Notation der Prozessmodellierung

Prozessmodelle beschreiben strukturiert ablaufende Tätigkeiten in Organisationen und zeigen die Reihenfolge der einzelnen strukturierten Tätigkeiten. Ziel von Prozessmodellen ist die Dokumentation, Analyse, Gestaltung und Kommunikation von Prozessen. Die Modelle können in Ist- und Soll-Zustand unterschieden werden. Bevor man sich der Prozessmodellierung und Optimierung widmet, sollte ein Prozesssteckbrief und eine Prozesslandkarte erstellt werden. Diese gibt einen Überblick über alle wesentlichen Geschäftsprozesse eines Unternehmens sowie deren Wechselwirkungen – allerdings ohne tiefergehende Detailinformationen.

Basierend auf den Ist-Prozessen kann ein Handlungsbedarf identifiziert werden. Der Soll-Prozess hingegen stellt den gewünschten zukünftigen Zustand der Prozesse dar. Der Vergleich von Ist- und Soll-Prozessen ermöglicht die Identifikation von Optimierungspotenzialen und bildet die Grundlage für gezielte Maßnahmen zur Prozessverbesserung.

Grundlagen der Prozessmodellierung

Ein Geschäftsprozess ist eine strukturierte Abfolge von Aktivitäten innerhalb eines Unternehmens. Diese Prozesse lassen sich in Teilprozesse einzelne Aufgaben abbilden, bündeln Hauptprozesse mehrere dieser Abläufe auf abstraktere Ebene. Die Prozessstruktur wird in der Regel grafisch und in Form von Symbolen dargestellt. Dabei gilt das Prinzip: so einfach wie möglich, so detailliert wie nötig. Zu komplexe Darstellungen erschweren die Interpretation, während zu grobe Modelle wichtige Informationen ausblenden.

Prozessmodelle dienen unter Einsatz von IT-gestützten Methoden zur Analyse, Planung, Steuerung und Überwachung der Prozessabläufe im Unternehmen. Beispielsweise kann die Veränderung der Durchlaufzeiten in Abhängigkeit einer Maßnahme wie der Einführung einer neuen Software untersucht werden. Die Dokumentation dient zur Erhöhung von Transparenz im Unternehmen, was Grundlage für eine Steigerung der Effizienz bei der Kommunikation und bei den Mitarbeitern ist. Dies birgt enorme Einsparpotentiale aufgrund der geringeren Komplexität und entspricht dem Ziel der Vereinfachung von Modellen.

Leitfaden für die Prozesserstellung

Die Erstellung von Geschäftsprozessen ist ein zentrales Element moderner Unternehmenssteuerung. Doch bevor Prozesse modelliert werden, sollte klar sein:

• Was ist das Ziel des Prozesses?
• Welche Anforderungen stellen Kunden, interne Abteilungen und externe Partner?
• Welche Ressourcen stehen zur Verfügung?

Um diese Fragen zu beantworten und Prozesse erfolgreich zu entwickeln, empfiehlt sich ein strukturiertes Vorgehen. Der folgende Leitfaden zeigt zentrale Schritte zur Prozesserstellung – von der Vorbereitung bis zur Dokumentation:

1. Grundverständnis entwickeln – Zunächst sollte das Thema Prozessmanagement inhaltlich verstanden und die Zielsetzung klar definiert werden.
2. Ressourcen und Zeit planen – Eine realistische Planung personeller und zeitlicher Ressourcen essenziell.
3. Prozessübersicht erstellen – Die relevanten Prozesse werden identifiziert und systematisch erfasst.
4. Stakeholder einbinden – Gespräche mit Schlüsselpersonen liefern wertvolle Einblicke in bestehende Abläufe.
5. Arbeitsabläufe analysieren – Die vorhandenen Prozesse werden dokumentiert und auf Optimierungspotenziale geprüft.
6. Modellierungsmethode auswählen – Die Wahl einer geeigneten Notation schafft Struktur und Vergleichbarkeit.
7. Modelle validieren – Ein Abgleich mit den Stakeholdern stellt die fachliche Korrektheit sicher.
8. Dokumentation abschließen – Die finalen Prozesse werden veröffentlicht, dokumentiert und archiviert.

Notationen und Tools

Es existiert eine Vielzahl von Notationen. Die am meisten genutzten in Deutschland sind EPK, BPMN und UML. Eine einfache Erzeugung von Prozessmodellen ermöglicht MS Visio, ARIS oder Bizagi.

EPK (Ereignisgesteuerte Prozesskette)

Dies sind grafische Darstellungen, um den logischen und zeitlichen Ablauf eines Geschäftsprozesses zu veranschaulichen. Aufgrund der zunehmenden Bedeutung prozessorientierter Organisationsstrukturen dient die EPK als Grundlage für ein integriertes Geschäftsprozessmanagement.

BPMN (Business Process Model and Notation)

Die BPMN ist eine grafische Darstellung und dient sowohl zur technischen Gestaltung, als auch zur fachlichen Beschreibung von Geschäftsprozessen. Dadurch sind die Prozesse leicht wiederzuverwenden und sehr flexibel anwendbar.

UML (Unified Modeling Language)

UML ist eine grafische Modellierungssprache zur Spezifikation, Konstruktion & Dokumentation von Software. Die UML hilft dabei, Prozesse zu verstehen und mögliche Wiederverwendbarkeit bzw. Risiken zu erkennen.

In den kommenden Beiträgen stellt unser Team die einzelnen Notationen im Detail vor.

Um weitere nützliche Tipps zum Thema zu erhalten, sind die Beiträge „Prozessmanagement“ und „für Wen ist Was?“ zu empfehlen.