Kick-off-Meeting – Teilnehmer, Zeitpunkt und Inhalte

Kick-off bedeutet übersetzt Anstoß und wird häufig in der Sportwelt verwendet. Durch ein Kick-off-Meeting wird die Projektarbeit angestoßen. Nahezu jeder, der im Projektgeschäft tätig ist, hat schon einmal an einem Kick-off-Meeting teilgenommen. Die damit verbundenen Erfahrungen können sowohl positiv als auch negativ sein, da es viele Möglichkeiten gibt, wie ein Kick-off abläuft. Im schlimmsten Fall werden die Teilnehmer lediglich darüber informiert, was sie zu tun haben und was der Projektleiter erwartet. Kick-off-Meetings dieser Art sind für die Mitarbeiter wenig motivierend und sie sorgen dafür, dass Mitarbeiter die Fülle ihres Wissens nicht mit den anderen Projektmitgliedern teilen.

Beim Kick-off-Meeting ist die Informationsweitergabe nur ein Ziel. Zusätzlich sollten weitere Ziele verfolgt und Chancen genutzt werden. Da beim Kick-off alle Projektmitglieder anwesend sind und ein großer Erfahrungsschatz vorhanden ist, sollten Ansätze etabliert werden, um konsequent auf dieses Wissen zurückgreifen zu können. In dem Abschnit dieses Beitrags, in dem es um den richtigen Zeitpunkt für ein Kick-off-Meeting geht, wird ein möglicher Ansatz beschrieben. Das gemeinsame Arbeiten sollte bei der Veranstaltung nicht zu kurz kommen. Außerdem sollte die Chance genutzt werden, die Mitarbeiter für die Projektarbeit zu motivieren. Im weiteren Verlauf des Projektes besteht nur noch sehr selten die Gelegenheit, alle Mitwirkenden in einem Raum zu versammeln. Ein wesentlicher Punkt ist die aktive Steuerung der Projektkommunikation. Beim Kick-off kann gemeinsam besprochen werden, wie die Kommunikation im Projekt gestaltet werden soll. Dabei sollte versucht werden möglichst alle Teilnehmer mit einzubeziehen, so dass alle mit dem ausgewählten Vorgehen zufrieden ist.

In diesem Blogbeitrag werden die folgenden Fragen zu dem Thema Projekt Kick-off beantwortet:

• Wer sollte teilnehmen?
• Wann sollte der Kick-off stattfinden?
• Was sollte besprochen werden?

Auswahl der Kick-off Teilnehmer

An einem Kick-off nehmen in der Regel die folgenden Rollen teil:

• Projektleiter
• Teilprojektleiter
• Projektmitarbeiter
• Project Management Officer (PMO)
• Auftraggeber

Zusätzlich zu den oben genannten Rollen, sollten auch wichtige Stakeholder eingeladen werden. Das Kick-off-Meeting ist eine gute Gelegenheit, um kritische Stakeholder abzuholen und sie positiv auf das Projekt einzustimmen.

Die Anwesenheit des Auftraggebers und weiterer wichtiger Stakeholder verdeutlicht die Bedeutung des Projektes. Das kann die intrinsische Motivation fördern. Da unter Umständen Inhalte besprochen werden, die (noch) nicht an den Kunden kommuniziert werden können, ist es sinnvoll ein zweites, internes Kick-off-Meeting abzuhalten. In dieser Veranstaltung können kritische Themen besprochen und für den Auftraggeber irrelevante oder unverständliche Inhalte, wie zum Beispiel technische Details, diskutiert werden.

Der richtige Zeitpunkt für das Kick-off-Meeting

Eine hundertprozentige Regel zur Bestimmung des Termins gibt es nicht. Ein Kick-off sollte während der Setup-Phase eines Projektes stattfinden. Um die Teilnehmer ausreichend informieren zu können, sollten verschiedene Planungsaktivitäten (z.B. Projektplan, Projektstrukturplan) und Analysen (z.B. Risikoanalyse, Stakeholderanalyse) bereits bearbeitet worden sein. Durch die vorangegangenen Arbeiten ergeben sich zwei wesentliche Vorteile:

1. Die Mitglieder des Projektteams können umfangreicher über das Projekt informiert werden, da mehr Informationen vorliegen.
2. Begonnene Analysen können im Kick-off mit dem gesamten Projektteam weiterbearbeitet werden. Durch das Zusammentragen des gesamten Wissens kann die Stakeholderanalyse eventuell um wichtige Informationen ergänzt werden, wenn jemand aus dem Projektteam beispielsweise bereits mit einem Stakeholder zusammengearbeitet hat.

Wichtige Inhalte für Kick-off-Veranstaltungen

Agenden für Kick-off-Meetings sollten nicht immer gleich sein, sondern auf das Projekt und die bisherigen Aktivitäten im Rahmen des Projektes angepasst werden. Einige Aspekte sind jedoch besonders wichtig und sollten in keinem Kick-off fehlen.

• Vorstellung der Teilnehmer: Eine wichtige Funktion von Kick-off-Meetings ist das gegenseitige Kennenlernen der Teilnehmer. Eine klassische Vorstellungsrunde hat sich hier bewährt. Neben ihrem Namen und ihrer Rolle sollten die Anwesenden auch mitteilen, was ihre Erwartungen an das Projekt bzw. die Projektarbeit sind und welchen Beitrag sie in dem Projekt leisten können. An dieser Stelle können auch Sorgen und mögliche Risiken genannt werden, die unbedingt im Protokoll aufgenommen werden sollten.
• Vorstellung des Projekts: Für einen erfolgreichen Projektverlauf muss allen Teilnehmern das Projekt vorgestellt werden. Projektziele, wichtige Vertragsbestandteile und technische Vorgaben oder auch der Projektnutzen, sowohl für den Kunden als auch für das eigene Unternehmen, sollten dem Projektteam aufgezeigt werden. Die Vorstellung unterstützt die das Team dabei, die Relevanz ihrer eigenen Aufgaben zu erkennen.
• Projektaufbau und -durchführung: Die kritischen Projektfaktoren Zeit, Budget und Umfang müssen allen bekannt sein. Des Weiteren sollte erläutert werden, wie vorgegangen wird, welche Methoden Anwendung finden und welche Tools genutzt werden. Die Planung der Projektkommunikation und die Klärung der verschiedenen Rollen im Projekt sollten hier erfolgen. Die Zusammenarbeit wird dadurch vereinfacht und die Effizienz der Projektarbeit steigt.

Eine vollständige Ausführung zu den drei oben genannten Punkten geht über den Rahmen des Blogbeitrags hinaus. Wenn Sie an weiteren Informationen zu dem Thema Kick-off-Meeting Interesse haben oder gerne bei Ihrem Kick-off von einem unserer Berater unterstützt werden wollen, nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf.

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