Einführung eines PMO – Vorbereitung & Konzeption

Während wir uns im letzten Blogbeitrag zur Einführung eines Projektmanagement Office mit der Ist-Analyse und der Ermittlung der Voraussetzungen beschäftigt haben, möchten wir im nächsten Schritt tiefer in die Konzeption bzw. die Vorbereitungen zur Einführung eingehen.

Aufgabenfelder- und Auftragsdefinition

Das Aufgabenfeld der heutzutage definierten PMO Rolle umfasst ein großes Spektrum an Aktivitäten, die von operativer Unterstützung des Projektes bis hin zum Coaching von Projektleitern und Projektteams reicht.

Die enorme Anzahl an Aufgabenfeldern von PMOs bietet ein hohes Maß an Flexibilität in den Anwendungsbereichen dieser Institution. Wir haben uns in der vorangestellten Grafik auf sechs Themengebiete konzentriert, wohlwissen, dass es viele weitere Themen gibt, in denen PMOs unterstützen. Die von uns ausgewählten sechs vereinen aus unser Sicht die am Markt gefragtesten Aufgabenfelder eines Projektmanagement Office.

• Methoden- und Prozesswahrung: Die Methoden und Prozesswahrung ist aus unser Sicht die Schlüsselkompetenz eines PMOs. Gerade die Einhaltung der im Unternehmen definierten und gelebten Methodik ist eines der wichtigsten Themen in der Sicherstellung von Qualität und Prüfbarkeit.
• Strategisches Projektmanagement: Das strategische Projektmanagement beschäftigt sich mit dem Aufsetzen und Bewerten neuer Projekte. Es priorisiert die geplanten Projekte nach Wichtigkeit und Nutzen und verkörpert somit die Leitung der Projektlandschaft.
• Projektcontrolling: Das Projektcontrolling beschäftigt sich mit der Kontrolle des Projektablaufs und sichert die Erreichung der definierten Ziele. In dieser Thematik agiert das PMO vor allem unterstützten für den Projektleiter.
• Projekt Portfoliomanagement(PPM): Das PPM bildet die „Dach-Institution“ der Projektlandschaft im Unternehmen. Es überwacht Projektfortschritt und bildet Handlungsempfehlungen für die Managementebene. Das PPM und das strategische Projektmanagement besitzen in der Praxis viele Überschneidungen.
• Operative Projektunterstützung: Wie der Name vermuten lässt, werden hierbei operative Aufgaben innerhalb des Projektes durch das PMO übernommen. In der Regel handelt es sich hierbei allerdings nicht um inhaltlich-technische sondern organisatorische Aufgaben .
• Projekt Coaching: Im Rahmen des Projekt Coaching koordiniert und instruiert das PMO die Weiterentwicklung von Projektleitern und Projektteam und sorgt für die Verbesserung der Projektmanagement Kompetenz.

Auch wenn die Gesamtheit der Aufgabenfelder eines Projektmanagement Office sehr reizvoll wirkt, ist es nicht ratsam alle Bereiche flächendeckend bei einer Ersteinführung zu implementieren. Grund hierfür sind massive Ressourcenaufwände, ein starker Eingriff in die Unternehmensorganisation und ein Überfluss an neuen Prozessen für die aktiven Projekte. Wir empfehlen daher einen Fokus jene Aufgabenfelder, die sich mit ihren identifizierten Schwächen beschäftigen und diesen entgegenwirken. Erfahrungsgemäß sind dies vor allem Projektcontrolling, Methoden- und Prozesswahrung sowie die operative Projektunterstützung.

PMO als Dienstleister der Projekte

Ob intern oder extern – jeder Mitarbeiter eines Unternehmens der als PMO aktiv ist, muss sich selbst als Dienstleister sehen, dessen Kunde die Projekte sind. Ziel ist es stets im Rahmen der Möglichkeiten und Kompetenz das Projekt zu unterstützen und voran zu treiben. Doch genau diesen Rahmen gilt es im Vorfeld klar zu definieren, um der Erwartungshaltung aller beteiligten gerecht zu werden. Dies ermöglicht dem PMO außerdem, seine Ressourcen durch Abgrenzung seiner Zuständigkeiten zu verwalten. Simpel gesagt: Ein PMO muss wissen wofür es verantwortlich ist, um auch einmal „Nein“ sagen zu können.

Hierzu ist eine Abstimmung mit allen, im vorherigen Schritt der „Ist-Analyse“ erörterten, Stakeholdern durchzuführen. In dieser Abstimmung sollten die Anforderungen und Erwartungen an die PMO Institution eingeholt, diskutiert und festgelegt werden, um die zukünftige Rolle zu definieren.

Erfolgreiche Basis für die Implementierung schaffen – aber wie denn nun?

Wie Sie bereits feststellen können, gibt es kein Standard Vorgehen bei der Konzeption für eine PMO Einführung. Dies liegt primär daran, dass Unternehmenskulturen sich stark voneinander unterscheiden und mit ihr auch die Probleme sowie Chancen eines Projektmanagement Offices. Eine positive Kommunikation, kompetente und motivierte Mitarbeiter sowie eine klar definierte Rolle des PMO bilden die Grundpfeiler einer erfolgreichen Einführung. Unter Betrachtung der im ersten Artikel dieser Reihe genannten Erfolgsfaktoren sind in der Phase der Konzeption drei wichtige Punkte im Fokus zu betrachten:

Am Ende der Konzeption sollten Ihnen also folgende Punkte Bekannt sein:

1. Welche Aufgabenfelder soll das PMO übernehmen (initial und final)?
2. In welcher Reihenfolge bzw. welchem Zeitraum sollen die jeweiligen Aufgabenverantwortungen greifen?
3. Welches Mandat soll das PMO innehaben?
4. Wer koordiniert und leitet das PMO?
5. Wie kommuniziere ich die Veränderungen im Unternehmen?

Durch die Beantwortung dieser fünf Fragestellungen stellen Sie die Basis für ein detailliertes Feinkonzept. Bei der Anfertigung dieses Feinkonzeptes sollten Sie beachten, dass die Neueinführung einer Institution immer zunächst mit Skepsis verbunden ist. Planen Sie nicht, dass das System des PMOs durchweg positiv aufgenommen wird, selbst wenn die initiale Meinung aller beteiligten positiv ist. Explizit im Umgang mit Frage 5 sollten Sie sich im Vorfeld mit den „7 Phasen des Veränderungsprozesses“ beschäftigen. Einen Beitrag zur Kommunikation im Change Management finden Sie auch bei uns auf dem Blog.

Sobald nun das Feinkonzept definiert ist, folgt die Implementierung des Projektmanagement Office in die Projektlandschaft Ihres Unternehmens. Wie eine solche Implementierung stattfinden sollte und welche Herausforderungen mit einer solchen Implementierung verbunden sind, werden wir im nächsten Teil unserer Blogreihe „Einleitung – Einführung eines Projektmanagement Office in eine bereits aktive Projektlandschaft“ beleuchten.