlauf.
4. Die Einarbeitung in das Projekt wird effizienter gestaltet, da alle grundlegenden Informationen durch ein Dokument bereitgestellt werden und keine Ressourcen zur Einarbeitung benötigt werden.
5. Der PMO sorgt dafür, dass die beschriebenen Methoden und Inhalte während des gesamten Projektverlaufs beachtet werden.
6. Im Normalfall wird das Projekthandbuch parallel zum Projektverlauf befüllt und sollte vor Ende des Projektabschlusses fertig sein.
7. Das Projekthandbuch bildet den Methodischen Rahmen und den Leitfaden für die Projektarbeit. Der PMO sorgt dafür, dass diese in allen Projektphasen angewendet werden.
8. Des Weiteren dient das Projekthandbuch einer einheitlichen Informationsaufbereitung für alle Beteiligten und einer Informationsverdichtung für die Führungsebene.
9. Das Projekthandbuch sollte das Projekt in allen Phasen unterstützen.
10. Es unterstützt bei anstehenden Änderungen die Entscheidungsvorbereitung und gibt Auskunft ob die Änderungen im Projektverlauf möglich sind.

Die vier Bausteine eines Projekthandbuchs

Die Struktur eines Projekthandbuchs lässt sich anhand von vier Bausteinen abbilden. Der erste Baustein sind die Projektziele, dann folgt der Baustein mit den genauen Projektdefinitionen. Der Projektumfang und der letzte Baustein enthält weitere Projektinformationen.

Abb. 1: Die 4 Bausteine eines Projekthandbuchs

Projektziele

Ganz nach dem Motto „Kein Projekt ohne klare Ziele und Ergebnisse“ sollte der erste Baustein eines Projekthandbuchs die Projektziele beschreiben. Die Ziele lassen sich sehr gut in Outcome, Output und Deliverables unterscheiden. Der Outcome beschreibt das Projektgesamtziel und dient der schnellen Erfassung der Projektziele. Der Output steht für die Projektteilziele. Die Fertigstellung eines Projektteilziels wird typischerweise als Meilenstein gekennzeichnet.  Die messbaren Teile der Projektteilziele werden als Deliverables bezeichnet. Die Ziele eines Projektes sollten (SMART) spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch, terminierbar sein und das magische Dreieck von Zeit, Kosten und Umfang berücksichtigen.  Zur besseren Übersicht der Projektteilziele und deren konkreten Arbeitspakete können Sie einen Projektstrukturplan erstellen. Lesen Sie mehr zum Thema Projektstrukturplan (PSP) im Blogbeitrag „Projektstrukturplan: Erstellung und Nutzung„.

Projektdefinition

Unter dem Baustein Projektdefinition wird das Projekt näher beschrieben. Es wird kurz zusammengefasst, wie der Projektauftrag ist, wer Auftraggeber und Projektleiter sind und wann Projektbeginn und -ende sein sollen. Weiterhin ist es sinnvoll die Ausgangssituation und den Projektkontext kurz zu beschreiben. Die folgenden Fragen können bei der Beschreibung helfen:

• Warum ist das Projekt für unser Unternehmen / den Kunden wichtig?
• Welchen Nutzen zieht unser Unternehmen / der Kunde aus dem Projekt?
• Welche äußeren Faktoren nehmen Einfluss auf das Projekt?
• Wie sind die Ausgangssituation und das Zusammenspiel von Kunde und Unternehmen?
• Wie sieht die Projektstruktur aus (Darstellung in Form eines Org-Charts)?

Projektumfang

Im Kapitel Projektumfang sollte darüber informiert werden, welche Anforderungen an das Projekt gestellt werden und wie die Resultate aussehen sollten. Ebenso sollte definiert werden, welche Phasen Gegenstand dieses Projektes sind und für die Erfüllung der Resultate dienen. Auch eine Abgrenzung was nicht im Rahmen des Projektes bearbeitet werden soll ist möglich.

• Welche Ziele sollen erreicht werden?
• Wie sind die Anforderungen und Erwartungen an das Projekt?
• Wann kann eine Phase beginnen und wann ist sie beendet? Wie soll das Ergebnis aussehen?
• Welche Liefergegenstände sollen durch das Projekt erzeugt werden?
• Wie wird die Akzeptanz gewährleistet (messbare Abnahmekriterien)?
• Welche Resultate sind besonders wichtig (für den Auftraggeber und den Auftragnehmer)?
• Was sind die Kriterien um das Projekt als abgeschlossen betrachten zu können?
• Wie und an wen erfolgt die Übergabe der Resultate?
• Was ist nicht durch das Projekt abgedeckt?

Projektinformationen

Die Projektinformationen sind der größte Baustein im Projekthandbuch. Dieser beinhaltet Informationen zu unterschiedlichen Themen, wie die Durchführung, der Zeitplan, das Budget, die Prozesse, die Qualität, das Informationsmanagement und der Umgang mit Veränderung oder etwaigen Besonderheiten. Fragen die in diesem Teil des Projekthandbuchs beantwortet werden können sind:

• Wie wird das Projekt durchgeführt? Was ist Sinn und Zweck der verschiedenen Projektphasen und wann sind die Phasen beendet?
• Wie sieht der Zeitplan aus und welche Projekteckdaten gibt es?
• Wie wird das Budget bewilligt und welche Abweichungen oder Bedingungen sind an das Budget geknüpft?
• Welche Rollen bzw. Verantwortlichkeiten sind für das Projekt wichtig und welche Ressourcenzusagen gibt es?
• Welche Methoden, Tools, und Prozesse werden verwendet?
• Welche Qualitätsziele sind vereinbart und wie werden diese gemessen?
• Gibt es qualitätssichernde bzw. verbessernde Maßnahmen, wie Audits und Lessons Learned?
• In welcher Form und wie oft findet die Kommunikation (bspw. für Reports) statt und welche Regeln gibt es für vertrauliche Informationen?
• Wie und wo werden die Informationen, wie Kontaktlisten, Verteiler aus dem Projekt dokumentiert?
• Wie wird das Thema Change Management gehandhabt?
• Wie werden Risiken ermittelt, bewertet und dokumentiert?
• Gibt es externe Schnittstellen zu Lieferanten oder weiteren Kunden? Wie ist das Vorgehen mit diesen Schnittstellen?

Die genaue Ausgestaltung und der Umfang der genannten vier Bausteine ist sehr projektabhängig. Es kann beispielsweise Projekte geben, die keine externen Schnittstellen aufweisen oder die Verwaltung des Budgets nicht dem Projektleiter obliegt. Einem reibungslosen Projektverlauf sollte nichts mehr im Wege stehen, wenn alle notwendigen Projektinformationen übersichtlich im Projekthandbuch festgehalten sind und stetig aktualisiert werden.

Quellen:

https://link.springer.com/chapter/10.1007%2F978-3-322-82712-8_9