Erfolgreiche Projekte durch Assurance

25% aller Technologieprojekte scheitern komplett, 20-25% zeigen kaum Effekt im Sinne von ROI (Return on Investment) und die weiteren 50% erfordern nach vermeintlicher Fertigstellung erhebliche Nacharbeiten [Forbes (2016)]. Das Ziel muss also lauten, die Erfolgswahrscheinlichkeit von Projekten signifikant zu erhöhen. Ein proaktives Vorgehen zur Sicherstellung des Erfolges sollte daher Bestandteil jeder Projektplanung und -durchführung sein.  Maßnahmen zur Erfolgsabsicherung von Projekten im Vorfeld ihrer Initiierung werden unter dem englischen Begriff Assurance zusammengefasst. Bei Assurance geht es im Kern darum, mehr Gewicht auf die Auswahl, Planung und Vorbereitung zu legen, um die reine Projektdurchführung schneller und erfolgreicher gestalten zu können.

Operative Assurance

Hier wird thematisiert, wie ein Projekt durch Assurance erfolgreich wird. Dafür werden eigene Erkenntnisse aus der Assurance von Transformationsprogrammen (leicht abgewandelt) auf Projekte angepasst.

Die häufigsten Projektprobleme charakterisieren sich durch Zeit- und Budgetüberschreitungen (Time/Budget Over-Runs) oder dadurch, dass der erhoffte Nutzen nicht realisiert wird. Die Erfahrung zeigt, dass ein viel größerer Fokus auf die Initiierungsphase von Projekten gelegt werden muss, um direkt zu Beginn die Weichen richtig zu stellen. Dadurch wird die Wahrscheinlichkeit gesteigert, dass erfolgsversprechende Projekte ausgewählt und erfolgreich durchgeführt werden. Genau darauf fokussiert das Thema Assurance.

Projekte richtig initiieren

Assurance adressiert speziell die Initiierungsphase von Projekten. Es beschreibt die Planung und den Aufbau einer sicheren Ausgangsbasis bis hin zum finalen und genehmigten Business Case. Delivery (Lieferung), Execution (Durchführung) und Closure(Abschluss) geschehen in darauffolgenden Phasen und werden in weiteren Blog Beiträgen behandelt [siehe dazu z.B. Einführung eines PMO, Hybrides Projektmanagement, Agiles Projektmanagement, Kritische Erfolgsfaktoren im Programm-Management]. In diesem Beitrag wird der Übersicht halber generisch von den Phasen Idee – Assurance – Delivery – Closure gesprochen. Im konkreten Anwendungsfall und je nach verwendetem Projekt-Management-Framework (Prince2, PMI, etc.) können die Bezeichnungen abweichen. Die Grundintention von Assurance bleibt davon aber unberührt.

Ein Hauptprinzip von Assurance liegt in der fundierten Planung aller Lieferphasen bereits im Vorfeld eines Projektes. Diese Fundierung, ebenso wie der Business Case, bezieht alle Projektphasen inkl. Realisierung und Projektabschluss ein. So wird sichergestellt, dass nur solche Projekte in die Umsetzung überführt werden, die zuvor intensiv geprüft wurden und erfolgsversprechend sind. Das Risiko der Initiierung von Projekten, die im weiteren Verlauf deutlich höhere Budgets benötigen als ursprünglich geplant, oder die den Zieltermin überschreiten, wird auf diese Weise massiv verringert. Assurance hilft also dabei, die finanziellen Mittel und knappen Ressourcen (insb. Mitarbeiter) effektiv einzusetzen. Dabei besteht erfolgreiches Assurance aus drei Bausteinen: Prozess, Guideline und Tools.

• Prozess: Assurance folgt einem abgestuften Prozess mit klar definierten Approval-Gates während der Projektinitiierung.
• Guideline: In strukturierter Form wird ein Leitfaden bereitgestellt, der alle relevanten Bestandteile der Initiierung beinhaltet.
• Tools: Für die operative Durchführung der Assurance wird unterstützendes Material bereitgestellt.

Assurance – Prozess

Der Assurance-Prozess ist der erfolgskritischste Baustein. Hier wird die Logik der Assurance definiert und in die bestehende Business Logik des Unternehmens integriert. Bei der Integration eines Assurance-Prozesses werden Erfahrungswerte und bewährte Best Practices genutzt, um einen glasklaren Ablauf inkl. Approval-Gates zu definieren. Diese Approval-Gates stellen sicher, dass vorab definierte und etablierte Qualitätskriterien sowie Erfolgsfaktoren eingehalten werden.

Durch Assurance folgen Projekte einem klar definierten Fahrplan, ausgehend von der Unternehmensstrategie, über die Projektvision, die gewünschten Ergebnisse und die geforderten Nutzen, um die Unternehmenszielerreichung zu unterstützen.

Der Prozess beachtet dabei folgende Richtlinien:

• Die Stufen und Approval-Gates im Prozess sind so gestaltet, dass bei Befolgung kritische Schritte nicht verpasst werden. Im Ergebnis kann das Projekt erst dann weiter voranschreiten, sobald es dazu bereit ist.
• “Design Hard, Build Easy”. Bewusst wird zu Beginn mehr Zeit in die Fundierung des Projekts investiert. Dadurch steigen auch die Wahrscheinlichkeit und die Zuversicht in die Durchführbarkeit.
• Assurance stellt ein Standard-Framework bereit, mit eindeutigen Liefergegenständen und Qualitätskriterien auf jeder Stufe.
• Von Beginn an wird eine klare Verbindung zwischen Scope/Kosten, Funktionalitäten und Benefits etabliert und kontinuierlich nachverfolgt, um die geplanten Ergebnisse des Projekts zu gewährleisten.

