#MannschaftsMittwoch mit Office- und Fleet Specialist Nicole

Wie lange bist du schon bei affinis und wie hast du den Weg hierher gefunden?

Ich bin eigentlich seit 2019 bei affinis. Nachdem ich 26 Jahre lang im Einzelhandel beschäftigt war, habe ich mich gefragt, ob ich dort wirklich mein Leben lang arbeiten möchte. Ich habe entschieden, dass ich wieder nach einer neuen Herausforderung suchen will. Meine Kinder waren alt genug und mein Mann hatte sein Studium beendet, also wenn nicht jetzt, wann dann? Ich habe mich auf die Suche gemacht und bin über eine Anzeige aus dem Internet auf affinis und die Stelle für das Front Office gestoßen. Die wurde allerdings über eine Personalvermittlung vergeben, deswegen habe ich mich dort beworben und zuerst mit der Vermittlung gesprochen. Danach fand ein Vorstellungsgespräch hier mit zwei ehemaligen Recruitern und einer Kollegin statt, die das Front Office damals geleitet hat. Bereits eine Stunde danach hatte ich schon die Zusage, was super war, weil ich wegen der fehlenden IT-Erfahrung natürlich trotzdem etwas unsicher war. Aber letztendlich hat alles gepasst.

Zunächst hatte ich noch ein gutes Gefühl, dass ich irgendwann in eine Festanstellung übergehen könnte, aber bald wurde mir klar, dass der Plan bestand, mich durch „Pepper“, einen Roboter, zu ersetzen. Da meine Anstellung über eine Arbeitnehmerüberlassung lief, hätte ich nur maximal 18 Monate bei einem Arbeitgeber arbeiten können und würde danach entweder entlassen oder übernommen werden. Doch das war mir dann doch zu unsicher. Trotz der Suche nach einer Herausforderung habe ich eigentlich schon wieder quasi nach einem „Zuhause“ gesucht, wo ich mich wohl fühle und ankommen kann. Deswegen bin ich tatsächlich etwas später von mir aus gegangen und dann bei einer Druckerei gelandet. Leider hat es für mich dort nicht wirklich gepasst und ich habe mich wieder nach einem neuen Job umgesehen. In der Zeit hatte ich tatsächlich noch Kontakt mit Yara und Simone, weil beide schon bei affinis waren, als ich noch dort war. Wir hatten schon damals ein enges Verhältnis und so haben sich die zwei und Denise sehr dafür eingesetzt, dass ich wieder eine Stelle hier bekomme. Dadurch, dass die Angestellte, die mich ersetzt hat, gekündigt hatte, wurde mir ein Bewerbungsgespräch angeboten. Das war damals eine extrem anstrengende Woche voller Telefonate, anderer Bewerbungsgespräche und Entscheidungen. Natürlich habe ich mich für affinis entschieden und bin so zwei Wochen vor Beginn des ersten Lockdowns 2020 wiedergekommen.

Wie sieht deine Arbeit bei affinis aus?

Einen Tag hier im Office Management kann man nie beschreiben, jeder ist tatsächlich anders. Manchmal jongliert man auch fünf Bälle gleichzeitig am Tag. Es kommt vor, dass man sich vornimmt, Post und Dokumente zu sortieren, digitalisieren und aufzuräumen. Im Endeffekt kann es sein, dass ich gar nichts davon schaffe. Spontan werden dann doch andere Dinge benötigt, es kommt Besuch oder wir bekommen ein Projekt rein, was dann in der Priorität einfach über anderen Aufgaben steht. Denn davon lebt das Office Management: vom Spontansein.

Doch schon als ich wiederkam, habe ich von Yara direkt meinen Fuhrpark zurückbekommen, das ist auch jetzt noch eine meiner Hauptaufgaben. Ich telefoniere mit den Kolleg:innen, die einen Wagen bekommen sollen, briefe sie und kläre sie über die Gesetzeslage auf. Ich manage die Dienstwagenrichtlinie und kommuniziere mit allen damit verbundenen Stellen wie Werkstätten und Autohäusern. Ich bearbeite dadurch auch das Schadensmanagement, mache die Bestellung und die Protokollierung zur Rückgabe und überwache die Kosten. Wir haben momentan 58 Fahrzeuge, Tendenz steigend, also ist dieser Aufgabenbereich ganz schön gewachsen. Allerdings gehören nicht nur Dienstwägen zu diesem Bereich, sondern auch die Bahncards und die Jobräder sowie MIA Karten und alles andere rund um die Mobilität.

Ansonsten haben wir auch andere Projekte, die planbar sind. Darüber hinaus unterstütze ich Yara inzwischen noch mit dem Einkauf. Beispielsweise für Onboardings müssen wir schauen, dass pünktlich die passende Hardware und Mobilfunkverträge bereitgestellt werden können, sodass alle sofort ausgestattet sind und optimal anfangen können zu arbeiten. Momentan plane ich gerade die Führungskräfte-Workshops, was mit dem Buchen von Hotels, dem Organisieren des Caterings und Teambuilding-Maßnahmen verbunden ist. Auch für das affinisMEETS kümmern wir uns um die Hotels.

Eines der eher längeren Projekte ist beispielsweise, das Office Management standortübergreifend zu organisieren. Mietverträge und Versicherungen werden von uns kontrolliert und der Einkauf und die Reinigung laufen auch über uns, damit alles einheitlich ist. Das ist manchmal gar nicht so einfach. Dazu kommen noch einige administrative Prozesse und die Post. Also eigentlich garantieren wir hier für das gesamte Unternehmen einen reibungslosen Ablauf, damit alles flutscht (lacht). Alle sollen sich auf ihre Arbeit konzentrieren und wir versuchen sie zu erleichtern. Wir wollen, dass alles läuft und jeder in Ruhe arbeiten kann. Das ist unser Bestreben.

