Optimierung des Provisionssystems für einen Versicherer aus Baden-Württemberg

Versicherungen stehen vor vielen Herausforderungen und einem enormen Wettbewerbsdruck. Langfristige Vertragsbeziehungen geraten in Gefahr, Kunden werden preissensibler und wandern im schlechtesten Fall zu Online-Direktversicherern ab. Makler:innen und Vermittler:innen sind in der Branche nur rar gesät und werden zudem immer seltener. Darum ist es für Versicherer umso elementarer, die Beziehung zu ihnen so gut wie möglich aufrechtzuerhalten. Dazu gehören neben wettbewerbsfähigen Vertragsbedingungen auch eine zuverlässige und schnelle Abwicklung der Fälle. Die Notwendigkeit von zeitgemäßen Provisionsmodellen für Versicherer steigt stetig. Die meisten eingesetzten Provisionssysteme können den heutigen Anforderungen am Markt jedoch nicht mehr standhalten, da die Anforderungen fortlaufend komplexer werden.

Dieser Fall traf auch auf unseren Kunden – einem mittelständischen Versicherer aus Baden-Württemberg – zu, welcher über ein veraltetes, nicht zukunftsträchtiges Provisionssystem verfügte. Dieses wurde bislang lediglich durch Monopolwissen weniger Kolleg:innen sowohl auf Fach- als auch auf IT-Ebene aufrechterhalten. Darüber hinaus war das veraltete System durch eine Vielzahl von Spezialvarianten zu komplex aufgebaut. Dies hat enorme Risiken für die Wartbarkeit des Systems geborgen, vor allem, da nur spärliche Dokumentationen geführt wurden. Somit wurde affinis gebeten, die Optimierung des veralteten Systems mit Expertenwissen zu begleiten und zu unterstützen. Die Vorstellung des Kunden ist es, das Projekt mit einem fehlerfreien System für die Zukunft abzuschließen. Demnach galt es, Fehlerfälle zu korrigieren und Spezialfälle zu reduzieren sowie die Wartbarkeit sicherzustellen und neue Dialoge für Anwender:innen zu entwerfen.

Die Expert:innen von affinis übernahmen die klassischen Aufgaben eines Business Analysten, um den Prozess der Systemoptimierung mit ihrem Fachwissen zu unterstützen. So ließ sich zunächst identifizieren, dass das Provisionssystem nicht nur veraltet, sondern zudem zu komplex aufgebaut war. Neben der Verbesserung und Vereinfachung stellte sich die Frage, ob ein Standardsystem geeignet für den Kunden sei. Hierfür initiierte und begleitete affinis eine Vorstudie, bei der zuerst die Anforderungen des Versicherers ermittelt wurden. Darauf basierend ließ sich eine Vorauswahl der Systemanbieter durchführen, deren Standardsoftware die Expert:innen von affinis auf die Vorstellungen des Kunden prüften und analysierten. Mittels einer Anforderungsaufnahme und -analyse stellten sich grundlegende Bedarfe und Rahmenbedingungen unter Berücksichtigung von funktionalen und nicht funktionalen Anforderungen heraus. Wichtig hierbei war es, eine Priorisierung in Muss-, Soll- und Kann-Anforderungen zu definieren, um die für den Kunden entscheidenden Kriterien an ein Provisionssystem zu definieren.

In enger Zusammenarbeite zwischen Kunden, Softwareherstellern und einem weiteren Dienstleister stellte sich heraus, dass die Anforderungen des Kunden nicht in einem Standardsystem umzusetzen sind. Daher wurde die Neuentwicklung für das Provisionssystem angestoßen.

Auch bei diesem Folgeprojekt zur Konzeption des neuen Provisionssystem unterstützen die Expert:innen von affinis unseren Kunden aktuell mit ihrer fachlichen Expertise. Dazu gehören unter anderem die kontinuierliche Vorbereitung und Durchführung von Workshops für die Mitarbeitenden unseres Kunden während des gesamten Projektgeschehens. Diese Workshops schulen verschiedene Themenbereiche, die zur Entscheidungsgrundlage für das Fortbestehen oder der Neugestaltung fachlicher Themen dienen. Zusätzlich sollen sie Ursachen zur Abweichung zwischen Ist- und Soll-Prozess und Lösungsansätze zur Erreichung des Soll-Prozesses darstellen. In diesen Verantwortlichkeitsbereich fallen auch die Beteiligung an der Prozessbeschreibung und -modellierung fachlicher Themen für das schlussendliche Konzept. Neben den fachlichen Aufgaben eines Business Analysten und der damit verbundenen Unterstützung bei Prozessbeschreibungen und Konzeptionsarbeiten, haben die affinis Kolleg:innen auch die Rolle der Projektleitung und Unterstützung im Projektmanagement Office übernommen.

Weitere Aufgaben während des Projektes bestehen darin, das Provisionssystem unseres Kunden auf die bevorstehende Migration vorzubereiten. Dazu gehört u.a. eine Fehlerbereinigung, um einen sauberen Datenbestand im Neusystem vorweisen zu können. Zudem bestehen die zu erfüllenden Aufgaben von affinis aus der Unterstützung im Aufbau einer neuen Teststrategie. Dabei unterstützen die Expert:innen bei der Durchführung von Produktgruppentestfällen, Release-Planungen und der Erstellung einer neuen Regressions-Testmatrix, um neue Systemimplementierungen zu testen und einen späteren reibungslosen Ablauf bei der Migration in das neue Provisionssystem zu gewährleisten.

Eine Vielzahl der Projektthemen ließen sich vor der Beteiligung von affinis nicht umsetzen, da die dafür benötigten Kapazitäten intern nicht stemmbar waren. affinis fängt als Unterstützung diese Kapazitätsengpässe auf und macht das gesamte Projekt tragbar, ohne auf Teilbereiche zu verzichten oder Beeinträchtigungen im Tagesgeschäft hinnehmen zu müssen. Zudem konnten bisher noch nicht dokumentierte Themen festgehalten und auf den aktuellen Stand des Provisionssystems gebracht werden.

„affinis erwies sich während des gesamten Projektes als vertrauenswürdiger und enger Partner, mit dem eine offene und effektive Zusammenarbeit auf Augenhöhe stattgefunden hat“,

berichtet ein Projektverantwortlicher unseres Kunden. Dank unserer Expertise aus der Versicherungsbranche und den dazugehörigen Provisionssystemen sowie der effizienten Zusammenarbeit mit dem Kunden, welche durch kurze Abstimmungsphase gekennzeichnet war, konnten wir eine langfristige neue Kundenbeziehung aufbauen. Für den gesamten restlichen Prozess des aktuellen Projekts und nachfolgende Arbeiten hat der Kunde affinis bereits sicher eingeplant.