So gelingt die Einführung einer elektronischen Ablage für Unternehmen

Gemeinsamkeiten und Unterschiede der technischen Lösungen für die elektronische Ablage

Die Gemeinsamkeit aller Systeme besteht darin, dass sie digitale Lösungen für die Verwaltung von Dokumenten und anderen Inhalten in Unternehmen bieten. Die Unterschiede zwischen diesen Systemen liegen hauptsächlich in ihrem Anwendungsbereich und ihrem Funktionsumfang für die elektronische Ablage. Eine E-Akte ist beispielsweise auf die Verwaltung von Akten und Dokumenten in der öffentlichen Verwaltung spezialisiert. Ein DMS hingegen bietet oft eine breitere Palette von Funktionen, um die Erstellung, Bearbeitung, Verwaltung, Speicherung und Suche nach Dokumenten und anderen digitalen Inhalten zu ermöglichen. ECM-Systeme bieten darüber hinaus noch umfassendere Funktionen an – beispielsweise integrierte Lösungen zur Workflow-Erstellung sowie Kollaboration-Tools und Business-Intelligence-Anwendungen.

Vorteile einer elektronischen Ablage für Unternehmen

Ein elektronisches Ablagesystem – egal ob E-Akte, DMS oder ECM-System – bietet für Unternehmen eine Vielzahl von Chancen und Vorteilen.

Kollaboration & Effizienz

Durch die digitale Ablage und Verwaltung von Dokumenten können Prozesse schneller und effizienter abgewickelt werden. Dokumente werden leichter gefunden und bearbeitet, was zu einer Reduzierung von Zeit- und Kostenaufwänden führt. Durch die elektronische Ablage können mehrere Nutzer gleichzeitig auf Dokumente zugreifen und kollaborativ daran arbeiten. Zudem können Dokumente leichter geprüft werden. Dies vereinfacht die Zusammenarbeit und verbessert die abteilungsübergreifende Kommunikation innerhalb des gesamten Unternehmens. Zudem tragen Systeme für die elektronische Ablage dazu bei, die Einhaltung von Compliance-Richtlinien zu gewährleisten und die Transparenz innerhalb des Unternehmens zu erhöhen.

Bessere Datenqualität

Egal ob E-Akte, DMS oder ECM-System – elektronische Ablagesysteme lassen sich leicht in bestehende Systeme und Anwendungen integrieren. Dadurch können Informationen und Daten nahtlos zwischen den verbundenen Systemen ausgetauscht werden. Die digitale Speicherung und Verwaltung von Dokumenten verbessert somit die eigene Datenqualität, da Informationen präziser sowie genauer erfasst und verarbeitet werden können.

Insgesamt bieten elektronische Ablagesysteme für Unternehmen eine moderne Alternative zur traditionellen Papierarchivierung und können dazu beitragen, Prozesse zu optimieren, Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern. Zudem ermöglichen die digitale Ablage und Verwaltung von Dokumenten einen schnellen und einfachen Zugriff auf die benötigten Informationen. Entscheidungen können schneller getroffen und die Einhaltung von Compliance-Richtlinien erleichtert werden, da alle relevanten Informationen zentral gespeichert und für alle Verantwortlichen verfügbar sind.

Herausforderungen bei der Einführung einer elektronischen Ablage

Obwohl eine elektronische Ablage viele Vorteile für Unternehmen bietet, gibt es auch einige Herausforderungen, die bei der Einführung und Nutzung dieser Technologie berücksichtigt werden sollten.

Umfangreiches Know-how

Die Implementierung jedes einzelnen Systems zur elektronischen Ablage ist komplex und erfordert eine gewisse technische Kompetenz sowie Erfahrung. Es können Schulungen oder Beratungen erforderlich sein, um die Funktionalitäten vollständig nutzen zu können. Bei der Implementierung der Systeme entstehen zudem Kosten, insbesondere wenn individuelle Anpassungen erforderlich sind.

Change Management

Darüber hinaus ist eine Veränderung von Arbeitsprozessen und Gewohnheiten mit der Digitalisierung von Dokumenten und der dazugehörigen elektronischen Ablage verbunden. Dies kann bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auf Widerstand stoßen und einige Zeit in Anspruch nehmen, bis die Gewöhnung an das neue elektronische Ablagesystem erfolgt ist. Daher ist es wichtig, bei der Einführung sowohl die verantwortlichen Abteilungen als auch alle Mitarbeitenden des Unternehmens einzubeziehen und von Beginn an mit Schulungen und Workshops zu begleiten.

Datenschutz und Verfügbarkeit

Nach der Inbetriebnahme des neuen Systems zur elektronischen Ablage kann es zu erheblichen Einschränkungen im Geschäftsbetrieb kommen, wenn die Technologie ausfällt oder nicht verfügbar ist. Daher müssen bereits im Vorfeld geeignete Sicherheitsvorkehrungen getroffen und Datenschutzrichtlinien eingehalten werden, damit das Risiko für einen Datenverlust bzw. Datendiebstahl so gering wie möglich gehalten wird.

Wir begleiten Sie bei der Einführung Ihrer elektronischen Ablage

Bei der Entscheidung für eine elektronische Ablage ist es daher unabdingbar, die genannten Herausforderungen zu berücksichtigen und eine sorgfältige Planung und Implementierung durchzuführen, um die Vorteile der Systeme bestmöglich zu nutzen.

Als Digitalisierungsspezialist bieten wir umfangreiche Unterstützung bei der Einführung ihres elektronischen Ablagesystems – egal ob E-Akte, DMS oder ECM-System. Wir begleiten Unternehmen von der Bedarfs- und Anforderungsanalyse über die Überprüfung und Optimierung bestehender Prozesse bis hin zur Auswahl, Implementierung und Integration des Systems. Mit unserem definierten Prozessvorgehen zur Einführung der elektronischen Ablage stellen wir sicher, dass die neue Software-Lösung auf die spezifischen Anforderungen und die bestehenden Prozesse unserer Kunden zugeschnitten sind. Dabei arbeiten wir in enger Abstimmung mit der internen IT-Abteilung und stellen die Schulung der Mitarbeitenden zur effektiven Nutzung des neuen Systems sicher. Sie möchten mehr erfahren? Sprechen Sie mich gerne an.