Chance statt lästiger Pflicht: Wahrung der Betreiberverantwortung mit einem MS Dynamics CAFM-System

Die Antwort liefern digitale Lösungen wie CAFM-Systeme, über die sich Maßnahmen zur Einhaltung der Regularien abwickeln lassen. Durch ihren Einsatz müssen Betreiber die Erfüllung ihrer Verantwortung nicht länger als lästige Pflicht betrachten. Vielmehr eröffnet sich mit der Nutzung digitaler Lösungen die Möglichkeit, durch Automatisierung, z.B. in der Wartung- und Instandhaltung, nicht nur die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, sondern auch gesamte Prozesse und Arbeitsabläufe deutlich effizienter zu gestalten.

Grundsatzfrage: Wer ist der Betreiber einer Immobilie?

Oft ist jedoch nicht einmal genau klar, was konkret unter dem Betreiber einer Immobilie zu verstehen ist. Dabei ist die Klärung, wer Betreiber ist, ein entscheidendes Kriterium für die zivil-, ordnungs- und strafrechtliche Haftung bei pflichtwidrigem Verhalten.

Betreiber einer Immobilie können Besitzer, Nutzer, Verwalter oder Eigentümer sein, dies ist vom Gesetzgeber nicht klar definiert. Sowohl die Bezeichnungen „Inhaber“ als auch „Leitungs- und Vertriebsverantwortliche“ werden in Gesetzestexten synonym verwendet.

Grundsätzlich lässt sich festhalten: Die Betreiberverantwortung liegt bei der natürlichen oder juristischen Person, die maßgebliche wirtschaftliche Verfügungsgewalt hinsichtlich des technischen Betriebs von Gebäuden und Immobilien hat. In den meisten Fällen ist dies der Inhaber oder Eigentümer. Die maßgebliche wirtschaftliche Verfügungsgewalt kann jedoch auch beim Besitzer, Nutzer, Mieter, Pächter oder Verwalter liegen.

Über 2000 Betreibervorschriften für das Facility Management

Bei der Wahrung der Betreiberverantwortung von Gebäuden gilt es mehr als 2000 für das Facility Management relevante Rechtsvorschriften, Normen und Richtlinien zu berücksichtigen. Ca. ein Fünftel bis ein Viertel dieser Vorschriften werden jährlich aktualisiert. Es ist die Pflicht des Betreibers, sich damit auseinander zu setzen, die vorhanden sowie die geänderten Regelungen zu interpretieren und anzuwenden. Doch während die Komplexität der Gesetze und Regeln steigt, können Immobilienbetreiber dem in der Praxis immer weniger folgen. Für die meisten Organisationen ist die Umsetzung der Betreiberpflichten eine große Herausforderung, da sie nicht über die finanziellen Mittel verfügen, die notwendigen Mitarbeitenden ein- und abzustellen. Erfüllen Betreiber ihre Pflichten jedoch nicht, setzen sie sich einem rechtlichen Risiko aus. Was tun?

Betreiberverantwortung in der Instandhaltung

Ein wesentlicher Baustein der Betreiberpflicht ist die ordnungsgemäße Instandhaltung von Objekten. Dies betrifft beispielsweise die Wartung und Inspektion von Brandschutzanlagen, Maschinen, Belüftungen oder Aufzügen. Die Rechtsgrundlage sieht für all diese technischen Anlagen verschiedene Prüfzyklen vor, die der Betreiber einhalten und dokumentieren muss. Schon bei einzelnen Gebäuden kommen so unzählige Wartungsaufträge im Jahr zusammen. Damit diese zuverlässig und zum richtigen Zeitpunkt abgewickelt werden, sollten Gebäudebetreiber auf digitale Lösungen zurückgreifen. Das richtige System ist heutzutage in der Lage, Wartungsaufträge automatisiert anhand von umfangreichen Regelwerken zu erstellen.

Automatische Auftragsgenerierung am Beispiel eines Microsoft Dynamics 365 Systems

Ein solches System ist die auf Microsoft Dynamics 365 basierende Corporate Facility Management Plattform (CFMP). Die CFMP bietet die Möglichkeit, Liegenschaften und Gebäude zu erfassen sowie technische Anlagen nach DIN 276 strukturiert einzuspielen. Nutzer können in der Lösung auswählen, welche Gesetze und Normen für welche Anlagen anzuwenden sind und welches Leistungsverzeichnis am jeweiligen Standort abzubilden ist. Nach Eingabe der Informationen werden automatisch Arbeitsaufträge und dazugehörige Serviceaufgaben erstellt. Der Prozess zur Planung der Regelleistung erfolgt somit automatisch unter Berücksichtigung von bis zu 2.000 Regelwerken.

Kooperation mit dem Regelwerks-Informationssystem REG-IS

Die in der CFM-Platform hinterlegten Regelwerke basieren auf REG-IS, dem Online-Informationssystem für relevante Regelwerke im Facility Management von Rödl & Partner. Das System verzeichnet über 2.000 Regelwerke und ermöglicht die Auswertung der darin enthaltenen Inhalte. Es stellt Rechts- und Normtexte vereinfacht und strukturiert dar und definiert die Pflichten anhand kurzer und prägnanter Tätigkeiten. Betreiber von Immobilien haben dadurch einen umfassenden Überblick über die für sie geltenden Pflichten.

Wahrung der Betreiberverantwortung durch Automatisierung der Instandhaltung

Die in der CFM-Platform generierten Arbeitsaufträge und dazugehörigen Tätigkeitsbeschreibungen sind die Operationalisierung zur Wahrung der Betreiberverantwortung. Arbeitsaufträge zu planbaren Leistungen wie Instandsetzung, Inspektion oder Begehung erstellt das System automatisch auf Basis von REG-IS. Die CFM-Platform berücksichtigt dabei die benötigten Qualifikationen, die fachliche Kompetenz der Mitarbeitenden sowie die Verfügbarkeit und generiert daraus einen Dispositionsvorschlag. Die Feindisposition kann von Mitarbeitenden via Drag & Drop auf einer Plantafel durchgeführt werden.

Die Mitarbeitenden im Service erhalten auf ihrem mobilen Endgerät die Arbeitsbeschreibung und weitere Informationen zum Standort oder dem technischen Equipment angezeigt. Je nach Arbeitsauftrag erfolgt die Protokollierung anhand von Checklisten oder Statusmeldungen. Nach der Datenspeicherung werden diese Informationen abgelegt. Sie dienen als Nachweis für den jeweiligen Betreiber, dass er seiner Pflicht nachgekommen ist. Die gesamte Instandhaltung ist damit sauber dokumentiert.

Fazit: Betreiberverantwortung als Chance

Das Beispiel der auf Microsoft Dynamics 365 basierenden CFMP zeigt, wie Betreiber von Gebäuden und Immobilien den komplexen Pflichten der Betreiberverantwortung nachkommen können. Doch nicht nur das: Immobilienbetreiber sollten ihre Betreiberverantwortung nicht als lästige Pflicht, sondern als Chance verstehen, um Arbeitsabläufe und Gebäudeprozesse grundsätzlich zu optimieren. Die automatisierte Generierung von Wartungsaufträgen schafft zusätzliche Mehrwerte. So lässt sich beispielsweise die gesamte Instandhaltung effizienter abwickeln und planen, Ressourcen und Zeit können dadurch eingespart werden.

Ein automatisch generierter Wartungsplan unter Einhaltung der gesetzlichen Pflichten ist für Sie relevant? Wir freuen uns auf den Dialog mit Ihnen und unserem Kooperationspartner Rödl & Partner.