Was macht dir bei der Arbeit am meisten Spaß?

Definitiv die Zusammenarbeit mit den Kolleg:innen hier. Als ich 2020 wiederkam und der Speicher vor Corona noch voll besetzt war, habe ich von vielen Leuten gesagt bekommen, wie sehr sie sich freuen, mich wiederzusehen. Das war eine tolle Erfahrung! Ich mag die Stimmung einfach, die hier im Unternehmen herrscht. Außerdem bin ich gerne für andere da, wenn sie Kummer haben. Ich glaube, dass schon viele mal hier vorbeigehuscht sind und mit mir über ihre Sorgen reden und danach frisch ermutigt wieder aus dem Office gehen konnten. Die Stelle, in der ich arbeite, wird von Yara auch ab und zu die „Büromutti“ genannt (lacht).

Insbesondere die Arbeit mit Yara macht mir sehr viel Spaß. Wir haben uns damals quasi schon ineinander verliebt (lacht). Wir schätzen beide aneinander, wie zuverlässig wir sind und wie vertrauensvoll unser Verhältnis ist. Trotz unseres Altersunterschieds ist es nicht so, dass eine Hierarchie besteht. Ich nehme sie sehr ernst und auch alles, was sie sagt. Im Gegenzug ist es trotzdem so, dass wenn ich einen Einwand habe, wir in Diskussion gehen und am Ende dann immer zu einem super Ergebnis kommen. Wir lernen viel voneinander. Ich glaube, diesen tollen Spirit, den wir in unserem Office haben, den merkt man auch. Ich bin jeden Tag froh, sie zu haben!

Ansonsten finde ich die Verschiedenheit und Fülle meiner Aufgaben toll. Insbesondere der Fuhrpark ist mir sehr ans Herz gewachsen. Inzwischen habe ich den Kontakt zu Ansprechpartner:innen von Werkstätten und Autohäusern vertieft und gepflegt, sodass sich diese Kontakte festigen konnten. Auch da freut man sich, dass man sich kennt und aufeinander verlassen kann. Bevor ich damals gegangen bin, wurde ich von einer Kollegin zum Fuhrpark gebrieft, weil sich sonst niemand um diesen Bereich kümmern wollte. Alles dazu habe ich mir eigentlich selbst beigebracht und bin an dieser Aufgabe auch sehr gewachsen, vor allem, weil wir mittlerweile ja auch viel mehr Fahrzeuge haben. Ich glaube, das habe ich alles mittlerweile ganz gut im Griff.

Wenn du dein Leben mit einem Film/Buch (Titel) beschreiben müsstest, welcher wäre das und wieso?

Über diese Frage musste ich nachdenken, seitdem ich wusste, dass wir bald unser Interview haben. Aber mir ist dann ein Film eingefallen, der hat mich sehr beeindruckt hat und „We Want Sex“ heißt. Das hört sich erstmal etwas skurril an, aber es geht um die späten 60er-Jahre und die Arbeitssituation von Frauen. Damals haben 185 Frauen, die für Ford arbeiteten, gemerkt, dass die Männer viel mehr als sie für dieselbe Arbeit verdienen. Diese 185 Frauen haben sich zusammengetan und das ganze Werk lahmgelegt, weil sie unter diesen Bedingungen keine Sitze mehr nähen wollten. Bei den Frauen handelte es sich um Hausfrauen, die zwar nicht richtig wussten, was sie tun, aber durch ihren gesunden Menschenverstand gemerkt haben, dass in dem Ford-Werk eine unglaubliche Ungerechtigkeit herrschte. Deswegen kann ich mich auch so gut mit dem Film identifizieren. Ich glaube, ich habe auch einen gesunden Menschenverstand und vor allem einen ausgeprägten Gerechtigkeitssinn. Was ich gar nicht leiden kann, ist, wenn jemand ungerecht behandelt wird. Diese 185 Frauen haben es tatsächlich geschafft, denn 1970 hat Ford als erstes Unternehmen einen gleichen Lohn für alle eingeführt. Die Frauen haben nicht aufgegeben und weitergekämpft, das hat mich sehr beeindruckt. Sie haben sich über alles hinweggesetzt und letztendlich im Zusammenhalt erreicht, was sie wollten. Und das merke ich auch hier bei affinis. Wir halten alle so toll zusammen, versuchen uns immer zu helfen und das ist sehr wichtig.

Was ist ein Gegenstand, der dich im Leben begleitet?

Seit ich Kind bin, hatte ich immer ein Kuschelkissen. Mein Vater musste auf den Weg in den Urlaub sogar schonmal umdrehen, weil das noch zuhause lag (lacht). Heute ist es natürlich nicht mehr dasselbe wie damals, aber tatsächlich habe ich immer noch eins. Klar kann ich ohne es schlafen, aber es bringt ein Stückchen Heimat und Geborgenheit mit, wenn ich unterwegs bin. Ansonsten ist mir bei der Frage noch mein Mann eingefallen, weil er einfach mein Fels in der Brandung ist und mich jetzt auch schon den Großteil meines Lebens begleitet. Aber du hast ja nach einem Gegenstand gefragt, deswegen bleibe ich mal bei dem Kissen (lacht).