Prozessmanagement – Einsatzmöglichkeiten, Vorteile und Herausforderungen

In fast allen erfolgreichen und gut organisierten Unternehmen findet man ebenfalls ein etabliertes Prozessmanagement. Doch wodurch zeichnet sich ein erfolgreiches Prozessmanagement aus? Und welche Unterstützung in Form von Software und Tools helfen bei der Umsetzung? Welche ist die geeignete Methodik für mein Unternehmen? Diese Fragen sollen sowohl in diesem Artikel und hilfreichen Folgebeiträgen beantwortet werden.

Warum sollten Prozesse abgebildet werden?

Das Prozessmanagement im Allgemeinen unterstützt dabei die Abläufe im Unternehmen transparent zu gestalten und auch deren Effizienz zu verbessern. Dank digitaler Prozessdokumentation und -repositories (z. B. im Prozessmanagement-Tool) wird Wissen systematisch verfügbar gemacht – insbesondere für Onboarding-Prozesse und regelmäßige Audits. Damit diese Erkenntnisse allerdings auch in Zukunft gewonnen und genutzt werden können, ist es essentiell im ersten Schritt die verschiedenen Arbeitsabläufe zu ermitteln und zu dokumentieren. Für die Umsetzung eignen sich verschiedenste Tools wie ARIS, Microsoft VISIO, SAP Signavio oder Bizagi.

Anschließend oder auch schon während der Modellierung ist es entscheidend, die Prozesse kritisch zu hinterfragen. Zudem ist es wichtig, sich mit den Tätigkeiten gezielt auseinanderzusetzen, um möglicherweise Prozesse gleich zu optimieren oder zu verschlanken. Dabei ist jedoch darauf zu achten, die Abgrenzung zwischen Ist- und Soll-Zustand konsequent beizubehalten. Entscheidend bleibt, das definierte Ziel nicht aus dem Blick zu verlieren.

Messbarkeit im Prozessmanagement

Damit einzelne Prozesse oder Prozessketten auch langfristig optimiert werden können, ist es wichtig diese messbar und eindeutig zu definieren. Es gilt die Ziele der Prozesse zu kennen und diese mit den Zielen des Unternehmens zu verknüpfen. Nur dann ist das Prozessmanagement auch nachhaltig effektiv. In klassischen Abteilungsstrukturen fehlt Mitarbeitenden jedoch häufig der Gesamtüberblick, da Informationen und Befugnisse eingeschränkt sind. In einer prozessorientierten Organisation hingegen werden die Abteilungsstrukturen aufgebrochen und die Verantwortlichkeiten für einen oder mehrere Prozesse vergeben. Dadurch ist es oftmals einfacher und schneller Prozesse an die jeweiligen Kundenwünsche anzupassen sowie bestehende Schnittstellenprobleme zwischen Bereichen mit unterschiedlichen Zielsetzungen zu reduzieren.

Die richtige Methode für das Management von Prozessen wählen

Für die Implementierung eines Prozessmanagements im Unternehmen stehen mehrere Methoden zur Verfügung. zu den bekanntesten zählen LEAN und Six Sigma. Beide Methoden ähneln sich, unterscheiden sich aber auch in einigen Punkten, die in der folgenden Tabelle dargestellt werden:

Quelle: https://www.six-sigma.me/six_sigma/lean/

Aus der Tabelle werden die Unterschiede der beiden genannten Methoden ersichtlich. Während sich LEAN mehrheitlich mit der „Reduzierung von Verschwendung“, also Sparsamkeit von Ressourcen, Material und ähnlichem auseinandersetzt und letztendlich über die Zeitersparnis bewertet wird, thematisiert Six Sigma in erster Linie die „Reduzierung von Variationen“. Das heißt, Six Sigma beschreibt eine Standardisierung, die anschließend über die Kosteneinsparung ausgewertet wird.

Auch in den Ansprüchen unterscheiden sich die beiden Ansätze enorm. Mit Six Sigma wird versucht eine bis dahin noch unbekannte Lösung herbeizuführen. LEAN setzt voraus, dass die Lösung in der Regel bekannt ist und, dass anstatt große Verbesserungen herbeizuführen, eher kleine und schnelle Lösungen sowie kontinuierliche Verbesserungen durchgeführt werden. Die Details der jeweiligen Methoden sowie eine ausführliche Erklärung folgen in den nächsten Wochen.

Fortsetzung folgt

In regelmäßigen Abständen werden in der Blogreihe Prozessmanagement einzelne Themenbereiche rund um die Organisation von Prozessen aufgegriffen, um Unternehmen eine Informationsbasis für Entscheidungen rund um das Thema Prozessmanagement zu liefern. Im weiteren Verlauf geht es weiterhin um Methoden und Modellierungsarten, konkrete Anwendungsbeispiele, Stärken und Schwächen sowie die Herausforderungen bei der Implementierung und im laufenden Prozessmanagement.