Ein praxiserprobter Prozess besteht aus z. B. sechs Stufen mit eindeutig definierten Ausstiegskriterien, die in standardisierten Gates bewertet werden. Der Vorteil der stringenten Gate-Abfolge liegt darin, dass es in der Initiierungsphase einen angemessenen und effektiven Level an Kontrolle und Steuerung gibt. Der dargestellte Prozess ist relativ abstrakt und muss natürlich stets auf den konkreten Fall angepasst werden.

Aktivitäten in den Stufen:

• Stufe 1, Problemdefinition:
  Sicherstellen, dass das Projekt einher geht mit der Unternehmensstrategie und realen Nutzen generiert.
• Stufe 2, Vision:
  Entscheidung über adäquaten Projektansatz und Erstellung der Projektvision.
• Stufe 3, Organisation:
  Definition der Projektorganisation und des Business Operating Models.
• Stufe 4, Lieferantenauswahl:
  Durchführung eines RfP [Request for Proposal].
• Stufe 5, Herstellung Lieferfähigkeit:
  Mobilisierung der internen und externen Ressourcen für die HLD [High Level Design] Erstellung.
• Stufe 6, Abschluss Projektinitiierung:
  Erstellung HLD und Lieferantenverhandlungen.

Je weiter im Prozess fortgeschritten, desto akkurater wird der Forecast hinsichtlich Kosten, Benefits und Timeline. Dies verdeutlicht nochmal die Intention der Assurance, nur die Projekte durchzuführen, die erfolgsversprechend sind und die erfolgreich durchgeführt werden können.

Assurance – Guideline & Tools

Um sowohl die Einhaltung des Prozesses zu gewährleisten, als auch zur Erleichterung des Durchlaufs, sollte ein vollständiges Assurance Framework einen Leitfaden bereitstellen. Jeder Mitarbeiter kann sich an diesem Leitfaden orientieren und ihm wichtige Informationen, Erläuterungen und Hinweise zum Vorgehen entnehmen. Das Ziel lautet nicht, die Initiierung von neuen Projekten prohibitiv zu erschweren, sondern die Qualität der Projektinitiierung zu erhöhen. Vereinheitlichung und Unterstützung bei der Durchführung sollen diesem Ziel zuarbeiten.

Dazu gehören auch Werkzeuge, wie z.B. zentral abgelegte und öffentlich zugängliche Templates, ein Workflow-Tool, ein Glossar oder FAQs. So wird ebenfalls der Prozessdurchlauf erleichtert, außerdem führen die Vereinheitlichung von Dokumenten und die Nutzung der gleichen Tools zu erheblich höherer Effizienz im Prozessdurchlauf.

Vorteile unternehmensindividueller Assurance

Die Grundidee von Assurance ist leicht verständlich, wenn auch scheinbar nicht neu. Die meisten Unternehmen befolgen in verschiedener Art Prozesse, um Projekte zu initiieren. Dabei wird zu Gunsten einer vermeintlichen Effizienz vorrangig auf einen „grünen“ Business Case und eine zügige Genehmigung/Ablehnung geachtet. Ein solches Vorgehen greift zu kurz und führt letztlich zu einer zu hohen Zahl an Projekten, die rückblickend nicht erfolgreich sind.

Assurance hingegen sagt eindeutig, dass gerade zu Beginn intensiv Zeit und Arbeit investiert werden muss. Dadurch werden tendenziell nur die Projekte initiiert, die tatsächlich die gewünschten Benefits erzielen. Diese Projekte sind außerdem viel stärker darauf geprüft, dass sie in-line mit den Unternehmenszielen und der Strategie sind. Ein deutlicher geschärfter Forecast ermöglicht die reale und nachhaltige Abschätzung der Kosten, Benefits und Timeline. In Summe wird so die finanzielle Perspektive stärker in den Fokus gerückt, viel mehr, als bei der bloßen Berücksichtigung eines standardisierten Business Case. Durch Assurance werden die richtigen Projekte richtig durchgeführt.

Entscheidend bei der Implementierung eines Assurance Frameworks ist die Berücksichtigung der unternehmensindividuellen Rahmenbedingungen und Strategie. Diese bilden die Leitplanken und definieren die Zielsetzung. In diesem Rahmen bewegt sich Assurance, diese Ziele hilft Assurance zu erreichen. Weniger relevant ist der bisherige Projektgenehmigungsprozess, vielmehr interessiert die Frage, wie Assurance und damit die Projektinitiierung ausgestaltet sein sollten, um die Unternehmenszielerreichung effektiv zu unterstützen. Ein erfahrener, professioneller und objektiver Blick von außen durch einen externen Partner mit entsprechender Expertise ist dabei ein wichtiger Schritt zum Erfolg.

Durch unsere langjährige Expertise in Projekt- und Programmmanagement sind die Experten von affinis in der Lage, Assurance-relevante Themen frühzeitig zu erkennen. Branchenübergreifend in der Telekommunikation, Energiewirtschaft und Versicherungen sind wir in der Lage, unsere Erfahrungen bei der Initiierung Ihres Projekts miteinzubringen und so einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Gerne erfolgt dies auch im Rahmen der Implementierung eines PMOs. Kommen Sie bei Fragen gerne auf uns zu.