Potenziale nutzen: Die Organisation des Power BI Ecosystem

Wie bei jeder Reportingplattform, stellen sich auch hierbei Fragen zur Architektur, dem Datenmanagement, den benötigten Lizenzen sowie der Organisation von Entwicklung und Zugriffsrechten, um einen nachhaltigen und reibungslosen Betrieb zu garantieren. Diese Fragen sollten bereits bei der Einführung von Power BI im Unternehmen beleuchtet und beantwortet werden, um das volle Potenzial des Power BI Ecosystem auszuschöpfen.

Die Vorteile und Herausforderungen des Power BI Ecosystem

Power BI ist cloudbasiert und bietet den Usern somit die umfangreichen Vorteile aller Cloud-Lösungen – von der guten Skalierbarkeit von Nutzer:innen und Ressourcen über eine einfache Zusammenarbeit sowie zentrale Steuerbarkeit bis hin zur schnellen Anbindung und Kombination von verschiedensten Datenquellen.

Obwohl Power BI als Cloud-Lösung konzipiert ist, sieht der ideale Workflow mit dem Power BI Desktop eine lokale Entwicklung vor. Erst die Bereitstellung der Berichte erfolgt in der Cloud (Power BI Service). Der Power BI Desktop ist somit für die Modellierung des Datenmodells gedacht und auf die Erstellung und Visualisierung von Berichten ausgelegt. Im Power BI Service werden diese Berichte sowie die dazugehörigen Daten- & ETL-Strecken, Datenaktualisierungspipelines etc. anschließend bereitgestellt. Der Power BI Service stellt somit die Ablage für die Unternehmensberichte und die dazu benötigten Informationen inkl. des Freigabe- und Sicherheitsmanagements dar. Wie jede Ablage, muss auch diese organisiert und kontrolliert werden und einer geeigneten Zugriffstruktur unterliegen, um allen Beteiligten einen guten und schnellen Überblick zu ermöglichen. Ansonsten gelangen Unternehmen schnell an den Punkt, die Übersicht über den gesamten Power BI Service zu verlieren oder sogar Sicherheitsrisiken in Kauf zu nehmen. Das kann im schlimmsten Falle sogar dazu führen, dass der Service nicht mehr effizient genutzt werden kann.

Vor allem vor dem Hintergrund der schnellen Initialisierungsphase wird bei der Einführung von Power BI aber oftmals nicht die Wichtigkeit der Organisationsstruktur bedacht. Beginnen Unternehmen mit der Erstellung von Berichten und setzen sich genauer mit den Services auseinander, gelangen sie schnell an den Punkt von klassischen Fragestellungen: Wie behalten wir die Übersicht im Power BI Service? Wie lassen sich Zugriffsrechte effizient organisieren? Welche Lizenzen sind sinnvoll? Wie kann ein einheitlicher Entwicklungsprozess sichergestellt werden? Wie lassen sich Daten- und Entwicklungsredundanzen vermeiden? Die Schaffung einer Organisationsstruktur und eines geregelten Entwicklungsprozesses ist somit für einen effizienten Power BI-Gesamtprozess unabdingbar, um etwaige Fragestellungen aufzulösen und effizient für alle Beteiligten beantworten zu können.

Die Struktur des Power BI Ecosystem durch Zugriffsrechte, Komponenten und Lizenzen

Um eine geeignete Organisationsstruktur und Steuerung für das eigene Unternehmen zu entwickeln, spielen vor allem die individuellen Anforderungen an die Reportings eine wichtige Rolle. Zu diesem Zweck nutzen wir einen Best-Practice-Ansatz aus dem durch gezielte Abfragen die benötigten Komponenten, Lizenzen und Rollen innerhalb der Power BI-Umgebung abgeleitet werden.

Diese werden anschließend in ein umfassendes Rahmenkonzept überführt, das die zentralen Fragestellungen rund um die Struktur, den Aufbau und die Organisation des Power BI Ecosystem beantwortet. Von der Datenbereitstellung über die Berichtsentwicklung und -verteilung bis zu allen Fragen zur Organisation und Infrastruktur werden im Rahmenkonzept mit Best Practices sowie den eigens definierten Individuallösungen zum Umgang festgehalten.

Darüber hinaus hat es sich bewährt, aus diesem Rahmenkonzept ein eigenes Entwicklerhandbuch zu erstellen, das mit den Best Practices und organisationsindividuellen Vorgaben einen einheitlichen Rahmen für Entwicklerinnen und Entwickler vorgibt. Wofür nutze ich welche Power BI Tools? Welche Zusatznutzen von Power BI sind freigegeben? Welche Daten- und ETL-Prozesse werden genutzt? Welche Ansprechpersonen habe ich zu bestimmten Datenquellen und Fragestellungen in Power BI? Diese und viele weitere Informationen, die im Zuge des Rahmenkonzeptes festgehalten wurden und für Entwickler:innen von Bedeutung sind, werden in einer zentralen Dokumentation inklusive grundsätzlicher Empfehlungen zur Verfügung gestellt.

Gezielte Anwendercoachings führen schlussendlich dazu, das nötige Know-how für alle Beteiligten zu vermitteln und die erarbeiteten Konzepte geordnet umzusetzen.